Prozessmanagement an Beispielen erklärt
Prozessmanagement beschäftigt sich mit den Fragen: Was, Wie, Wann, Womit oder Wo – getan werden muss, um ein gewisses Ziel zu erreichen. Da man sich diese Fragen meistens nicht in der Alltagsumgebung stellt, sondern im betrieblichen Kontext – spricht man auch von Geschäftsprozessmanagement, kurz GPM.
Noch ein anderer Begriff für das Prozessmanagement wäre Geschäftsprozessverwaltung.
Aber dies hört sich für die meisten Menschen zu bürokratisch und starr an. Und starr darf Prozessmanagement eben nicht sein. Prozessmanagement sollte stattdessen immer flexibel und somit anpassbar sein. Denn es geht um die Neugestaltung und Ausrichtung verschiedener Arbeitsschritte bzw. Betriebsprozesse, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Inhalt
Definition von Prozessmanagement
Eigentlich habe ich es schon gesagt. Aber hier wäre die wissenschaftliche Variante für dich.
Prozessmanagement ist eine Disziplin des betrieblichen Managements. Diese beschäftigt sich mit der Identifikation, Dokumentation, Steuerung, Optimierung von Geschäftsprozessen.
Was ist genau damit gemeint?
Zuerst gibt es ein Ziel. Im betrieblichen Umfeld könnte dies die Erstellung eines neuen Produktes sein.
Im Prozessmanagement geht es dann darum, alle möglichen Arbeitsschritte, als Prozesse bezeichnet – welche zur Erstellung des Produktes notwendig sind – derart zu verfeinern, dass weniger Zeit beansprucht, weniger Geld ausgegeben, der Kundennutzen erhöht und auch die Mitarbeiterzufriedenheit sichergestellt wird.
Warum das Ganze
Wenn du ein Produkt herstellst und das gleiche Produkt wird auch durch eine andere Firma hergestellt, musst du zusehen, dass dein Produkt irgendwie besser oder günstiger ist. Und durch die Globalisierung können die meisten einheimischen Unternehmen preislich nicht mehr mit den Konkurrenten im Ausland mithalten.
Einer der Hauptgründe dafür ist, dass dort weniger Lohn gezahlt wird. Somit sind die Kosten für Herstellung deutlich geringer. Außerdem beziehen ausländische Firmen ihre Rohstoffe ebenfalls von einheimischen Lieferanten. Und diese Lieferanten können ebenfalls günstiger produzieren, da dort ebenfalls weniger Lohnkosten anfallen. Somit ergeben sich durch die Globalisierung enorme Preisunterschiede.
Aber auch inländische Konkurrenten können kostengünstiger produzieren.
Dies liegt dann daran, dass sie bessere Technologien besitzen oder Mitarbeiter mit mehr Know How beschäftigen.
Im Prozessmanagement geht es also darum, diese Nachteile auszugleichen und selbst besser zu werden. Schauen wir uns an, wie das funktioniert und was unter Identifikation, Dokumentation, Steuerung, Implementierung und Optimierung gemeint ist.
Prozessmanagement identifiziert Geschäftsprozesse
Wenn du ein Produkt herstellen willst, musst du vorher wissen – was getan werden muss.
Unter der Identifikation von Geschäftsprozessen wird daher verstanden, welche Arbeitsschritte notwendig sind – um ein Ziel zu erreichen.
Dies können im Bereich der Produktion:
- Bestellprozesse sein, um Rohstoffe und Material zu bestellen
- Oder Arbeitsschritte, welche notwendig sind – um das Produkt zusammen zustellen
- Aber auch begleitende Prozesse, wie die Auftragsabwicklung von der Bestellung bis zur Rechnung
Der erste Schritt im Prozessmanagement ist es, herauszufinden, was genau getan werden muss.
Hier kann man dann schon feststellen, wie tief und komplex die Produktionskette ist.
Am Beispiel:
Wenn du einen Kugelschreiber zusammensteckst, weil du ein Kugelschreiber-Unternehmen hast, sind vielleicht 3 oder 4 Arbeitsschritte nötig. Auch die einzelnen Prozesse laufen hintereinander ab (Mine rein, Deckel drauf, zuschrauben). Dadurch ist die Identifikation relativ einfach und auch sichtbar. Dadurch, dass die Arbeitsschritte bzw. Prozesse nur nacheinander funktionieren – sind diese alle auf einer Produktionsebene. Die Komplexität der Produktion ist somit eher gering.
Wenn du den Prozess einer Autoproduktion veranschaulichen möchtest, wird dies schwieriger.
Denn hier werden die einzelnen Teile separat gefertigt und geschraubt.
Nur wenn ein Teilabschnitt (Karosserie fertig) erledigt ist, kann der nächste Arbeitsschritt (Räder anschrauben) beginnen. Die einzelnen Produktionsstätten sind häufig räumlich getrennt und die ganze Produktionskette verläuft dadurch in verschiedenen Ebenen bzw. auf verschiedenen Produktionsstufen. Der Gesamtprozess verläuft oftmals zeitlich nebeneinander (Räder und Karosserie werden zeitgleich, aber räumlich getrennt hergestellt) und ist dadurch komplexer.
Halten wir fest…
Bei der Identifikation von Geschäftsprozessen geht es vornehmlich darum, festzustellen – was notwendig ist, um das Produkt bzw. Ziel zu erreichen.
Prozessmanagement dokumentiert Geschäftsprozesse
Da beim Autobauer die einzelnen Produktionsstufen kaum noch überschaubar sind, werden Prozesse aufgeschrieben.
Dabei bedient man sich sogenannter Arbeitsflussdiagramme. Diese zeigen dann grafisch, dass zuerst dies geschehen muss, dann dies und dann das.
Dadurch wird erreicht, dass in einer komplexen Produktion die Übersicht gewahrt wird.
Außerdem werden Abhängigkeiten erkannt. Denn schon beim Kugelschreiberbeispiel oben, konnte man erkennen – dass man von zwei Lieferanten abhängig war. Nur wenn die Kugelschreibermine und das Kugelschreibergehäuse zeitgleich vorrätig sind, kannst du den Produktionsprozess überhaupt erst vollziehen.
Beim Autobeispiel wird man wahrscheinlich von diversen internen Produktionsstätten und externen Lieferanten abhängig sein. Dann kann schon einmal eine Schraube für die Motorhaube fehlen und letztlich fällt es dann beim Montieren der Räder auf, dass die Karosserie nicht fertig ist. Durch die Dokumentation und Veranschaulichung in den Diagrammen wird die Komplexität vereinfacht und Abhängigkeiten der Prozessebenen können erkannt werden.
Prozessmanagement implementiert Geschäftsprozesse
Bleiben wir beim einfachen Beispiel des Kugelschreiberherstellers.
Wenn dieser feststellt, dass zum Produktionsauftakt keine Mine vorhanden ist, kann er den Produktionsprozess nicht aufnehmen.
Dann könnte es möglich sein, dass dauerhaft ein neuer Prozess dazwischengeschoben wird.
Dieser heißt beispielsweise Materiallagerprüfung und soll gewährleisten, dass ständig ausreichend Minen und Gehäuse vorhanden sind. Der Prozess beinhaltet dann eine Zählung des vorhandenen Materials und eine Bestellung von neuem Material.
Aber vielleicht hat man festgestellt, dass der Lieferant drei Tage bis zur Lieferung braucht.
In der Produktion hat man zudem analysiert, dass man 100 Kugelschreiber pro Tag zusammenschrauben kann. Dies wiederum setzt voraus, dass bei drei Tagen Lieferzeit immer 300 Minen und 300 Gehäuse vorrätig sein müssen, damit die Produktion nicht stoppt.
Hier die Dokumentation zum Beispielprozess.
Das Beispiel macht deutlich, dass durch den neuen Prozess eine Kontrollinstanz implementiert wurde – welche die Abhängigkeiten verschoben hat. Denn vorher war man noch von den Lieferanten abhängig. Jetzt ist man abhängig vom Materialprüfungsprozess. In großen Unternehmen könnte dies ein Mitarbeiter oder sogar eine ganze Abteilung sein. Somit ist die Produktion von diesen Mitarbeitern und deren Arbeit abhängig. Dieser Prozess hat dann einen Prozessverantwortlichen.
Halten wir fest…
Durch die Implementierung neuer Geschäftsprozesse entstehen neue Abhängigkeiten im Prozessmanagement. Alte Strukturen werden verändert und haben Auswirkungen auf nachfolgende Prozesse.
Steuerung und Optimierungen von Geschäftsprozessen
Dass Prozessmanagement niemals starr sein darf, habe ich schon geschrieben.
Stattdessen muss es flexibel sein, Fehler im System erkennen und darauf reagieren können.
Eine Reaktion war es bereits, dass man einen neuen Prüfungsprozess integriert hat. Nun stellt man vielleicht fest, dass die Materialprüfung nicht so verläuft, wie gewünscht. Die Mitarbeiter der Prüfungsabteilung sind vielleicht derart überfordert, dass man sich die Prozesse innerhalb der Abteilung genauer anschauen müsste.
Hier die Dokumentation zum Beispiel:
Es könnte zum Beispiel sein, dass aus diversen Gründen die 300 Minen auf 5 Materialhallen verteilt werden. Die Mitarbeiter der Abteilung müssen fünfmal zählen und dann zusammenrechnen.
So ein Prozess provoziert Fehler und ist natürlich zeitaufwendig. Besser wäre es das Material zentral zu lagern, um den Prozess einfacher zu gestalten.
Die Steuerung für einen Prozess setzt voraus, dass das Ergebnis des Prozesses erkannt und interpretiert wird. Dies wiederum setzt Kontrollmechanismen voraus. Denn nur durch eine Ergebnismessung lassen sich Prozessleistungen anzeigen und dimensionieren. Falls diese Kontrolle fehlt, kann ein Prozess nicht zielgerichtet gesteuert werden.
Prozesse, welche keine Kontrolle benötigen – sind nutzlose Prozesse und kosten nur Zeit und Geld. Denn, wenn das Prozessergebnis ist egal ist – ist der ganze Aufwand, welcher dafür entfallen ist, wertlos.
Halten wir fest…
Bei der Steuerung werden immer wieder Anpassungen gemacht, um Fehlerquellen zu beseitigen oder den Gesamtablauf besser zu strukturieren. Erst dadurch entstehen Zeit-, Kosten- und Produktionsvorteile.
Zu guter Letzt…
Prozesse sind wie ein zentrales Nervensystem, im Unternehmen zu betrachten.
Laufen die Prozesse optimal, geht es dem Unternehmen in vielerlei Hinsicht gut. Falls allerdings die Prozesse irgendwo ins Stocken kommen, könnte das ganze Unternehmen in Schieflage geraten. Denn durch die Verzweigungen der Einzelprozesse untereinander, haben diese erhebliche Auswirkungen auf das ganze System.
Durch Dokumentation, Neuausrichtung, Optimierung und Implementierung der Geschäftsprozesse soll sichergestellt werden, dass das Unternehmen morgen besser funktioniert, kostengünstiger ist und effizienter agiert – als heute.
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