Merkmale von Organisationen
Organisationen folgen einem bestimmten Ziel. Um dieses zu erreichen, benötigen sie (beispielsweise Unternehmen, aber auch Parteien oder Vereine) bestimmte Regeln und Strukturen, an denen sich die Mitglieder der Organisation orientieren können.
Dieses System aus Strukturen und Vorgaben soll demnach als Gerüst für die Zielerreichung dienen und für die Aufgaben, die dafür erfüllt werden müssen. Die Arbeits- und Organisationspsychologie beschäftigt sich auch mit dem Erleben und Handeln innerhalb von Organisationen. Diese unterscheiden sich in ihren Merkmalen und in der Gestaltung.
Auf die Merkmale von Organisationen wollen wir in den folgenden Abschnitten eingehen. Dazu ist auch ein näheres Verständnis über die sozialen Strukturen innerhalb eines Unternehmens von Interesse. Diese lassen sich beispielsweise anhand von Mitarbeiterbefragungen identifizieren. Doch dieses Instrument hat daneben auch noch weitere Verwendungsmöglichkeiten.
Inhalt
Das Organigramm als Merkmal einer Organisation
Um eine Organisation visuell darzustellen, kann ein Organigramm genutzt werden.
Bei dieser Darstellungsform werden die einzelnen Abteilungen einer Organisation mit Linien verbunden. Diese Linien stellen Dienstwege dar oder auch die Richtung, in welche Aufgaben verteilt werden.
Das daraus entstehende Bild entspricht einem Pfad- oder Flussdiagramm. So kann in einem beispielhaften Unternehmen ganz oben die Geschäftsleitung stehen. Von dieser gehen mehrere Linien aus, zum Beispiel an die Personalabteilung, die Fertigung, die Materialwirtschaft und den Vertrieb.
Zwischen den genannten Abteilungen befinden sich in diesem Fall keine Linien, da diese sich gegenseitig keine Aufgaben zuteilen. Die Arbeitsverteilung geht allein von der Geschäftsleitung aus. Allerdings bestehen innerhalb der Abteilungen noch weitere Abteilungsbereiche, welche ihrerseits wiederum ihre Aufgaben von der übergeordneten Abteilung erhalten.
Im Falle der Abteilung für Materialwirtschaft wären das etwa der Einkauf und die Lagerhaltung. Beide haben keine Weisungsbefugnisse untereinander, sondern unterstehen jeweils der übergeordneten Materialwirtschaft. Angewandt auf die Fertigung wären das die Arbeitsvorbereitung und die Produktion sowie der Verkaufsaußendienst und der Verkaufsinnendienst bei der Abteilung Vertrieb.
In der alltäglichen Praxis werden diese „Wege“ nicht immer genau so gegangen. Manchmal folgen aufgrund von beispielsweise Zeitdruck auch „Abkürzungen“ und es werden Abteilungen übersprungen, welche normalerweise in einem Zwischenschritt angesteuert würden. Erreicht die Geschäftsleitung zum Beispiel bei einem dringenden Anliegen gerade niemanden aus der Fertigungsabteilung, kann sie sich auch direkt an die Produktion wenden.
Um allerdings kein Chaos entstehen zu lassen und Missverständnisse zu vermeiden, sollten die jeweiligen Beteiligten den „übergangenen“ Abteilungsbereich bald über den Vorgang in Kenntnis setzen.
Ein Organigramm schafft demnach Struktur und Ordnung. Es regelt Dienstwege, Anweisungsbefugnisse und auch Informationswege. Bei dem obigen Beispiel handelt es sich um ein sogenanntes Einliniensystem. Daneben gibt es allerdings auch noch andere Darstellungsweisen.
Soziale Netzwerke in Organisationen
Eine alternative Darstellung bilden Netzwerke.
Mit sozialen Netzwerken sind hier allerdings keine Internetplattformen gemeint, sondern Netze von sozialen Beziehungen zwischen den Organisationsmitgliedern. Nach Holzer werden hierbei drei Arten von sozialen Netzwerken unterschieden.
Das allgemeine Kommunikationsnetzwerk bildet ab, wer mit wem über organisationale Inhalte spricht. Es werden also keine Angaben darüber gemacht, welche Mitarbeiter die meisten Privatgespräche untereinander führen, sondern welche Beteiligten hinsichtlich betrieblicher Aufgaben und Prozesse am meisten miteinander zu tun haben.
Auch beim Vertrauensnetzwerk geht es nicht um Privatangelegenheiten. Auch wenn der Name das vermuten lässt – hier geht es um firmeninterne Informationen, welche unter Umständen sensibel sind. Beispielsweise Kundendaten oder Betriebsgeheimnisse. Diese Informationen sollten sich möglichst nur in bestimmten Kreisen bewegen und auch das lässt sich in der Darstellung eines Netzwerks veranschaulichen.
Neben Kommunikations- und Vertrauensnetzwerk gibt es noch das Ratsuchenetzwerk. Hierbei erfolgt eine Darstellung dessen, an welche Personen sich die meisten Mitarbeiter wenden. Auch hier gilt, dass es sich dabei nur um arbeitsbezogene Fragen oder Problemstellungen handelt.
Solche Netzwerke können anhand verschiedener Software-Programme erstellt werden. Dazu werden die Daten in das Programm eingespeist und bestimmte Pfeilstärken oder Farben geben dann die Beziehungsmuster innerhalb der Organisation wieder. So kann etwa die Größe oder die Farbe eines Kreises (der stellvertretend für einen bestimmten Mitarbeiter steht) außerdem anzeigen, wie zentral diese Person innerhalb des Netzwerkes zu verorten ist. Das wiederum kann einen Hinweis auf die Machtposition dieser Person liefern.
Soziale Netzwerke und Organigramme können unabhängig voneinander oder in Kombination genutzt werden. Beide ergänzen sich in gewisser Weise. Allerdings ist die Darstellung eines sozialen Netzwerks auch stark von den erhobenen Daten abhängig. Um ein Programm mit Daten füttern zu können, müssen diese zunächst erhoben werden. Das geschieht in der Regel anhand von Mitarbeiterbefragungen. Da diese allerdings auf Selbstauskünften beruhen, kann es auch zu Verzerrungen in der Selbsteinschätzung kommen. Dadurch können die Beziehungen in den Netzwerken fehlerhaft dargestellt werden.
Organisationsdiagnostik durch Mitarbeiterbefragungen
Mitarbeiterbefragungen sind ein recht ökonomisches Mittel, um sich einen Überblick über die Organisationsmerkmale und -strukturen zu verschaffen.
Dabei existieren verschiedene Arten der Befragung. Um die Sichtweisen von Managern und Mitarbeitern vergleichen zu können, wird meist auf Meinungsumfragen gesetzt.
Doch auch Benchmarks können mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen untersucht werden. Hierbei wird überprüft, ob vorab festgehaltene Mindestwerte erreicht wurden. Dies können zB. Kundenakquise (Verkauf), Ausbringungsmenge (Fertigung), Mitarbeiterzufriedenheit (Personalwesen) oder Mindestlagerbestände (Materialwirtschaft) sein. Ein Benchmark ist dann eine Zahl, welche erreicht werden sollte und als Richtwert gilt. Regelmäßige Erhebungen sind hier ratsam, sofern ein zeitlicher Verlauf über die Entwicklung der Produktion beobachtet werden soll.
Auch das Betriebsklima kann anhand von Mitarbeiterbefragungen unter die Lupe genommen werden. Klimabefragungen finden oft im Zusammenhang mit Rückspiegelungen statt. Dabei werden die Ergebnisse über das wahrgenommene Klima in einzelnen Arbeitsgruppen reflektiert und beispielsweise in Workshops mit eigenen Verbesserungsvorschlägen angereichert.
Mitarbeiterbefragungen können allerdings auch in Programmen des Einbindungsmanagements eingebettet sein. Dabei handelt es sich um einen Plan mit vier Stufen. In einem Zeitraum von einem Jahr findet eine Befragung statt. Deren Ergebnisse werden anschließend an das Management weitergegeben, welches dann zukünftige Schwerpunkte und Handlungsfelder festlegt. Diese gibt das Management an die Organisation zurück, in der dann die geplanten Aktionen umgesetzt werden. Abschließend folgt eine Evaluation der Umsetzung.
Daneben existiert noch die sogenannte systemische Mitarbeiterbefragung. Hierbei stellt die Befragung kein Ausnahmeprojekt mehr dar, sondern eine regelmäßige Handlung. Sie gehört in diesem Fall fest zum Aufgabenfeld der Mitarbeiterführung. Bei einer regelmäßigen Anwendung tut sich allerdings auch ein Nachteil auf. Denn aufgrund des hohen Standardisierungsgrades der Fragebögen ist eine kurzfristige Anpassung an bestimmte Umstände nicht möglich.
Die Mitarbeiterbefragung bietet also ein breites Anwendungsspektrum. Allerdings gibt es auch einiges zu beachten, bevor eine Befragung durchgeführt werden kann.
Was ist vor und während einer Mitarbeiterbefragung zu bedenken?
Bereits zu Beginn der Planungsphase muss der Betriebsrat in Kenntnis gesetzt werden. Das heißt, sofern dieser in der Organisation vorhanden ist. Außerdem ist der Einsatz eines Datenschutzbeauftragten sinnvoll. Im Rahmen der Planung ist auch eine gewissenhafte Recherche wichtig. Je nach Themenbereich bestehen vielleicht schon Fragestellungen, die sich in der Praxis bewährt haben und es müssen nicht extra neue konzipiert werden. Außerdem lässt sich so auch feststellen, ob bestimmte Referenzwerte zu Vergleichszwecken vorliegen.
Falls sich doch keine bestehenden Fragen finden lassen, müssen eigene erstellt werden. Dabei ist besonders die Formulierung zu beachten. Die Sprache sollte möglichst einfach sein und keine doppelten Verneinungen oder Fachausdrücke beinhalten. Verständlichkeit ist hier das A und O. Auch Suggestivfragen sind zu vermeiden.
Wurde der Fragebogen selbst konstruiert, ist ein Testdurchlauf vor der eigentlichen Befragung überlegenswert. So kann geprüft werden, ob die Fragen von allen gleich verstanden werden und Missverständnisse oder Fehlinterpretationen können vorab geklärt werden.
Nicht zuletzt muss auch die Anonymität der befragten Mitarbeiter gewährleistet werden. Diese sollten nicht identifiziert werden können. Schließlich könnten sie sich im Fragebogen kritisch äußern, was für sie im Nachhinein auch negative Folgen haben könnte. Sollte eine Abteilung beispielsweise nur drei Mitarbeiter beinhalten, könnten diese schnell identifiziert werden. Daher wäre es sinnvoll, diese kleine Gruppe von Mitarbeitern mit anderen zusammenzulegen.
Zusammenfassung
- Organisationen weisen bestimmte Merkmale auf. So können beispielsweise Aufgabenanweisungen in gewisse Richtungen gehen oder auch bestimmte Personen häufig als Ratgeber fungieren.
- Der Aufbau eines Unternehmens kann daher entweder in einem Organigramm oder in Form eines Netzwerks dargestellt werden.
- Netzwerke werden in verschiedene Arten unterschieden: Kommunikationsnetzwerk, Vertrauensnetzwerk und Ratsuchenetzwerk. Davon ist nicht das eine besser als das andere, sondern die beiden Darstellungsformen Organigramm und Netzwerk können ergänzend genutzt werden.
- Um die Daten zur Visualisierung der sozialen Netzwerke in Organisationen zu sammeln, werden meist Mitarbeiterbefragungen eingesetzt.
- Diese Befragungen liefern allerdings nicht nur Informationen über die Merkmale von Unternehmen und die Strukturen der sozialen Kontakte darin. Sie können auch zur Erhebung des Betriebsklimas dienen oder um zu prüfen, ob bestimmte Produktionsziele erreicht wurden.
- Bei der Erstellung von Fragebögen zur Mitarbeiterbefragung ist auf verständliche Formulierungen zu achten.
- Außerdem sind sowohl ein Betriebsrat als auch ein Datenschutzbeauftragter sinnvoll und schon bei Planungsbeginn einzubeziehen.
- Zusätzlich ist die Anonymität der Befragten zu gewährleisten, damit deren Äußerungen ihnen nicht gegebenenfalls zum Nachteil werden.
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