Prozessauslöser als Vorgabe für das Prozessmanagement
Ein Prozessauslöser bezeichnet im Prozessmanagement den Input eines Prozesses.
Der Auslöser ist somit der Startschuss, welcher den Prozess einleitet bzw. auslöst.
Im Allgemeinen kann dies jede Inputart, wie ein bestimmtes Ereignis, eine neue Umweltbedingung, eine relevante Information oder eine Entscheidung sein.
Dennoch unterscheidet man zwischen zwei unterschiedlichen Prozessauslösern, hinsichtlich ihrer Zwecke, Dringlichkeit und Wertigkeit.
Prozessauslöser können im Prozessmanagement standardisiert oder Ad Hoc Auslöser sein
Der Unterschied liegt in ihrer Wiederholung und ihrer Absicht.
Ein Standardprozess im Unternehmen könnte beispielweise eine Kundenbestellung sein.
Dabei füllt der Kunde ein Online Formular aus oder tätigt eine telefonische Bestellung.
Dieser Input sorgt dann dafür, dass ein Versandprozess in Gang gesetzt wird.
In diesem Fall ist die Kundenbestellung der Input, welcher einen ganz normalen Standardprozess zur Folge hat. Dieser Prozess wird im Unternehmen mehrfach jeden Tag durchgeführt, ist somit erprobt und wahrscheinlich hinreichend optimiert.
Aber es gibt noch sogenannte Ad-hoc Auslöser, welche meistens nicht standardisiert sind.
Angenommen der Versandprozess wird jeden Tag durchgeführt, läuft aber nicht wirklich optimal. So verschwinden Informationen direkt bei der Bestellung, weshalb Kunden immer wieder anrufen müssen und neue Bestellvorgänge aufgeben. Oder das Online Formular übersendet Daten nicht richtig, weshalb der Bestellvorgang ebenfalls erheblich verzögert wird.
Das Unternehmen könnte sich dann dazu entscheiden, diesen Prozess zu optimieren.
In diesem Fall ist der Auslöser, der Input des Prozesses, eine Entscheidung. Und zwar eine Entscheidung auf Verbesserung, Nachkontrolle und Veränderung. Dieser Prozess wird eine Analyse, verschiedene Mitarbeitergespräche und Protokolle zur Folge haben.
Der Prozessauslöser und auch der Prozess, welcher dann folgt, ist kein Standard im Unternehmen.
Denn normalerweise bessert man nicht jeden Tag nach, analysiert nicht, kommuniziert und protokolliert nicht täglich.
Die Prozesse, welche einmal gefunden wurden – bleiben erhalten und bieten einen gewissen Standard.
Würde man jeden Tag an den Prozessen arbeiten, müsste man jeden Tag seine Mitarbeiter neu schulen, was zu unnötiger Mehrarbeit, Verunsicherung und einer hohe Fehleranfälligkeit führen würde.
Aber diese Nachbesserung und auch Nachkontrollen finden in jedem erfolgreichen Unternehmen statt.
Diese nennen sich Ad-hoc Prozesse, weil sie einen konkreten – aber nicht vorgesehenen – Handlungsbedarf zur Folge haben, welcher zeitlich nicht verschoben werden sollte.
Ad-hoc Auslöser können sein:
- Strategieanpassung aufgrund von Umsatzeinbußen
- Prozessanpassung aufgrund hoher Fehlerquote, Kosten
- Neuer Wettbewerber führt besseres Produkt ein
- Ein Neukunde setzt komplett neue Anforderungen an das Produkt
- In Logistiksystemen können nichtsystemkonforme Kunden oder Lieferanten ebenfalls eine Anpassung nach sich ziehen
Letztendlich sind die Merkmale eines Ad-hoc-Auslösers, dass dieser oft ungeplant und meistens terminlich nicht fixiert ist. Dadurch lässt er sich zeitlich verschieben, was enorme Folgen hat.
Prozessauslöser nach Wertigkeit im Unternehmen ausrichten
Jeder Prozess, jeder Vorgang im privaten als auch im beruflichen Alltag lässt sich in zwei Dimensionen messen.
- Wichtigkeit
- Dringlichkeit
Standardprozesse sind meistens dringlich, aber relativ unwichtig.
Die Kundenbestellung, welche im Unternehmen jeden Tag stattfindet, ist dringlich.
Denn der Kunde möchte seine bestellte Ware schnellstmöglich bekommen.
Aber im Vergleich zu einem Optimierungsprozess im Versand ist dieser Prozess eher unwichtig.
Denn der Optimierungsprozess bei der Versandabwicklung würde zur Folge haben, dass alle zukünftigen Kunden schneller ihre Produkte bekommen würden. Aus Prozesssicht stellt die Optimierung aber keine Dringlichkeit dar, da man diese Nachhaltigkeit auch noch morgen, übermorgen oder in einem Jahr erreichen kann.
Der Kunde, welcher auf seine Ware wartet – ist demnach dringlicher.
Dadurch wird ein Standard-Prozessauslöser sehr oft in seiner Wertigkeit überschätzt und besonders wichtig wahrgenommen. Aber dennoch bleibt dieser nur dringlich.
Bei der Herangehensweise an Prozessauslöser und ihrer Einschätzung, hinsichtlich ihrer Wertigkeit, sollte man diese deshalb immer nach wichtig und dringlich ausrichten.
Im ersten Quadranten befinden sich die üblichen Standardauslöser, welche sehr dringlich – aber kaum wichtig sind.
Dies kann sein, dass ein Kunde zurückgerufen werden will oder dass ein Angebot nachgebessert werden muss. Diese Vorgänge sind wichtig für den kurzfristigen Unternehmenserfolg, aber unwichtig für den langfristigen. Falls diese Vorgänge bzw. Auslöser unbearbeitet bleiben, schadet dies dem Unternehmen kurzfristig.
Im zweiten Quadranten sind die eher unwichtigen Aufgaben, welche zeitlich nicht einmal terminiert sind oder bei denen noch genug Zeit vorhanden ist, so dass diese noch nicht dringlich sind. Die Aufgaben können allerdings vom zweiten Quadranten in den ersten rutschen, wenn du diese zu lang aufschiebst. Als Beispiel sei hier die Kundenanforderungen erwähnt, welche der Kunde nach seinem Urlaub besprechen möchte.
Im dritten Quadranten sind alle wichtigen Aufgaben, welche sich zeitlich noch verschieben lassen.
Es handelt sich hierbei um die Ad-hoc Auslöser, welcher zwar noch nicht dringlich, aber extrem wichtig sind.
Diese sollte sofort erledigt werden – weil diese einen direkten Einfluss auf das Gesamtsystem haben und weil sie ansonsten irgendwann in den Quadranten vier rutschen.
Im vierten Quadranten ist es eigentlich schon zu spät.
Denn hier befinden sich alle Ad-hoc-Auslöser, welche sich zeitlich nicht mehr verschieben lassen.
Wenn diese Auslöser nicht bearbeitet werden bzw. in einen Prozess münden, schadet dies dem Unternehmen kurz- und langfristig.
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