Merkmale von betrieblichen Prozessen an Bespielen erklärt
Der betriebliche Leistungsprozess ist der Dreh- und Angelpunkt im Prozessmanagement.
- Doch wie genau definiert sich ein Prozess?
- Was sind die Merkmale von Prozessen?
- Und welche Bedeutung oder tieferer Sinn steckt dahinter?
Diese Fragen möchte ich in diesem Beitrag beantworten.
Inhalt
Was ist ein Prozess
Hört sich jetzt etwas hochtrabend an, oder?
Und für Nicht-Ökonomen ist diese Definition auch etwas zu abstrakt.
Deshalb ist hier ein konkretes Beispiel, anhand dessen ich einen Prozess beschreiben will.
Und zwar Zähneputzen.
Was passiert genau beim Zähneputzen?
- Es gibt einen konkreten Input bzw. einen Startpunkt.
Dies sind die verunreinigten Zähne. - Dann kommt es zu diversen Aktivitäten, wie Zahnpasta auf Zahnbürste schmieren, die typischen Putzbewegungen und den Mund ausspülen.
- Am Ende steht dann ein konkreter Output, nämlich saubere Zähne.
- Der Prozess lässt sich anhand von Menge (1mal Zahnpasta schmieren, 100 Bewegungen, 1 mal Mund ausspülen, 1 mal Gurgeln) messen. Er lässt sich aber auch anhand einer zeitlichen Dimension messen.
In diesem Fall wären es 6 Minuten – welche aus 30 Sekunden Auftragen, 5 Minuten Putzen und 30 Sekunden Spülen bestehen.
Aber wir könnten den Vorgang bzw. Prozess auch so zeigen.
Wahrscheinlich ist ab heute Zähneputzen nie wieder das Selbe für dich, oder?
In Unternehmen stellt man dieses Input-Leistung-Output-Modell ebenfalls dar.
Und zwar anhand von Ablaufdiagrammen.
Wie du siehst, stellt man Unternehmensprozesse ganz ähnlich dar.
- Es gibt einen bestimmten Input (blau links), welcher als Startposition dient.
- Dann folgen diverse Aktivitäten (grau). Um diese besser zuordnen zu können, werden diese in Prozessgruppen (rosa Rand) zusammengefasst. Somit sieht man – auch in großen Übersichten – auf einen Blick, welche Prozesse organisatorisch zusammenhängen.
- Ganz rechts gibt es einen festgeschriebenen Output als Ergebnis des Prozesses.
Vom Prinzip her werden Unternehmensprozesse ähnlich dargestellt – wie mein Ablauf beim Zähneputzen.
Nur mit einem Unterschied. Mein Ablaufschema sieht viel cooler aus, oder?
Warum stellt man Unternehmensprozesse so dar?
Es geht um Transparenz, Bewertung und Verbesserung.
Aber Prozesse finden überall statt.
Du kannst den Weg zur Arbeit als Prozess sehen und das Liebesleben von Meerschweinchen.
Zu jedem x-beliebigen Vorgang gibt es einen Input, verschiedenen interne Verknüpfungen und Strukturen und einen messbaren bzw. vergleichbaren Output.
Im Unternehmen haben Prozesse folgende Merkmale:
- Einen Input: Dies kann eine Kundenbestellung oder ein neues Herstellungsverfahren sein.
- Dann kommt es zu innerbetrieblichen Aktivitäten, welche dazu führen sollen – ein gewisses Ergebnis zu erzielen.
- Letztendlich hat jeder Prozess auch einen Output, also ein Ergebnis. Und dies wäre im innerbetrieblichen Kontext ein Produkt, eine Neukundengewinnung, eine Auftragsabwicklung oder Rechnungslegung.
Wieso dann das ganze Zeichnen und abstrakte?
Bei Unternehmensprozessen gibt es ein Problem…
Sie sind oft abteilungs- oder sogar unternehmensübergreifend und somit komplexer.
Da kann es durchaus sein, dass ein Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung auf ganz bestimmte Teilergebnisse von anderen Mitarbeitern – aus völlig anderen Abteilungen angewiesen ist.
Somit wird der Output der ersten Abteilung zum Input der zweiten Abteilung.
Und wenn dann die zweite Abteilung einen schlechten Output bzw. ein schlechtes Ergebnis abliefert, kann es entweder daran liegen:
- dass ihre Abteilungsprozesse nicht optimal laufen
- oder dass sogar ihre Startposition, der Input welchen sie aus anderen Abteilungen erhalten haben, bereits unzureichend war.
Somit wird klar, dass Prozessmanagement eine Art von Königsdisziplin in jedem Unternehmen ist.
Denn es vereint sämtliche Teilbereiche, führt zu einem besseren Ablauf, besserer Unternehmenskultur und letztendlich zu einem besseren Produkt und höheren Kundennutzen.
Zusammenfassung:
- Ein Prozess hat folgende Merkmale:
Eine festgelegte Startposition, auch Input genannt.
Dazu kommen interne Strukturen, wie Aktivitäten, Entscheidungen.
Heraus kommt immer ein gewisser Output, welcher als Prozessergebnis bezeichnet wird. - Prozesse sind immer in Zeit und Menge messbar.
- Aus diesen Dimensionen können weitere abgeleitet werden: Nutzen, Aufwand, Kosten usw.
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