Prozessaktivität bzw. Prozessschritt als kleinste Einheit eines Prozesses
Eine Prozessaktivität bzw. auch Prozessschritt genannt, stellt die kleinste Einheit im Prozessmanagement dar.
Jeder Prozess, wie zum Beispiel „Rechnung schreiben“ kann in verschiedene Teilprozesse eingeteilt werden.
Dies könnten im Beispiel sein:
- Kundendaten im Rechnungskopf als Anschrift aufnehmen
- Rechnungspositionen erfassen
- Umsatzsteuer ausweisen
- Rechnungsbetrag über alle Positionen zusammenziehen und ausgeben
Somit lässt sich jeder Prozess in verschiedene Arbeitsschritte aufsplitten und dadurch lässt sich die Prozessdarstellung zunehmend konkretisieren.
Wie stark konkretisiert werden muss, hängt davon ab, was du herausfinden bzw. erreichen willst.
So lassen sich Teilprozesse in noch kleinere Einheiten aufsplitten.
Okay, wieso?
Angenommen du stellst fest, dass die Rechnungsanschrift ständig falsch ausgegeben wird. Dann könntest du den ersten Teilprozess auch so darstellen:
- Anschrift und Kundendaten werden zuerst in der Kundendatenbank gesucht
- Rechnungsprogramm öffnen
- Dann werden diese abgeschrieben und auf den Rechnungskopf übertragen
- Layout anpassen
In diesem Fall könnte man Prozessschwachstellen herausfinden, durch neue Prozessaktivitäten ersetzen oder bestehende Prozessschritte verschieben.
Wie stark abstrahiert oder konkretisiert werden muss, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Es gilt dabei Transparenz, Übersichtlichkeit herzustellen und gleichzeitig Flexibilität und Einfachheit zu bewahren.
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