Palettenverwaltung (extern)
Externe Palettenbuchhaltung bzw. externe Palettenverwaltung ist eine Form des Outsourcing, bei dem das Führen von Palettenkonten und deren Kontrolle an einen externen Dienstleister übergeben wird.
Was bedeutet externe Verwaltung von Paletten
Ein Logistikunternehmen, welches sich dazu entschließt, die Palettenbewegungen durch ein externes Unternehmen buchen und kontrollieren zu lassen, übergibt seine Transportpapiere (Frachtkarte, Rollkarte, Palettenscheine, Ablieferbelege) an das Buchhaltungsunternehmen.
Das Buchhaltungsunternehmen nimmt die Papiere entgegen, prüft diese auf Vollständigkeit und verbucht die Palettenbewegungen auf entsprechende Palettenkonten.
Ziel ist es, Palettenverluste zu minimieren, indem Palettenkonten auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Deshalb werden die Konten, welche das Logistikunternehmen von Lieferanten oder Kunden erhält, ebenfalls ans externe Buchhaltungsunternehmen weitergeleitet. Dieses prüft die Auflistung, indem es die eigenen Buchungen mit den Fremdbuchungen abgleicht.
Werden Falschbuchungen, fehlende Buchungen oder andere Differenzen festgestellt, werden die Palettenkonten entsprechend reklamiert. Dazu fertigt das externe Buchhaltungsunternehmen eine Reklamationsbuchung an, verknüpft dies mit dem entsprechende Beleg und reicht diesen Datensatz bei den entsprechende Firmen ein.
Idealerweise besitzt das externe Buchhaltungsunternehmen eine begrenzte Vollmacht von seinem Auftraggeber, so dass es sich direkt an dessen Kunden bzw. Lieferanten wenden kann, um die Palettenkonten abzustimmen bzw. Differenzbelege nachzureichen.
Welche Vorteile hat eine externe Palettenverwaltung
Mitarbeiter zu finden, ist schwierig geworden. Und Fachpersonal, welche sich umfänglich in diesem komplexen Thema auskennen, ist umso schwieriger. Durch die Auslagerung der Palettenbuchhaltung kann das Logistikunternehmen sich zielführender auf Kernprozesse konzentrieren und dort Mitarbeiter einbinden. Dadurch wird wirtschaftliches Wachstum wahrscheinlicher.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein externes Buchhaltungsunternehmen nicht langfristig gebunden ist. Die Kündigungsfristen sind moderat, was bei der Kündigung eines Mitarbeiters nicht der Fall sein muss.
Da das externe Transportunternehmen oftmals auftragsbezogen eingebunden wird, werden auch nur Prozesse in Rechnung gestellt, welche angefallen sind. Anders als bei einem Mitarbeiter bezahlt man ein externes Unternehmen nicht nach Stunden, sondern nach Prozess- bzw. Auftragsabwicklung.
Steigen die Aufträge, steigen auch die Buchhaltungskosten. Sinken allerdings die Aufträge, sinken auch die Buchhaltungskosten. Es entstehen demnach keine fixen Kosten, welche man auch bei geringem Auftragsvolumen erwirtschaften müsste.
Der größte Pluspunkt ist aber sicherlich, der externe Input – welcher einfließt. Ein externes Unternehmen erhebt den Anspruch, als Spezialist aufzutreten, hat mitunter eine größere Kompetenz und Erfahrung in seinem Gebiet – wodurch das Logistikunternehmen stark profitiert. Dadurch wird die Kostenminimierung für Palettenverluste umso wahrscheinlicher.
Welche Nachteile hat die Auslagerung der Palettenverwaltung
Zwar sinken die Kosten, der Aufwand und das Risiko einer Kapitalbindung. Aber dennoch hat die Einbindung eines externen Unternehmen auch Nachteile. So entsteht in der Anfangszeit ein Umstellungsbedarf. Die eigenen Mitarbeiter müssen daraufhin gewiesen werden, dass das externe Unternehmen sich der Palettenbuchhaltung annimmt. Demnach muss zwischen Externe und den eigenen Mitarbeiter ein Kontakt hergestellt werden.
Das Logistikunternehmen, welches die Palettenbuchhaltung abgibt, sollte sich zudem Gewiss sein, dass es auch Information nach draußen gibt. Viele Buchhaltungsunternehmen unterzeichnen eine Verschwiegenheitserklärung, ähnlich wie beim Steuerberater. Dadurch wird das Risiko gemildert, allerdings nicht völlig ausgeschlossen. Da aber auch eigene Mitarbeiter sensible Informationen teilen können, besteht diese Gefahr sowieso.
Da die Palettenbuchhaltung durch Externe übernommen wird, kann es schwierig sein, diesen Prozess wieder zurückzuholen. Denn dann muss ein neuer Mitarbeiter gefunden werden, welcher eingearbeitet wird, so dass er diese Aufgabe übernehmen kann.
Falls diese Tätigkeit bisher im Unternehmen nicht zentral – also durch einen speziellen Mitarbeiter – ausgeführt wurde, ist diese Überlegung allerdings hinfällig. Denn wenn sich bisher niemand richtig darum kümmert, besteht mitunter sowieso keine richtige Kontrolle darüber. Demnach gibt das Logistikunternehmen keine Kontrolle ab, sondern gewinnt durch Externe lediglich Kontrolle hinzu.
