So schafft Organisationsgestaltung höhere Arbeitszufriedenheit Mitarbeitermotivation, Förderung und Verantwortung
Die Arbeits- und Organisationspsychologie befasst sich nicht nur mit den Auswirkungen von Arbeit auf das menschliche Verhalten und Erleben. Von Interesse sind ebenso die Strukturen von Organisationen. Meistens sind mit Organisationen Unternehmen gemeint, da sich viele Fragestellungen auf den Bereich der Erwerbstätigkeit beziehen. Allerdings gelten beispielsweise Vereine oder Parteien ebenfalls als Organisationen.
Neben den Merkmalen von Organisationen, wie etwa dem strukturellen Aufbau oder die Aufgabenanweisung innerhalb verschiedener Abteilungen, stellt sich auch die Frage nach der optimalen Gestaltung einer Organisation.
- Welche Subsysteme gibt es innerhalb eines Unternehmens?
- Wie kann die Motivation der Mitarbeiter gestärkt werden?
- Welche Aspekte sind zu beachten, wenn ein Job auch die Persönlichkeit eines Mitarbeitenden fördern soll?
Um Antworten hierauf zu geben, wurden verschiedene Theorien entwickelt. Diese unterschiedlichen Ansätze können in die Gestaltung von Unternehmen integriert werden, damit sowohl die Betriebsleitung als auch die Belegschaft daraus ihren Nutzen ziehen.
Inhalt
Wie Subsysteme eine Organisation bilden
Der Ansatz einer soziotechnischen Systemgestaltung folgt der Annahme, dass Aufgaben innerhalb eines Unternehmens zu Subsystemen gebündelt werden.
So entstehen bestimmte Arbeitsgruppen in einer Organisation, die mit ihrem Arbeitsumfeld verbunden sind. Die Bezeichnung „soziotechnisch“ bezieht sich daher auf die Verbindung der sozialen Rolle (welche man in einer Arbeitsgruppe einnimmt) mit den technisch-organisatorischen Strukturen – eben dem Unternehmen.
Aus dieser Sichtweise folgt die Annahme, dass die Leistung dieser Subsysteme sich nur optimieren lässt, wenn gleichzeitig Menschen, Organisation und Technik bedacht werden. Nach Ulich (2011) ist eine gelungene soziotechnische Systemgestaltung von mehreren Faktoren abhängig.
- Unabhängigkeit
- Ganzheitlichkeit
- Einheitlichkeit
1. Unabhängigkeit als Faktor der Organisationsgestaltung
Zum einen sollten die Subsysteme voneinander unabhängig sein. Dahinter steckt der Gedanke, dass die Arbeitsgruppen selbstbestimmt handeln können. Sie sind in der Bearbeitung ihrer Aufgaben weitgehend unabhängig von anderen Gruppen, wodurch Störungen unter den Subsystemen vermieden werden sollen. Arbeitsabläufe sollen damit fließender ablaufen können.
2. Ganzheitlichkeit als motivierender Faktor zur Organisationsgestaltung
Zum anderen plädiert Ulich dafür, dass bei der Bearbeitung von Aufgaben ein großer inhaltlicher Zusammenhang besteht.
Dieser Aufgabenzusammenhang führt dazu, dass die Mitarbeiter ihre Tätigkeiten als ein geschlossenes Projekt wahrnehmen. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Kommunikation innerhalb der Arbeitsgruppe aus und schafft gemeinsame Lernsituationen.
Die Aufgabe kann dabei auch unter den Mitgliedern einer Gruppe aufgeteilt werden. Sie können jeweils bestimmte Unterpunkte der Aufgabe übernehmen und auch Erfahrungen austauschen. Diese sozialen Aktivitäten fördern zusätzlich die Motivation.
3. Einheitlichkeit als Faktor zur Gestaltung von Organisationen
Ein weiterer Faktor ist die Einheit von Produkt und Organisation. Das bedeutet Folgendes: Die Ergebnisse der jeweiligen Arbeiten sollten sowohl in Qualität als auch in Quantität einer Arbeitsgruppe zugeordnet werden können. Das bewirkt eine Identifikation der Gruppenmitglieder mit diesem spezifischen Produkt, mit dessen Herstellung sie betraut wurden.
Außerdem ist auf diese Weise ausgeschlossen, dass eine Arbeitsgruppe für einen Fehler einer anderen Gruppe zur Verantwortung gezogen wird. Die klare Zuordnung von Arbeitsgruppe zu Arbeitsergebnis hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn der Arbeitgeber weiß, wer welche Aufgabe bearbeitet hat, kann er ein angemessenes Feedback und auch Verbesserungsvorschläge an die betreffende Arbeitsgruppe richten.
Tätigkeitsspielräume zur Weiterentwicklung von Organisationen
Die Arbeitsaufgabe wird in tätigkeits- und handlungstheoretischen Konzepten als Ausgangspunkt angesehen.
Und zwar als Ausgangspunkt für die Gestaltung des Arbeitsplatzes. Außerdem spielen Tätigkeitsspielräume in diesen Konzepten eine wichtige Rolle. Denn diese hängen sowohl mit der Chance auf Persönlichkeitsentfaltung als auch mit dem Aufbau von Kompetenzen zusammen.
Wie eine Tätigkeit ausgeführt wird, ist auch von der Motivation des Einzelnen abhängig. Diese kann sowohl durch intrinsische und extrinsische Faktoren angeregt werden. Intrinsisch begründet ist die Motivation zum Erfüllen einer Aufgabe beispielsweise dann, wenn man schlicht und einfach Freude an der Arbeit hat. Ein extrinsischer Faktor hingegen kann in Form eines finanziellen Bonus daherkommen und ebenfalls zum Arbeiten motivieren.
Motivation kann allerdings auch auf anderem Wege durch externe Faktoren gefördert werden. So zeigte sich, dass Aufgaben vor allem dann als motivierend empfunden werden, wenn sie eine gewisse Vielseitigkeit aufweisen, eine eigene Gestaltung bei der Arbeitsweise erlauben und in einem Team möglich sind.
Solche Aufgaben motivieren den Ausführenden im Normalfall stärker als fremdbestimmte und strikt vorgegebene Tätigkeiten, die er allein ausführen muss.
Was ist ein Tätigkeitsspielraum?
Der Tätigkeitsspielraum ist demnach wichtig für die Entwicklung von Motivation.
Doch was macht diesen aus?
Ein Tätigkeitsspielraum setzt sich selbst noch einmal aus weiteren, untergeordneten Spielräumen zusammen. Einer davon ist der Handlungsspielraum. Dieser definiert sich über die Wahl, die ein Arbeitnehmer bei der Bearbeitung einer Aufgabe hat. Dazu gehört beispielsweise, welche Hilfsmittel zur Aufgabenerfüllung genutzt werden oder wie frei die einzelnen Bearbeitungsschritte organsiert werden können.
Daneben existiert noch der Gestaltungsspielraum. Dieser beschäftigt sich weniger damit, wie eine Aufgabe ausgeführt wird, sondern mit der Strukturierung der Aufgabe im Sinne der eigenen Zielsetzung. Zuletzt gibt es da noch den Entscheidungsspielraum. Dieser befasst sich damit, inwiefern Entscheidungskompetenzen an die Mitarbeiter übertragen werden können. Dabei geht es vor allem um die Festlegung und Abgrenzung von zu erledigenden Aufgaben. Hierbei sind die Fertigkeiten und Kompetenzen des Mitarbeiters zu bedenken.
Motivation durch Abwechslung und Verantwortung
Zwar beziehen tätigkeits- und handlungstheoretischen Konzepte bereits das Thema Motivation in ihre Überlegungen ein.
Doch daneben existieren auch noch verschiedene motivationstheoretische Ansätze. Geht die Arbeit mit immer denselben, langweiligen Tätigkeiten einher, verfällt die Motivation in den Sinkflug. Gleichzeitig fällt allerdings auch die Identifikation mit dem eigenen Job zunehmend schwerer.
Mehr Arbeit für mehr Motivation?
Um Monotonie und einseitige Belastungen im Beruf zu vermeiden, bietet sich das Job Enlargement an.
Dabei übernimmt der Mitarbeiter vor- und nachgelagerte Tätigkeiten, welche seinen eigenen Aufgabenbereich ausweiten. Dabei ist wichtig, dass diese Zusatzaufgaben keine oder nur geringe zusätzliche Qualifikationen erfordern. Ansonsten wird das Mehr an Aufgaben schnell als überfordernde Mehrarbeit empfunden, statt als Bereicherung. Es geht dabei nämlich nicht darum, dem Einzelnen einfach zusätzliche Arbeit aufzudrücken.
Betriebswirtschaftlich gesehen fallen Schnittstellen weg. Denn die Arbeit aus einer Stelle muss nicht an eine andere Stelle übergeben werden. Diese Übergabe provoziert meistens Fehler, da immer auch zusätzliche Informationen übergeben werden müssen – welche verloren gehen könnten.
Psychologisch soll das breitere Spektrum an Aufgaben eine ganzheitliche Sicht auf die Arbeit ermöglichen. Zwar ist der Grundgedanke dieses Ansatzes kein schlechter. Dennoch zeigte die bisherige Forschung, dass die Effekte des Job Enlargement eher gering sind. Vermutlich sehen die meisten am Ende doch nur einen Mehraufwand und eben keinen Zugewinn an Aufgabenvielfalt.
Ausweitung des Verantwortungsbereichs kann motivierend wirken
Das Job Enrichment hingegen setzt auf ein Mehr an Verantwortung.
Hierbei werden sowohl der Entscheidungsspielraum als auch der Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers ausgeweitet. Der Gedanke dahinter: Durch mehr Autonomie und Kontrolle soll der Mitarbeiter auch zu mehr Motivation finden.
Tätigkeitselemente, wie die Planung, Kontrolle oder Ausführung von Aufgaben eignen sich besonders für das Job Enrichement. Die größere Verantwortung ist zusätzlich an einen sozialen Aspekt gekoppelt. Denn der motivationale Effekt des größeren Verantwortungsbereich kann mit mehr Anerkennung bei Kollegen und Führungskräften einhergehen.
Vielfältige Tätigkeiten und Kompetenzzuwachs als weiteren Motivator
Statt mehr Vielfalt im Job durch das Hinzufügen von vor- und nachgelagerten Tätigkeiten erzielen zu wollen, setzt Job Rotation auf einen systematischen Arbeitsplatzwechsel.
Die Eintönigkeit am Arbeitsplatz soll nach diesem Prinzip dadurch beendet werden, dass dieser nach einem bestimmten Plan gewechselt wird. So durchlaufen die Mitarbeiter sowohl in horizontaler (mehr Aufgaben) als auch in vertikaler Ebene (mehr Verantwortung) verschiedene Tätigkeitsbereiche.
Dieser Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben- und Verantwortungsbereichen hat mehrere Vorteile: So wird auf diese Weise der Eintönigkeit entgegengewirkt, was zu mehr Zufriedenheit bei der Arbeit führt. Allerdings erwirbt der einzelne Mitarbeiter beim Durchlaufen verschiedener Bereiche auch mehr Qualifikationen, was sich positiv auf die Persönlichkeitsbildung auswirkt.
Weiterhin werden soziale Kontakte gepflegt, das Einfühlungsvermögen und das Gefühl für das Große und Ganze nimmt zu. Die Mitarbeiter beurteilen ihre eigene Arbeit dadurch anders und finden ihren persönlichen Beitrag im ganzen Unternehmen wieder.
Allerdings ist Job-Rotation immer mit einen hohen Aufwand verbunden. Denn Mitarbeiter müssen sich ständig in neue Betätigungsfelder einarbeiten, werden niemals zu Spezialisten und können dadurch keine Zeitvorteile (Kostenvorteile) erlangen.
Arbeit als Möglichkeit zur Persönlichkeitsentwicklung
Um an seiner Arbeit zu wachsen, muss diese bestimmte Merkmale aufweisen.
Diese Merkmale werden in lern- und persönlichkeitsförderlichen Konzepten beschrieben. Im besten Fall sollte ein Arbeitnehmer sich mit seiner Aufgabe positiv auseinandersetzen und auch gleichzeitig die Möglichkeit haben, die eigenen Kompetenzen durch die Aufgabenerfüllung zu erweitern. Damit das möglich ist, sollten bestimmte Merkmale gegeben sein.
Anforderungsvielfalt: Monotonie wirkt negativ auf die Motivation und sollte demnach verhindert werden. Ideen dazu wurden in den tätigkeits- und handlungstheoretischen Konzepten bereits vorgestellt. Doch sollte nicht nur eine einseitige Belastung und Langeweile vermieden werden. Auch das Einbringen von eigenen Fertig- und Fähigkeiten sowie bisheriger Kenntnisse sollte bei der Aufgabenbearbeitung gegeben sein. Denn durch das Erkennen des eigen geleisteten Beitrages steigt das Selbstwertgefühl und das Wiedererkennungsgefühl im Unternehmen.
Autonomie: Weist die Bearbeitung einer Aufgabe einen hohen Grad an Autonomie auf, wirkt sich das positiv auf das Selbstwertgefühl aus. Durch die Übernahme von Verantwortung steigt die Identifikation mit der eigenen Arbeit. Gleichzeitig nimmt das Gefühl ab, nur ein Rädchen im System zu sein.
Ganzheitlichkeit: Das stupide Ausführen scheinbar sinnfreier Einzelaufgaben demotiviert und bringt einen hinsichtlich der eigenen Kompetenzen nicht wirklich voran. Die Bedeutung der eigenen Arbeit erkennt man eher, wenn man sich der Ganzheitlichkeit der Tätigkeit bewusst wird. Darauf zielt beispielsweise das Job Enlargement ab, bei welchem die vorangehenden und nachfolgenden Aufgaben mit in den eigenen Arbeitsbereich integriert werden. Zudem ermöglicht eine ganzheitliche Aufgabe auch eine Rückmeldung über den eignen Fortschritt.
Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten: Eine Aufgabe sollte die Chance auf das Erlernen neuer Kompetenzen bieten. Doch auch der Erhalt bestehender Qualifikationen zählt zu diesem Merkmal.
Möglichkeiten zur sozialen Interaktion: Wie bereits weiter oben angesprochen, kann sich die Zusammenarbeit in einer Gruppe positiv auf die Motivation auswirken. Allerdings birgt der Austausch unter Kollegen auch die Möglichkeit der eigenen Weiterentwicklung. Hierzu dient vor allem der Austausch von Erfahrungen. Hinzu kommt jedoch auch das Anbieten gegenseitiger Unterstützung und eine gemeinsame Bewältigung von Problemen. Dadurch steigt die Identifikation mit der Gruppe, über welche man zum Teil auch die eigene Persönlichkeit definiert.
Sinnhaftigkeit: Als persönlichkeitsförderlich gilt auch, sich mit der eigenen Arbeit identifizieren zu können. Haben die hergestellten Produkte oder die angebotenen Dienstleistungen einen Nutzen für die Gesellschaft? Stehen diese Angebote mit den persönlichen Interessen und denen der Gesellschaft im Einklang? Solche und andere Fragen sollte man sich hin und wieder in Bezug auf den eigenen Beruf stellen.
Zeitelastizität: Eng getaktete Arbeitsabläufe schränken Motivation und Handlungsspielräume stark ein. Daher sollten Freiräume bei der Bearbeitung von Aufgaben gewährt werden.
Zusammenfassung
- Organisationen können auf verschiedene Arten gestaltet werden. Dabei sollte nicht nur die Optimierung von Arbeitsabläufen im Mittelpunkt stehen. Auch der einzelne Mitarbeiter darf nicht aus dem Blick geraten.
- Um die Motivation von Arbeitnehmern zu fördern, können verschiedene Gestaltungsansätze in die Führung eines Unternehmens eingebunden werden. Dazu zählen beispielsweise die hier angeführten Konzepte zur soziotechnischen Systemgestaltung und der Lern- und Persönlichkeitsförderlichkeit sowie tätigkeits- und handlungstheoretische oder motivationstheoretische Ansätze.
- Durch die Vermeidung von Monotonie am Arbeitsplatz, soziale Interaktionen zwischen Mitarbeitern oder auch die Ausdehnung von Tätigkeitsspielräumen kann sowohl die Motivation der Arbeitnehmer gesteigert als auch deren Persönlichkeitsentwicklung sowie ihr Kompetenzaufbau gefördert werden.
- Diese Aspekte haben (zusammen mit den weiteren genannten) sowohl auf das Unternehmen als auch auf die Mitarbeiter einen positiven Einfluss.
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