Personalauswahl im Unternehmen: Anforderungen, Funktionen, Ziele und Maßstäbe
Personalauswahl ist sehr wichtig für Unternehmen, aber auch für die zukünftigen Mitarbeiter. Statistisch gesehen, passen nur circa 2% der Bewerber ins Unternehmen. Deshalb müssen Personalleiter, Firmeninhaber und Führungskräfte ungefähr 50 Bewerber sichten, um einen potentiellen Kandidaten zu finden.
Bewerbungsverfahren können recht langatmig sein. Nicht nur der Bewerber versucht, aus einem großen Angebot die beste Arbeitsstelle zu finden. Ob Ausschreibungen durchstöbern, Informationen zu den potenziellen Arbeitgebern einholen, Bewerbungsschreiben aufsetzen oder Vorstellungsgespräche durchlaufen. Die Suche nach einem neuen Job ist meist mit einer Menge Aufwand verbunden.
Doch auch Unternehmen investieren mitunter viel Zeit und Geld in die Entwicklung von spezifischen Verfahren zur Auswahl des perfekten Mitarbeiters. Sie müssen sich über die Anforderungen der zu vergebenden Stelle bewusst sein, um die geeigneten Bewerber gezielt anzusprechen und sich Verfahren überlegen, mit welchen sie den geeignetsten Kandidaten ausfindig machen können.
Ob nun Interview, Assessment Center oder Arbeitsproben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Doch je besser die Aufgabenanalyse und je abgestimmter die Auswahlverfahren, desto höher ist die Trefferquote. Was es mit Bewerber-Pool, Anforderungsebenen und Eignungsdiagnostik auf sich hat, erfährst du im Folgenden.
Inhalt
Warum ist Personalauswahl so wichtig
Bei der Personalauswahl geht es um die beste Passung zwischen Bewerber und Unternehmen. Die Kernaufgabe der Personalauswahl besteht somit darin, die geeignetste Person aus einem Pool an Bewerbern zu identifizieren.
Dieser Bewerber-Pool besteht aus potenziellen Interessenten, die sich auf eine Stellenausschreibung hin melden könnten. Da das allerdings nie der Fall ist, besteht der Bewerberpool aus einem eher kleinen Anteil tatsächlicher Bewerber.
An dieser Stelle kommt die Personalauswahl ins Spiel, die aus diesen Bewerbern denjenigen herausfischen soll, der am besten auf die zu besetzende Stelle passt. Sowohl unter den möglichen Bewerbern als auch in dem Kreis der tatsächlichen Bewerber befinden sind ungeeignete und geeignete Personen. Daneben gibt es allerdings auch noch die sogenannten „High Potentials“. Zwar wären diese optimal für die Stelle, werden allerdings auch selten ergattert.
Funktionen der Personalauswahl
Personalauswahl soll Bewerber animieren, geeignete auswählen und ans Unternehmen binden. Bei der Personalauswahl handelt es sich um ein Instrument des Personalmarketings. So gehört zu den Aufgaben nicht nur das Ausfindigmachen der geeignetsten Bewerber, sondern auch Strategien, die potenzielle Bewerber zum Aktivwerden motivieren sollen. Das Unternehmen macht Werbung für sich, um potentielle Mitarbeiter gezielt anzusprechen, welche sich dann hoffentlich bewerben.
Daneben liegt eine weitere Aufgabe darin, die geeigneten Bewerber an sich zu binden, sobald diese erst einmal eingestellt sind. Auf der anderen Seite wird allerdings auch geprüft, welche Personen nicht (mehr) für das eigene Unternehmen geeignet sind. Von diesen wird sich das Unternehmen über kurz oder lang trennen.
Vor dem Hintergrund dieser Ausgangslage ist auch von Begriffen wie Basisrate, Selektionsrate und Trefferquote die Rede. Denn nicht alle tatsächlichen Bewerber sind für den ausgeschriebenen Posten geeignet. Und nicht alle, die möglicherweise geeignet wären, bewerben sich auch. Zu den genannten Begriffen gesellt sich noch die prognostische Validität.
All diese Punkte sind von Relevanz, wenn es um Auswahlverfahren bei der Suche nach dem perfekten Mitarbeiter geht. Mit der Basisrate ist der Anteil an Bewerbern in einem Pool gemeint, die sich als potenzielle neue Mitarbeiter eignen würden. Unter der Selektionsrate ist der Anteil der ausgewählten Bewerber zu verstehen, während es sich bei der Trefferquote um das Verhältnis von geeigneten Bewerbern zur Anzahl aller eingestellten Personen handelt. Und hier kommt die prognostische Validität ins Spiel. Unter ihr ist die Vorhersagegüte eines Auswahlverfahrens zu verstehen.
Das Ziel jeder Personalauswahl ist die optimale Trefferquote
Häufig kommen bei Personalauswahl Taylor-Russel-Tafeln zum Einsatz.
Anhand dieser Tafeln kann die Trefferquote geschätzt werden. Dazu werden Basisrate, Selektionsrate und die prognostische Validität herangezogen. Der Nachteil dieses Verfahrens liegt allerdings darin, dass die Basisrate meist nicht so leicht abzuschätzen ist. Woher soll man schließlich wissen, wie viele Personen potenziell auf die Stelle passen würden, sich allerdings nicht beworben haben?
Auch die Validität der Auswahlverfahren ist sehr wichtig, da mit ihr die Trefferquote gesteigert werden kann. Die Trefferquote kann auch durch eine Verbesserung der Bewerberansprache erfolgen. Je genauer eine Stellenausschreibung die nötigen Voraussetzungen für eine Position und die mit ihr einhergehenden Aufgaben formuliert, desto eher finden sich geeignete Personen.
Potenzielle Bewerber melden sich wahrscheinlicher auf eine Ausschreibung, wenn in dieser genaue Angaben dazu gemacht werden, was von ihnen erwartet wird und was sie von der Stelle zu erwarten haben. Stehen zum Beispiel nur vage Angaben über die nötigen Qualifikationen für die Tätigkeit in der Ausschreibung, werden sich mehr Bewerber melden, die nicht über die eigentlich benötigten Kenntnisse verfügen. Gleichzeitig werden sich ideal geeignete Personen nicht auf die Stelle bewerben, wenn unklar bleibt, was genau überhaupt verlangt wird.
Genauso wie im Produktmarketing leiden die Verfahren und Ansprachen an Streuungsverlusten. Um gezieltes Marketing für das eigene Produkt oder den Arbeitsplatz betreiben zu können, müssen Streuverluste minimiert werden. Es geht somit vor Allem darum, die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort anzusprechen und davon zu überzeugen, sich im Unternehmen zu bewerben. Um hier gezielter vorzugehen, ist eine Anforderungsanalyse von Vorteil.
Was ist eine Anforderungsanalyse für die Personalauswahl?
Die Anforderungsanalyse soll klären, welche Anforderungen an einen Bewerber gestellt werden. Dabei sollten jedoch nicht nur Punkte, wie Bildung, Schulabschluss und allgemeine Biobgrafie betrachtet werden. Viel wichtiger ist, dass der zukünftige Mitarbeiter mit seinen Werten, Normen und inneren Einstellungen ins Unternehmen passt.
So kann ein Anforderungsprofil auch dahingehen, dass der Mitarbeiter vorzugsweise in einer Beziehung lebt. Denn Menschen, welche in vernünftig geführten Beziehungen leben, sind mitunter gesünder, selbstbewusster und können konfliktfähiger.
Gleichzeitig muss auch aus der Ausschreibung hervorgehen, welche Kompetenzen und Eigenschaften der Bewerber zur Bewältigung der Anforderungen mitbringen muss. Häufig werden diese Anforderungen intuitiv von Vorgesetzten festgelegt, da sie selbst gewisse Kenntnisse über die mit der Position verbundenen Aufgaben haben. Allerdings können auch systematische und formale Vorgehen unternommen werden. Hierbei kommen verschiedene Instrumente der Beobachtung und Befragung zum Einsatz.
Die Analyse der Anforderungen findet dabei auf verschiedenen Ebenen statt. Dazu zählen die Eigenschafts-, die Verhaltens- und die Aufgabenebene. Auf der Aufgabenebene geht es um die spezifischen Tätigkeiten oder Handlungselemente, die sich auf die ausgeschriebene Stelle beziehen. Dafür gibt es bestimmte Listen mit eine Reihe verschiedener Aufgaben. Allerdings können diese nicht uneingeschränkt angewendet werden, da sie nicht alle Branchen oder Berufsfelder abdecken.
Die Verhaltensebene beinhaltet die Erfassung des Verhaltens der Mitarbeiter. Hierzu dienen Fragebögen zur Arbeitsanalyse, welche verschiedene Handlungsaspekte in Bezug auf deren Relevanz, Dauer und Häufigkeit erfassen.
Personalauswahl: Anforderungsebenen der Bewerberwahl
Für die Eignungsdiagnostik empfiehlt sich ein trimodaler Ansatz.
Dabei werden die eben genannten Anforderungsebenen mittels drei verschiedener Perspektiven untersucht: biografieorientiert, eigenschaftsorientiert und simulationsorientiert.
Bei einer biografieorientierten Herangehensweise werden etwa die Bewerbungsunterlagen eines potenziellen Mitarbeiters analysiert. Lebenslauf, Zusatzqualifikationen oder Arbeitszeugnisse sind hier von Interesse. Alternativ kann auch ein biografisches Interview oder ein entsprechender Fragebogen genutzt werden.
Es soll die Frage geklärt werden, welche Aufgaben in früheren Beschäftigungsverhältnissen durchgeführt wurden. Außerdem kann auf diesem Weg herausgefunden werden, ob der Bewerber Einstellungen oder Eigenschaften hat, die dem Erfolg des Unternehmens dienen oder schaden könnten. So können Arbeitszeugnisse Aufschluss über Verhaltensweisen geben, die sich ein Unternehmen wünscht oder eher weniger.
Einen größeren Fokus auf die Merkmale des Bewerbers legen eigenschaftsorientierte Verfahren. Hierbei werden etwa Intelligenz– oder Persönlichkeitstests eingesetzt, um die Eignung des Bewerbers für die Stelle zu untersuchen.
Die dritte Kategorie bilden simulationsorientierte Verfahren, zu denen beispielsweise Arbeitsproben und Assessment Center gehören. Bei einer Arbeitsprobe führt der Bewerber eine Tätigkeit unter Beobachtung aus. Dieses Vorgehen gilt als eines der sichersten Verfahren, um die Passung des Bewerbers einzuschätzen.
Allerdings können Arbeitsproben nur dann zuverlässig Aufschluss über die Fähigkeiten eines Bewerbers geben, wenn dieser bereits über eine gewisse Berufserfahrung verfügt. Bei der Suche nach Auszubildenden ergeben Arbeitsproben daher keinen Sinn. Hier können schon eher sogenannte Assessment Center angewandt werden. Diese setzten nicht unbedingt Berufserfahrung voraus, sondern helfen bei der Einschätzung des Bewerberverhaltens in verschiedenen Situationen.
In Assessment Centern ist das konkrete Verhalten der Bewerber ausschlaggebend
Bei der Entwicklung von Assessment Centern kommen bestimmte Prinzipien zum Einsatz. Dazu gehören Simulation, Transparenz, Anforderungsorientierung und Methodenvielfalt.
Im Rahmen eines Assessment Centers sollen die Bewerber sich in bestimmten Simulationen unter Beweis stellen. Dazu soll ihr tatsächliches Verhalten bei der Umsetzung von realitätsnahen Aufgaben beurteilt werden. Gleichzeitig gilt, dass die Bewerber über den Ablauf aufgeklärt werden und ein anschließendes Feedback erhalten.
Welche Aufgaben sie ausführen sollen, wurde vorher im Rahmen einer Anforderungsanalyse geklärt. Verschiedene Methoden sollen gewährleisten, dass die Anforderungen in verschiedenen Aufgaben und mehrfach erfasst werden, um dahinter steckende Muster zu erkennen.
Zu den Übungen in einem Assessment Center gehören beispielsweise Rollenspiele, Gruppendiskussionen oder Präsentationen. Dabei soll zum Beispiel in einem Rollenspiel beobachtet werden, wie sich der Bewerber in einem Kundengespräch verhalten oder welche Rolle er in Gruppendiskussionen einnehmen würde. Übernimmt er beispielsweise einen aktiven Part mit hohem Redeanteil oder hält er sich beobachtend zurück?
Mittels dieser Übungen soll ersichtlich werden, wie es um die Organisations- und Planungsfähigkeiten, die Kommunikationskompetenzen oder das Führungsverhalten des Bewerbers bestellt ist oder welchen Umgang mit Konflikten er an den Tag legt.
Zusammenfassung
- Ziel der Personalauswahl ist die optimale Passung zwischen Unternehmen und Bewerber.
- Um aus allen Bewerbern den geeignetsten zu identifizieren, müssen die mit der Stelle verbundenen Anforderungen klar definiert sein. Nur so weiß das Unternehmen, wonach es bei einem Mitarbeiter suchen muss.
- Eine damit einhergehende Anforderungsanalyse ist allerdings auch für den Bewerber von Vorteil. Je genauer die Aufgaben und Anforderungen beschrieben sind, desto besser kann er diese mit seinen eigenen Erwartungen und Qualifikationen abgleichen.
- Demnach werden sich mehr Bewerber melden, die auch gut auf die Stelle passen – wodurch das Unternehmen wiederum weniger Zeit vergeudet, sich besser auf Potentiale konzentrieren kann und Geld einspart.
- Die Anforderungen werden auf drei Ebenen untersucht. Dazu zählen eine simulationsorientierte, eigenschaftsorientierte und biografieorientierte Perspektive.
- Während es auf der biografieorientierten Ebene um die Analyse von Bewerbungsunterlagen geht, werden auf der eigenschaftsorientierten Intelligenz- und Persönlichkeitstests eingesetzt. Zu den simulationsorientierten Verfahren gehören Arbeitsproben und Assessment Center. Hierbei wird das tatsächliche Verhalten von Bewerbern in möglichst realitätsnahen Übungen untersucht.
- Die Wahl des idealen Bewerbers ist sowohl auf Seiten des Unternehmens als auch für den potenziellen Mitarbeiter von Vorteil. Denn je besser Unternehmen und Bewerber zusammenpassen, desto eher stellen sich Erfolge in den Bereichen Arbeitszufriedenheit, Motivation und Erfüllung der Unternehmensziele ein.
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