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Die drei wichtigen Phasen um ein Palettenkonto abzustimmen


Ein Palettenkonto abzustimmen ist meistens zäh, aufwendig und mit jeder Menge Frust verbunden. 
Wie Du vorgehen solltest, um schneller an dein Ziel zu kommen, möchte ich Dir in diesem Beitrag zeigen.

Palettenkontoabstimmung: Die Vorbereitung

Ganz wichtig… 
Bevor Du anfängst Dir überhaupt irgendeine Buchung anzuschauen, solltest Du Dir einen Plan zurecht legen, wie es schnell geht.

Die Fragen welche Du dir stellen solltest, lauten:

  • Wie geh ich vor? Schau ich mir die Buchungen auf dem Kundenkonto an und prüfe ich diese anhand meiner Unterlagen oder genau anders herum?
  • Wie stelle ich zum Schluss fest, welche Buchungen noch fehlen?
  • Wie kann ich sicherstellen, nichts zu übersehen?
  • Wie halte ich fehlende oder fehlerhafte Buchungen vor?
  • Kopiere ich die Belege und Nachweise sofort oder erst zum Schluss?

Ich möchte Dir jetzt eine Methode vorstellen, welche das Abstimmen eines Palettenkontos in drei Phasen unterteilt.
Dies hat den Vorteil, dass es genau einen Ablaufplan gibt und Du dadurch den Ablauf nie durcheinander bringen kannst.

Phase 1: Prüfe nur die Buchungen auf dem Palettenkonto, welches Dir der Kunde bereitgestellt hat.

So mache ich es…
In dieser Phase prüfe ich lediglich die Buchungen vom Konto, welches ich vom Kunden erhalten habe.
Ich prüfe nie die eigenen Buchungen.

Wieso?
Es geht lediglich in eine Richtung und du kommst nicht durcheinander.
Dazu prüfe ich alle Buchungen einmal durch und setze auf dem Kundenkonto einen Haken für jede überprüfte Buchung.
 
In meinem Palettenprogramm, Excel Vorlage oder Ähnlichem kann ich jede Buchung, welche ich auf dem Kundenkonto fand, ebenfalls entsprechend abhaken und diese in den Status „abgestimmt“ versetzen.
 
Falls Du nicht mit einem Programm arbeitest, sondern mit einer Exceltabelle oder Ähnlichem, kannst Du dort ja eine weitere Spalte einfügen und dort ein „x“ für jede abgestimmte Buchung setzen.
Beim Kontrollieren der Buchungen fallen mir die Falschbuchungen auf und in meinem Palettenprogramm kann ich innerhalb der Abstimmung schon Reklamationen erfassen.
 
In deiner Exceltabelle kannst Du wiederum Spalten einfügen.
Eine Spalte für die Anzahl, eine Spalte für das Packmittel und eine für den Reklamationstext.
 
Nachdem alle Buchungen des Kundenkontos mit den eigenen verglichen wurden, hast Du bereits alle Buchungen, welche falsch auf dem Kundenkonto erfasst sind.
Jetzt brauchst Du nur noch die Buchungen zu prüfen, welche der Kunde nicht hat.

Phase 2: Alle offenen Buchungen auf deinem Palettenkonto reklamierst Du

Da Du jetzt schon alle Buchungen des Kunden kontrolliert und mit einem Status versehen hast, kannst Du die offenen Buchungen auch in Excel gezielt filtern.

Dies müssten in der Excelliste genau die Buchungen sein, welche nicht mit einem „x“ markiert sind.
Da jetzt im Palettenkonto nur noch die Buchungen angezeigt werden, welche Du gebucht hast, beim Kunden aber gänzlich fehlen würden – kannst du diese alle reklamieren.
 

Phase 3: Suche erst jetzt alle Belege zum Palettenkonto heraus und lasse diese dem Kunden zukommen.

Nachdem Du alle fehlenden oder fehlerhaften Buchungen im Palettenkonto gefunden hast, kannst Du diese auch in Excel wieder filtern.

Jetzt suchst Du nur noch die passenden Belege heraus und schickst diese dem Kunden zu.
Du weißt jetzt auch, wie viele Paletten du reklamierst und wie stark der ausgewiesene Palettenbestand vom tatsächlichen abweicht.
 
Auch dies solltest Du dem Kunden mitteilen.
Ich schreibe zum Beispiel bei jeder Abstimmung:

„Nach Einarbeitung der fehlenden Buchungen ergibt sich ein neuer Bestand von X Paletten.“

 
Und dieses Anschreiben bzw. die Email legst Du Dir ab.
Dies hat den Vorteil, dass Du später sehen kannst, wie die tatsächlichen Palettenverläufe einmal waren.
Auch noch nach zwei Monaten oder zwei Jahren.

Glaube mir bitte Eines…
In der Palettenbuchhaltung ist nie etwas wirklich abgeschlossen. Es kann durchaus sein, dass irgendjemand nochmal auf die Idee kommt, die alten Kamellen aufzuwärmen.
Deshalb ist es umso wichtiger, historische Bestände, Abstimmungen usw. aufzuheben.

Fazit:

  • Es macht Sinn eine Abstimmung in mehrere Phasen zu teilen, da Du ansonsten beim Ablauf durcheinander kommen kannst.
  • In jeder Phase solltest Du Dich auch klar an den Ablauf halten.
  • Das heißt, dass du zuerst das Kundenkonto einmal komplett überprüfen und dann dein Konto entsprechend der fehlenden Buchungen abgleichen solltest.
  • Erst ganz zum Schluss suchst Du alle Belege heraus und schreibst deine Reklamation.
  • Weise Deinen Kunden auf jeden Fall auch daraufhin, wie viele Paletten falsch gebucht wurden oder gar fehlen und wie der tatsächliche Palettenbestand demnach sein sollte.

Im nächsten Palettenkonto musst Du dann die Gutschriften überwachen und entsprechend abhaken.


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