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Auch für mich war Palettenbuchhaltung am Anfang schwer


Palettenbuchhaltung ist am Anfang recht schwierig und die meisten Menschen, welche damit zu tun haben, schreckt der enorme Aufwand ab.

Da ich möchte, dass Du am Ball bleibst, erzähl ich Dir in diesem Beitrag, wie ich zur Palettenbuchhaltung gestoßen bin.

Ich möchte Dir auch meine ersten Erfahrungen und auch Rückschläge schildern.

Ich war 25 Jahre alt, als ich meine erste Ausbildung begann.
Ziemlich spät, oder?

Aber ich hatte Probleme.
Und zwar mit mir selbst, wie du gleich erfahren wirst.

Vom Studienabbrecher in die Spedition

Mit 18 hatte ich mein Abi in der Tasche.
Danach ging es für mich zur Armee, um meinen Grundwehrdienst zu absolvieren.
Nach 10 Monaten war Schluss bei der Armee.
Ich wollte jetzt studieren.

Dies war ein Fehler.
Ich muss zugeben, dass ich damals – mit knapp 19 – ziemlich unreif war.
Anstatt zu lernen, verbrachte ich meine Zeit in Kneipen und bei Freunden.
Idiotisch, oder?

Für das Studium hatte ich somit kaum Zeit.
Es kam, wie es kommen musste und ich schmiss das Studium.
Immerhin brauchte ich mehrere Jahre, bis ich dies begriff und vollzog.
Ich war eben und bin es heute wahrscheinlich auch noch, ein Spätzünder.

Okay, Studium geschmissen.
Wie geht’s nun weiter?
Also sah ich mich nach einer Ausbildung um.
Ich hatte wirklich keine Ahnung, was ich machen sollte und deshalb bewarb ich mich auf alle kaufmännischen Ausbildungsstellen.

Eine Firma biss an und zwar eine große Stückgutspedition, hier in Magdeburg.
Also fing ich im zarten Alter von 25 Jahren eine Ausbildung zum Speditionskaufmann bei einer großen Stückgutspedition an.

Am Anfang war es für mich ziemlich schwer dort zurecht zu kommen.
Ich verstand die Zusammenhänge einfach nicht.
Und ich wusste nicht, warum Aufträge erfasst wurden und diese dann noch einmal auf Frachtkarten gezogen wurden.
Außerdem verstand ich auch nicht, warum manche Sendungen direkt und andere über ein Stückgutsystem verteilt wurden.
Ich glaube, dass in dieser Zeit meine Vorgesetzten ganz schön an mir verzweifelt sind.

Und mal ehrlich – ich kam mir auch blöd vor.
Es kam ständig zu Aussprachen, weil ich eben nichts konnte.
Meine Kollegen und ich auch glaubten, dass ich nichts tauge und dass ich einfach nicht für diesen Beruf gemacht sei.

Als ich nach zahlreichen Versuchen immer noch keine Lademeter berechnen konnte, dachte ich: Schmeiß hin.

Aber was sollte ich machen?
Ich war schon 25 Jahre alt.
Irgendwann musst du ja mal anfangen, etwas richtig zu machen, dachte ich mir.

Erschwerend kam hinzu, dass dieser Beruf äußerst stressig ist.
Meine Vorgesetzten hatten meistens nicht die Zeit mir irgendetwas langsam zu zeigen.
Somit begriff ich kaum Zusammenhänge und machte eigentlich ständig Fehler.
Ich erfasste Sendungen falsch, gab falsche Auskünfte am Telefon usw.

Es wurde noch schlimmer…
Ich wurde extrem unsicher, was natürlich mein Umfeld auch bemerkte.
Es kam zu Aussprachen, ich wurde immer unbeliebter und ich selbst immer unsicherer.

Eines kannst du mir glauben…
Ich dachte wirklich, ich sei einfach zu doof dafür.

Wer nichts bringt, geht in die Palettenabteilung

Klingt nicht schön, oder?
Aber so war es.

Und nachdem ich meine ersten Erfahrungen im Stückguteingang und Disposition Fernverkehr sammeln durfte, wurde ich in die Palettenabteilung versetzt.

Darauf hatte ich zu diesem Zeitpunkt überhaupt keine Lust.
Die Leiterin der Abteilung hatte mich zudem auch schon des Öfteren ermahnt, dass Sendungen von mir falsch erfasst wurden.

Sie gab mir zu verstehen, dass ich Ihre Palettenbuchungen damit versaue.
Ich dachte damals nur:

„Warum gibt es eine Abteilung für Holz und warum machen alle so einen Zirkus um das Holz?“

Meine ersten Tage in der Palettenabteilung waren auch schwierig.
Ich sage dir, viel Papier und viele Zahlen.
Die Buchhaltung und wie man Konten liest, verstand ich überhaupt nicht.

Aber so langsam machte ich die ersten Fortschritte.
Und in dem Moment, wo ich glaubte – ich hätte es verstanden, war es im nächsten Moment wieder vorbei mit der Erleuchtung.
Es waren einfach zu viele Informationen für meinen schwachen Geist.

Das Problem und somit auch die Chance einer Palettenabteilung ist jene, dass dort sämtliche Informationen des ganzen Unternehmens zusammenfließen.
So eine Abteilung ist eine Art Datensammelstelle.
Wenn die Daten super sind, läuft die Abteilung super.
Aber wenn schon Sch….Daten ankommen, wird es schwierig.

Klar, die Palettenabteilung ist die letzte Abteilung bzw. Instanz in der Spedition.
Genauso wie die Finanzbuchhaltung, schaut man dort auf alle Sendungen und sieht auch sämtliche Fehler.

Ich hätte somit selbst zum Fehlerprüfer und Kritiker werden können.
Nur wusste ich damals schon Eines.
Und vielleicht hat sich durch meine miese Erfahrung bisher, die Sichtweise noch erhärtet.

Kritik ist immer selbstgerecht

Kritiker wollen in erster Linie sich selbst hervorheben

Klingt hart, ist aber so.
Denn, wenn der Kritisierte bereits weiß – dass er Fehler macht.
Dann musst du in nicht noch darauf hinweisen.

Er weiß es schon.
Und wenn du diesen Menschen zusätzlich kritisierst, hebst du dich über ihn.
Der andere wird immer kleiner und du immer größer.
Und da ist es auch ganz logisch, dass den Standpunkt des Kritikers, manche Menschen förmlich lieben.

Sie lieben es, die Fehler anderer aufzudecken und zu kritisieren.
Die Schuld wird zum Anderen geschoben und man wirkt dadurch selbst besser.
Dazu kommt noch, dass man den Anderen belehren darf.
Schön, oder?

Aber ich begriff zwei Dinge:

Wenn du willst, dass jemand besser wird – hör auf ihn zu kritisieren.

Dies war meine eigene schmerzhafte Erfahrung, dass all die Kritik – welche ich einsteckte, nur dazu führte – dass ich immer schlechter wurde.
Im Umkehrschluss begriff ich auch:

Wenn du willst, dass jemand besser wird – finde positives und hebe dies hervor.

Das heißt jetzt für dich…
Sorge stets dafür, dass sich die Menschen besser fühlen und sie werden besser werden.

Und hier noch ein dritter Aspekt, vielleicht der Wichtigste.

Was ein bestimmter Mensch geschafft hat, kann jeder schaffen.

Fortschritte in der Palettenbuchhaltung

Es machte irgendwann Klick.
Ja, selbst bei mir.

Denn nach einigen Wochen zwischen Erleuchtung und Trübnis, kam irgendwann der Punkt, an dem ich es endlich raffte.
Und tatsächlich fing es an, mir Spass zu machen.
Ich entwickelte zu den Stamm-Subunternehmern ein vertrauensvolles Verhältnis und ich half Ihnen bestimmte Probleme zu lösen.

Aber…
Letztlich besteht die Aufgabe einer Palettenabteilung nicht darin, die Probleme Ihrer Subunternehmer zu lösen.
Die Aufgabe besteht lediglich darin, die eigenen Palettenverluste zu minimieren bzw. auszuschließen. Und damit hat man mehr, als genug zu tun.

Dennoch glaube ich, dass Subunternehmen eine Ressource einbringen.
Und in Speditionen nutzt man diese fremde Ressource, um das tägliche Geschäft abzuwickeln.
Deshalb gilt es, nach meiner Auffassung, auch die Ressourcen des Transsportunternehmers zu schützen.

Meine damalige Vorgesetzte schenkte mir Ihr vollstes Vertrauen und lies mich nach und nach bestimmte Problemfelder selbst lösen.
Sie zeigte mir Alles, was es in der Palettenabteilung zu beachten gibt.
Ich verstand, welche Risiken im Palettenumschlag, in den Konten, in der Disposition und den Stückgutverkehren lauern.
Sie lies mich Risiken selbst messen und analysieren.
Ich durfte Paletteninventuren aufstellen und Paletten, unter Vorbehalte, abgrenzen.

Sie zeigte mir, was Monatsschwankungen sind und wie man diesen begegnen sollte.
Ähnlich wie ein guter Steuerberater muss man Verlaufszahlen über Monate analysieren und diese interpretieren und glätten können.
Ich denke, dass ich diese Sichtweise bei jemand Anderen nie bekommen hätte.
Dafür bin ich ihr wirklich dankbar.

Aber nicht nur das…
Ich bin Ihr vor allem dankbar, für Ihr Vertrauen in mich und für Ihre Zuversicht.
Ohne meine Ausbilderin hätte ich nie zum Palettenproblemlöser werden können.

Aber…
Dafür, dass ich mich ständig für die Belange der Sub-Transportunternehmen einsetzte, bekam ich ebenfalls Kritik.
Aber diese Kritik war anders und vollbrachte es auch nicht mehr, mich aus der Spur zu werfen.
Denn ich hatte bereits Lob erfahren, Menschen schenkten mir ihr Vertrauen und ich erkannte, dass ich für diese Aufgabe gut genug war.

Ich erkannte und vergass es nie wieder…

Menschen wollen Aufgaben und dafür auch Anerkennung.
Gib den Menschen die Aufgabe, schenk ihnen Anerkennung und sie wachsen über sich hinaus.

Und:

Wenn dich niemand lobt, dann lobe dich selbst. Und zwar täglich mehrmals.

Dies ist überhaupt der erste Schritt zum Selbstvertrauen.

Palettenbuchhaltung mit eigenen Fuhrpark

Nachdem ich meine Ausbildung abschloss, wollte ich in der Palettenabteilung bleiben.
Da die beste Person aber schon in dieser Abteilung saß, war einfach kein Platz für mich.

Ich zog somit weiter zur nächsten großen Stückgutspedition.
Dort lernte ich dann, was ein Revisionswesen für Paletten ist und konnte ganz viel Erfahrung sammeln im eigenen Fuhrpark.

Ich musste erkennen, dass die Bebuchung von eigenen Fahrzeugen ganz andere Herangehensweisen vorrausetzt, als die Buchung auf Palettenkonten von Subunternehmen.

Hier sind vielmehr Plausibilitätsprüfungen fällig.
Es müssen schneller Bestände kontrolliert und abgestimmt werden.
Und es treten andere Risiken auf und man muss regelrecht nach “Paletten forschen”.

Aber….
Hier half mir ebenfalls die bereits erlangte Problem-Sichtweise weiter, denn auch dieses Thema konnte ich nach anfänglichen Schwierigkeiten ganz gut meistern.

Zurück zum Studium

Irgendwann wurde ich Abteilungsleiter für Paletten.
Klingt cool, ist es aber nicht zwingend.

Denn man hat immer noch Vorgesetzte – welche man befragen muss.
Vielleicht stehst du darauf, dir eine Erlaubnis für bestimmte Tätigkeiten abzuholen.
Letztendlich verschafft ein zusätzlicher Vorgesetzter auch Sicherheit.

Ich wollte meine Arbeit aber besser und schneller machen.
Und dafür steht oftmals ein zusätzlicher Vorgesetzter, mehr im Weg – als dass er hilft.

Und vielleicht kennst du das auch…
Die Interessen der Palettenabteilung sind in einer Spedition eher unterpräsentiert.

Also musste ich weiter kommen, im Leben.
Bestärkt davon, dass ich mittlerweile auch Kinder hatte – wollte ich auch ein besseres Arbeitsumfeld schaffen.
Ich musste also die Karriereleiter höher klettern, um mehr entscheiden zu können.
Davon versprach ich mir, dass ich für meine Abteilung bessere Bedingungen ausarbeiten konnte.

Also entschloss ich mich dafür, noch ein Studium für Betriebswirtschaftslehre zu beginnen.
Und das hieß tagsüber arbeiten und abends die Schulbank drücken.

Im Studium konnte ich, neben Marketing, Buchhaltung und Führungstechniken noch eine Menge über Systeme lernen.
Und das war echt genial.

Ich beschäftigte mich auch außerhalb meines Studiums mit Prozessmanagement, Systemverhalten und Szenarien.
Es war für mich einfach ein extrem spannendes Thema zu erfahren, wie man sein Arbeitsaufkommen so gestalten kann, dass dies sicher, stabil, unkompliziert und auch schnell abläuft.

Ich weiß gar nicht, wie viele Bücher ich, über diese Themen in meiner Freizeit gelesen habe, aber ich begann in meinem Umfeld Muster zu erkennen und diese zu bewerten.
Und ich begann für alles Mögliche Kennzahlen zu entwerfen, diese gedanklich hoch zu rechnen und zu analysieren.

Da ich nebenbei Marathonläufer bin, fing ich auch im Sport an, gedankliche Szenarien zu entwickeln und diese mit Zahlen zu schmücken.
Dieses Zahlenverständnis und diese Gedankenwelt um Zahlen begleiten mich noch heute täglich.

Vom Palettenbuchhalter zum Palettenproblemlöser

Nachdem ich mein Studium erfolgreich überstanden hatte, dachte ich mir:

„Matze, bring eine Lösung auf den Markt, welchen vielen Firmen weiterhilft.

Löse die Palettenprobleme von Transportunternehmen.

Also ging der Weg in die Selbstständigkeit.
Ich gründete ein Unternehmen, welches die Palettenbuchhaltung für Transportunternehmen vollzieht.
Die Unternehmen können dadurch die Palettenverwaltung outsourcen.

Die Kombination aus Packmittel und Outsourcing, wäre OutPack.
Und so heißt mein Unternehmen, in welchen wir heute für viele Transportunternehmen die Palettenbuchhaltung übernehmen.

Dabei:

  1. buchen wir auf den Palettenkonten der LKWs unserer Unternehmer
  2. wir überwachen die Palettenbestände, welche sich auf den Fahrzeugen befinden
  3. befragen Fahrer bei Paletten-Problemfällen und fordern zum Teil, Belege nachträglich an
  4. geben eine wöchentliche Auflistung aller Palettenverluste pro Fahrzeug an die Unternehmen zurück
  5. vergleichen monatlich die Palettenkonten der Speditionen, für welche die Unternehmen fahren
  6. stimmen die Palettenkonten ab und reichen Papier nach

Cool, oder?
Für die meisten unserer Unternehmer ist dies ein wahrer Segen.
Denn die Zeit und wahrscheinlich auch die Lust, um sich durch diese Palettenkonten zu wühlen – fehlt den meisten Transportunternehmen.

Viele haben es zwar mit eigenen Mitarbeitern versucht, wurden aber enttäuscht.
Wir kommen dann daher, arbeiten von unserem Büro aus und der Unternehmer erhält von uns nur noch die Informationen, welche er auch wirklich braucht.
Und um den ganzen Rest haben wir uns schon gekümmert.

Dadurch entsteht eine große Dankbarkeit.
Wir sind natürlich für das Vertrauen dankbar, welches uns entgegengebracht wurde.
Aber die Unternehmer sind mindestens genauso dankbar, dass wir diese Misere für sie lösen.

Denn viele Transportunternehmen verlieren jährlich ein Haufen Paletten und wir sorgen dafür, dass dies nicht mehr geschieht.
Die Unternehmen sparen dadurch ein Haufen Geld und auch Stress mit Ihren Kunden oder Fahrern.

Natürlich ist die Arbeit, gerade am Anfang, nicht immer rosig.
Denn viele Unternehmer finden den Weg erst zu uns, wenn massive Palettenverluste drohen.
Dann stimmen wir die Palettenkonten (meistens Speditionen) mit ihren Auftraggebern ab und stoßen oft in ein Wespennest.
Wenn du Paletten, in vierstelliger Höhe pro Monat, aufdeckst – finden die meisten Speditionen dies gar nicht komisch.

Und so ist es bei uns auch.
Die Speditionen sind anfangs massiv genervt von uns.
Aber später danken sie uns ebenfalls für die Zusammenarbeit.

Eines ist klar..
Ich brauchte dafür Software, welche lösungsgerecht ist.
Mir war klar, wenn ich eine Palettenbuchhaltung mit Excel hochziehen würde, hätte ich irgendwann Probleme.
Nicht bei 10 Fahrzeugen, auch nicht bei 20.

Aber wir sprechen hier von einer Lösung, bei der wir – die Palettenkonten von zig Unternehmen abbilden.
Ich möchte an dieser Stelle Excel nichts abreden.
Du kannst mit Excel – sauber und schick – Paletten verwalten.
Aber für meine Lösung müsste ich circa 1000 Tabellen anlegen, welche dann untereinander Verweise hätten.
Dies würde nicht nur hoch kompliziert und sehr fehleranfällig sein, sondern extrem zeitaufwendig.

Kurzum…
Das Palettenprogramm muss mandantenfähig sein.
Also wusste ich, dass ich programmieren müsste.
Ich habe mich zwar auf den Markt nach geeigneter Software umgeschaut, diese hätte aber niemals meinen Ansprüchen genügt.

Jetzt höre ich dich sagen, dass geht doch nicht.
Eine handgemachte Lösung ist doch Schrott, oder?

Aber was ein Mensch schafft, kann jeder Mensch schaffen

Ich fing also an, die ersten Programme zu schreiben und diese nach und nach immer mehr anzupassen. Das hört sich jetzt vielleicht leicht an, aber es waren ein Haufen Bücher, nächtliches Durcharbeiten und gezielte Suche in Suchmaschinen nötig – um dieses Wissen zu erlangen.

Da ich schon während meines Studiums anfing Programme zu schreiben, schätze ich mal, dass ich circa zwei Jahre gebraucht habe, mein Programm zu entwickeln.

Aber ich entwickle es ständig weiter.
Denn jeder neue Kunde von uns, bringt seine eigenen Probleme mit, welche wir lösen möchten.
Und da wir die Palettenprobleme auf vielen Ebenen betrachten, muss am Programm immer mal wieder etwas verändert werden.

Von Kunde-zu-Kunde findet zwar ein Rahmenprozess statt.
Dennoch gibt es gewisse Nuancen, welche eben doch etwas spezieller sind.
Mit herkömmlicher Software hätten wir dies niemals zielgenau und zeitgerecht abbilden können.

Fazit
Ja, das ist mein bisheriger Weg.
Ich war zu doof für ein Studium.
Später holte ich mein Studium in Betriebswirtschaft nach.
Und dazu machte ich dann später noch ein zweites Studium in Informatik.

Ich hatte keinen Plan von der Palettenverwaltung oder überhaupt von Speditionslehre.
Später wurde ich Abteilungsleiter, habe maßgeblich an den Prozessen der ganzen Spedition gearbeitet und wurde letztendlich selbstständig.

Zwischendurch hatte ich circa 20 Kilogramm Übergewicht.
Heute laufe ich jedes Jahr einen Marathon und circa 50 bis 100 km pro Woche.

Für jedes Problem, auch für das Palettenproblem, gibt es mehr als nur eine Lösung.
Nur weil es gerade nicht läuft, muss es nicht immer so laufen.

Was kannst du heute tun?
Schließe mit dir einen Vertrag, dass du niemals wieder, unter deinem Potential lebst.
Dann fange damit an, dich selbst zu loben.
Schau das Erreichte an und sei dankbar, bleib aber hungrig.
Und letztendlich kannst du alles schaffen, was du willst.


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Vielleicht kann dir einer unserer externen Palettendienstleister weiter heffen.

Im Netzwerk findest du Händler, Reparaturservice, Berater, Coaching oder externe Palettenverwalter.

Ich glaube einmal reinschauen, lohnt sich auf jeden Fall - oder?

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Über den Autor:

Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Autor und Inhaber von ScioDoo.

Das Ziel von ScioDoo ist es, dass du hier Informationen findest, welche du für deinen Alltag, Schule, Studium oder eine betriebliche Weiterbildung brauchst.

Ich gebe zu...

Am Anfang meiner speditionellen Laufbahn wollte ich nie in die Palettenverwaltung.

Aber es stellte sich für mich als Super-Chance heraus.

Denn 2013 gründete ich mein erstes Unternehmen OutPack und bin seitdem mit Palettenbuchhaltung selbstständig.

Krass, oder?

Aber das wirklich Coole dabei ist. - Mein Team und ich können wirklich helfen. Denn viele Transportunternehmen verlieren richtig viel Geld durch Palettenschwund.

Und wir sorgen dafür, dass dies nicht mehr passiert. Unser Erfolg macht uns stolz und die Dankbarkeit, welche wir dadurch erfahren, erfüllt uns mit Glück.

Um dir bei deiner Palettenverwaltung auch helfen zu können, haben wir einige Übersichtsseiten und Artikel veröffentlicht. Wenn du willst, kannst du diese lesen. Du bekommst echt wertvolle Tipps und einen Einblick in unsere Arbeit.

Nicht schlecht, oder?

Also viel Spass beim Lesen und bis später vielleicht.

LG Mathias Mücke


Tasse

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