Von fehlerhaften Palettenhandling, hin zu erfolgreichen Palettenmanagement

Schlagwörter: Palettenverwaltung

Palettenmanagement im Umschlagist mehr als das bloße Annehmen und Ausgeben von Paletten.
Es sollten Risikofaktoren berücksichtigt werden, welche zu einem Palettenverlust führen können.

In diesem Beitrag möchte ich Dir die wesentlichen Faktoren vorstellen, auf welche Du achten solltest.
Außerdem möchte ich Dir ein paar Lösungsansätze für dein Leergut- und Palettenhandling mitgeben.

Palettenmanagement im Eingang

Da beim Umschlag von Leerpaletten erhebliche Fehler passieren können, welche unweigerlich zu einem Palettenverlust führen, solltest Du Dir folgende Frage stellen:

Aber wie lassen sich Informationen im Leerguthandling vernünftig aufbereiten?

Als erstes sollte für jede Leerguteinlagerung, also Annahme, ein Palettenschein ausgefüllt werden. Immer wenn leere Paletten bei Dir angeliefert werden, wird ein durchnummerierter Palettenschein ausgefüllt.

Die laufende Palettenscheinnummer ist wichtig, da ansonsten Kopien von Scheinen erstellt werden könnten.
Wenn sich jeder Mitarbeiter oder Fahrer eine Kopie des Scheines erstellen kann, besteht die Gefahr, dass gefälschte Palettenscheine eingereicht werden.

Außerdem sollte der Palettenschein ein Unterschriftsfeld beinhalten.
Auf diesem Feld unterschreibt dann der Mitarbeiter, welche die Paletten entgegen genommen hat.
Es ist empfehlenswert, dass für die Palettenannahme immer die selben Mitarbeiter eingesetzt werden.
Dann musst Du in der Palettenbuchhaltung Dir nicht sämtliche Unterschriften merken und diese vergleichen.

Des Weiteren sollte der Palettenschein vorgegebene Felder für die Anzahl der Paletten und des Palettentyp (EU, GB, H1 usw.) haben.

Es gibt vorgefertigte Palettenscheine, welche schon kleine Bilder von Gitterboxen oder Europaletten integriert haben.
Dann muss der zuständige Mitarbeiter nur noch die Anzahl des jeweiligen Lademitteltypes daneben schreiben.
Wichtig ist an dieser Stelle auch, dass falls so ein Palettenschein bei Dir im Unternehmen existiert, dass immer alle Felder ausgefüllt werden.

Und so geht’s…
Angenommen jemand liefert bei Dir 30 Europaletten an und bekommt dafür einen Palettenschein mit den Feldern für Gitterboxen und Europaletten.
Der Mitarbeiter, welcher die Paletten entgegen nimmt, schreibt die Anzahl 30 in das Feld für die Europaletten und übergibt den Palettenschein dem Fahrer.

Palettenschein Fälschungen vermeiden

Es besteht dann die Gefahr, dass dieser Schein verfälscht werden kann.
Der Fahrer könnte dann im freien Feld für die Gitterboxen ebenfalls eine Anzahl hineinschreiben.

Deshalb sollte der Mitarbeiter, welche die Paletten entgegennimmt die leeren Felder entweder durchstreichen oder eine Null eintragen.

Du denkst jetzt vielleicht

“Mensch Mathias, Du traust auch Niemanden”.

Ich kann dir nur sagen, dass ich schon Einiges gesehen habe.
Wenn es bei Euch in der Umschlagshalle gewisse Kontrollmechanismen gibt, fällt dieses Verfälschen relativ zeitnah auf, aber wenn es die nicht gibt, habt Ihr über Jahre Palettenverluste und wisst nicht, woher diese rühren.

Palettenschein immer in doppelter Ausfertigung

Ein Palettenschein sollte immer in einer zweifachen Ausfertigung vorliegen.
Ein Durchlag des Palettenscheines sollte dann der Fahrer bekommen und der zweite Durchschlag behält der Mitarbeiter ein, welcher die Paletten entgegen genommen hat.

Falls es zu einer Falschausstellung kam, darf der Palettenschein, welcher falsch ausgestellt wurde nicht zerrissen oder weggeschmissen werden.
Stattdessen sollte der Schein durchgestrichen und somit ungültig gemacht werden.
Es ist wichtig, dass alle Palettenscheine innerhalb eines Nummernkreises vorliegen und dem Mitarbeiter in der Palettenverwaltung übergeben werden.

Falls dann Nummern fehlen, sollten sofort die Alarmglocken angehen und der Mitarbeiter im Umschlag, welcher die Paletten annimmt und somit die Palettenscheine ausfüllt, muss befragt werden.

Es ist weiterhin wichtig, dass diese Palettenscheine sicher aufbewahrt werden.
Nur der Mitarbeiter, welcher die Paletten entgegennimmt, hat einen Zugang zu diesen Scheinen.
Somit wird ebenfalls sichergestellt, dass keine Scheine abhandenkommen oder verfälscht werden.

Checkliste für den Paletteneingang

Ich fasse noch einmal zusammen:

“Ein Palettenverlust entsteht immer durch einen Informationsverlust”

Es müssen somit alle möglichen Informationsverluste weitestgehend minimiert werden.
Nutze doch die folgende Checkliste für deine Palettenannahme.

• Palettenschein für Palettenannahme mit laufender Nummer
• Alle laufenden Palettenscheinnummern müssen vorhanden sein
• Unterschriftsfeld auf welcher der Mitarbeiter unterschreibt, welcher die Paletten annimmt
• Nur bestimmte und eingewiesene Mitarbeiter sollten Paletten annehmen
• Falls es auf dem Palettenschein mehrere Felder für Palettenanzahlen gibt, müssen nicht benötigte Felder durchgestrichen werden
• Palettenschein in doppelter Ausführung
• Palettenscheine sicher aufbewahren

3 verschiedene Prozesse im Ausgang von Leerpaletten

Der weitaus problematischere Aspekt ist die Herausgabe von Leerpaletten.
Ich möchte hier drei verschiedene Herausgabemöglichkeiten unterscheiden.

• Ausgleich als Palettenschuld – Kontoausgleich
• Herausgabe von Leerpaletten als Tauschpaletten zum Transport – Falls dein Unternehmen Warenempfänger ist
• Verladung von Ladehilfen oder Ladestützen

Zum Einen verlassen Leerpaletten die Umschlagshalle, wenn Palettenschulden beglichen werden müssen. Dies ist der einfachste Betriebsprozess.
Denn es gibt einen Herausgabeschein oder Auftrag und die Paletten werden verladen.

Zum Ausgabeschein komme ich später noch einmal zurück.
Wenn die Paletten beim Kunden angeliefert wurden, wird das Palettenkonto dementsprechend belastet und fertig.
Alle Informationen lagen von vornherein richtig vor.

Leerpaletten an Fremdfirmen ohne Auftrag

Leerpaletten verlassen die Umschlagshalle aber auch, wenn deine Firma als Empfänger auftritt.
Dies kann sein, wenn:

• Dein Unternehmen als Zwischenlager bei Selbstabholungen dient.
• Oder dein Unternehmen dient als Zwischenlager für Exportpaletten.
• Aber es kann auch sein, dass du zufällig volle Paletten annehmen musst.
  Zum Beispiel, wenn ein Spediteur eine Sendung nicht zustellen konnte (AV Sendungen usw.).

Dann erhältst Du volle Paletten und tauschst diese gegen leere Paletten.
In diesem Moment entsteht kein Verlust, da du für leere Paletten volle erhalten hast.

Doch bedenke…
Die vollen Paletten sollten irgendwann wieder als Leerpaletten zur Verfügung stehen.
Aber bei diesem Vorgang müssen schon einige Informationen mehr bekannt sein.

Ist der Tausch im Frachtvertrag vereinbart?
Es werden mitunter Europaletten verschickt, welche nicht getauscht werden.
Dies tritt immer dann auf, wenn der Empfänger diese Paletten bezahlt hat oder er intern selbst ein Palettenkonto mit dem Absender führt.

Stell Dir vor, bei Dir auf der Umschlagshalle werden 33 volle Europaletten eingelagert und diese sollen zu einem späteren Zeitpunkt durch dein Unternehmen ausgeliefert werden.
Irgendein fremder Fahrer liefert dazu 33 volle Europaletten an und möchte seine 33 vollen Paletten in 33 leere Paletten tauschen.
Na klar, klingt fair.
Es werden also die Paletten getauscht.

Jetzt kommt es zur Zustellung durch dein Unternehmen und der Warenempfänger tauscht diese 33 vollen Paletten nicht zurück.
Stattdessen hält dieser dir einen Rahmenvertrag, welchen er mit dem Absender unterhält, unter die Nase.
Dort steht eindeutig drin, dass diese Paletten mit der Ware zusammen verkauft worden sind.
Somit hat der Empfänger die Paletten bezahlt und diese gehören ihm.
Du bekommst also deine 33 Leerpaletten nicht wieder.

Aber du hast bereits bei der Anlieferung auf deiner Umschlagshalle Paletten getauscht.
Du hast somit bei diesem Tauschgeschäft 33 Paletten verloren.
Jetzt müsstest Du dich ranmachen und irgendwie an das Unternehmen herantreten, welches deine Paletten erhalten hat und diesem klarmachen, was da schief lief.
Falls Du diese Erfahrung schon einmal gemacht hast, weißt du an dieser Stelle, dass dies fast aussichtslos ist.

Also es gilt:
Bevor Paletten herausgegeben werden, immer erst prüfen, ob diese überhaupt herausgeben werden dürfen bzw. müssen.

Nachdem du geprüft hast, ob die Paletten herausgegeben werden dürfen, musst du noch erfahren, auf welchem Palettenkonto die Leerpaletten belastet werden müssen.

Dies ist mitunter kompliziert, da das Unternehmen, welches gerade bei Dir anliefert, vielleicht nicht dein Vertragspartner ist.
Also belastet Du wohlmöglich die Paletten auf das Konto eines Subunternehmens, welches die Paletten anliefert, mit dem du keine Tauschbeziehung oder einen Frachtvertrag unterhältst.

Was ich mit diesem Beispiel sagen will – ist – dass bevor Leerpaletten herausgegeben werden, immer alle Informationen bereit stehen sollten.
Also müsstest du Dich informieren:

• wer liefert da eigentlich an?
• Für wen liefert er an?
• Besteht laut Frachtvertrag ein Palettentausch, so dass aus den vollen Paletten irgendwann wieder leere werden?

Leerguthandling und der Fehler bei Ladehilfen

Eine dritte Ausgabemöglichkeit besteht darin, Ladehilfen zu verladen.
Angenommen von der Umschlagshalle werden 50 Kartons lose verladen.
Da diese schwer händelbar sind, werden die Kartons auf drei Europaletten verpackt und dann verladen.

Werden diese drei Paletten nicht mit einem Palettenschein dokumentiert, auf einer Rollkarte oder auf einer anderen Frachtkarte erfasst, sind diese drei Paletten weg.

Und auch hier führen Informationsverluste zu einem Palettenverlust.
Es müssen somit für jeden Leerpalettenausgang ebenfalls Palettenscheine geschrieben werden.
Was es dabei zu beachten gilt, möchte ich jetzt erläutern.

Leerguthandling im Ausgang – niemals ohne Palettenschein

Ein Ausgangsschein sollte ebenfalls eine laufende Nummer haben.
Dennoch sollte sich der Nummernkreis der Palettenscheine, vom Nummernkreis der Eingangsscheine unterscheiden.

Also haben Paletteneingangsscheine beispielsweise eine Nummerierung von 1 bis 1000, sollten die Ausgangsscheine bei 1000 beginnen.

Die Ausgangsscheine sollten sich ebenfalls von den Eingangsscheinen optisch unterscheiden.
Dadurch kommt es nicht zu Verwechslungen, welche fatal wären.

Wer Eingang und Ausgang bzw. Belastung und Gutschrift verwechselt – verliert immer die doppelte Menge an Lademitteln

Denn….
Angenommen es wird anstelle eines Ausgangsscheines über 33 Paletten ein Eingangsschein über 33 Paletten geschrieben.

Welcher fatale Fehler passiert jetzt…
Bei einem Ausgang müsste man das Konto des abholenden Fahrers, Subunternehmens etc. mit 33 Europaletten belasten.

Stattdessen wurde ein Eingangsschein über 33 geschrieben und das Konto wird nicht belastet, sondern begutschriftet.
Dann hast Du die 33 Paletten verloren, welche deine Halle verlassen haben und du hast jemanden zusätzlich 33 Paletten gutgeschrieben, welcher diese bei Dir nie angeliefert hat.
Dieser hat dann ein Guthaben von 33 Paletten bei Dir und kann diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder abholen.

Du hast in diesem Moment zweimal 33 Paletten verloren.
Insgesamt bedeutet dies einen Palettenverlust von 66 Stück.
Also bitte führe zwei unterschiedliche Scheintypen ein, so dass Verwechslungen nicht auftreten können.

Der richtige Palettenschein im Leergutausgang

Außerdem sollte jeder Ausgangsschein wieder ein Feld für die Unterschrift besitzen.
Also bei einem Palettenschein unterschreibt immer derjenige, welcher diese Paletten entgegennimmt.

Das heißt jetzt für dich…
Bei einem Ausgang unterschreibt der Fahrer, bei einem Eingang der Hallenmitarbeiter.

Auch Ausgangsscheine sollten mindestens zwei Durchschläge haben.
Der erste Durchschlag ist für den Fahrer und den zweiten Durchschlag behält der Hallenmitarbeiter.
Günstig wäre es, wenn es sogar vier Durchschläge gäbe, da die Leerpaletten bei einem Kunden zum Kontoausgleich angeliefert werden und dieser wiederum dafür unterschreibt.

1. Somit hat der Kunde einen Durchschlag mit seiner Quittung,
2. der Fahrer oder Subunternehmer einen Durchschlag mit der dokumentierten Übernahme
3. und Quittung, der Hallenmitarbeiter hat einen Durchschlag, welchen er Dir übergibt.

Aber im Normalfall bekommst du den ersten Durchschlag vom Hallenmitarbeiter zurück.
Dann weißt Du, dass die Paletten die Halle verlassen haben und du siehst, welches Fahrzeug oder Fahrer die Paletten aufgenommen hat.
Vom Fahrer erhältst du außerdem nach der Anlieferung die Kundenquittung und hast somit den Beleg für die Buchung auf das Kundenkonto.

Weiterhin sollten Ausgangsscheine nur von autorisierten Personal ausgestellt und auch nur von diesen zugänglich sein.

Die beste Methode ist hier, dass nur Du als Palettenbuchhalter diese Scheine ausfüllst.
Denn du musst immer sicher gehen, dass alle Informationen bei Dir vorhanden sind, bevor du nur eine einzige Palette rausgibst.

Also bevor du diesen Schein ausstellst immer die folgenden Fragen beantworten:

• Für wen sind diese Paletten?
• Ist der Palettentausch oder -ausgleich notwendig?
• Auf welches Konto muss ich diese Paletten buchen?

Diese Informationen kannst nur Du als Palettenbuchhalter haben und deshalb sollte der Palettenausgang auch nur durch dich festgelegt werden.
Alles andere führt zu Komplikationen, Informationsverlusten und somit auch zu Palettenverlusten.

Auch bei Ausgangsscheinen gilt, dass diese einen festen Nummernkreis haben müssen und dass alle Nummern vorliegen müssen.
Es dürfen also keine Palettenscheine zerrissen oder weggeschmissen werden.
Fälschlich ausgefüllte Scheine müssen als ungültig gekennzeichnet werden.

Checkliste für das Palettenhandling im Ausgang

Ich fasse noch einmal die wichtigsten Dinge für den Palettenausgang zusammen:

• Informationsverluste führen zu Palettenverlusten
• Palettenscheine in mehrfacher Ausführung
• Palettenscheine mit eigenen Nummernkreis
• Optische Unterscheidung von Eingangsscheinen
• Palettenscheine dürfen nicht zerrissen oder weggeschmissen werden
• alle Palettenausgänge an Leerpaletten müssen erfasst werden
• nur der Palettenbuchhalter entscheidet, ob überhaupt Leerpaletten ausgegeben werden

Weitere Optimierung für das Palettenmanagement

Nachdem ich das Wichtigste zu Paletteneingangs und -ausgangsscheinen geschrieben habe, gilt es aber noch weitere Punkte zu beachten.

Du solltest darauf achten, dass alle Paletten, welche angenommen werden, sofort beiseite gestellt werden.
Es bietet sich an, einen eigenen Platz für Paletten zu bestimmen.

Wenn nämlich Paletten in der Halle irgendwie herumstehen, verführt dies zum Diebstahl und auch zur falschen Verarbeitung von Paletten.

Dann werden die bereits beschriebenen Kartons auf Europaletten gestellt, später verladen und niemand kümmert es, ob die Dinger verbucht werden oder nicht.
Oder es werden Paletten zum Tauschen verwendet ohne dies, mit Palettenscheinen zu dokumentieren.

Das Resultat habe ich bereits beschrieben.
Wenn du wirklich eine richtige Palettenproblemlösung für den Umschlag willst, sieh zu, dass Paletten aus dem Sichtfeld des Arbeitsprozesses verschwinden.

Palettenkontrolle im Lager heißt tägliches Zählen

Um feststellen zu können, ob alles regelkonform läuft – muss gezählt werden.
Die gezählten Lademittel sind dein Ausgangswert.

Danach lege Dir ein Lagerbuch an.
Alle Paletten, welche per Eingangsschein angenommen wurden, werden in das Lagerbuch eingetragen.
Dies kann mittels Excel erfolgen.
In Excel kannst Du auch schön sortieren und filtern und kannst herausfinden, ob bestimmte Scheinnummern fehlen.

Also schreib in einer Spalte alle Paletteneingänge und in einer anderen Spalte alle Palettenausgänge. Achte dabei auf verschiedene Packmitteltypen.
Du kannst nicht H1 Paletten mit Europaletten zusammen zählen.

Deshalb solltest du für jeden Packmitteltyp, also GB, EU etc., jeweils eine Ausgangs- und eine Eingangsspalte anlegen.

Dann ziehst du die Summen aus den jeweiligen Spalten und verrechnest diese mit dem letzten gezählten Wert.
Dies kann zum Beispiel so aussehen:
Du hast 12 Uhr Mittag 2000 Europaletten gezählt.
Danach sind durch die Eingangsscheine insgesamt 200 Paletten als Eingang dokumentiert und im Ausgang wurden 400 verladen.

Dann bedeutet dies, dass du jetzt 1800 Europaletten auf deiner Umschlagshalle haben musst.
Klar es waren:

• anfangs 2000 Leerpaletten
• und es kamen 200 hinzu
• 400 wurden abgeholt.
• Das macht 1800.

Hast du 12 Uhr noch 2000 Paletten gezählt, zählst du um 15:00 Uhr 1800 Leerpaletten.
Falls Du aber weniger oder mehr Paletten als 1800 zählst, kontrolliere als Erstes die Eingangs- und Ausgangsscheine und den Nummernkreis.

Falls du bemerkst, dass Scheine fehlen, besorge sie Dir vom Mitarbeiter.
Falls alle Scheine vorhanden sein sollten, weißt Du dass im Umschlag Paletten verladen werden, ohne dass ein Palettenschein dafür ausgestellt wurde.
Es besteht somit ein Informationsverlust.

Wie solltest du weiter vorgehen?
Als erstes würde ich mir die Umschlagshalle anschauen und folgende Fragen stellen:

• Gibt es nur einen Mitarbeiter, welcher Paletten annimmt und herausgibt?
• Ist dieser Mitarbeiter richtig eingewiesen wurden?
• Gibt es Auffälligkeiten bei den Unterschriften?
• Stehen Leerpaletten arglos in der Halle herum und jeder kann sich bedienen?

Falls diese Fragen dich immer noch nicht weiterbringen, zähle öfter.
Umso öfter gezählt wird, umso mehr verdichtet sich der Zeitraum.

Wenn Du einmal in der Woche zählst, weißt du, dass du in dieser Woche vielleicht 200 Paletten verloren hast.
Zählst du täglich, weißt Du, dass Du beispielsweise an einem Tag 50 Paletten verloren hast.
Die Fragestellung an den Mitarbeiter kann dann ganz anders formuliert werden.
Bei einer Woche trittst du an den Mitarbeiter heran und fragst diesen.

Ist dir letzte Woche etwas aufgefallen bei den Leerpaletten?

Na, das ist ziemlich schwammig, oder?
Aber wenn du die Zeiträume enger machst, kannst du konkretere Fragen stellen.

Bei Schichtübergabe sollten auch die Paletten bzw. deren Bestand übergeben werden.
Somit muss mindestens 3 mal täglich gezählt werden.

Maßnahmenkatalog im Palettenhandling

Als nächstes solltest du beobachten und dir einen Fragenkatalog erstellen.
Dieser sollte alle genannten Fragen ringsum den Paletteneingang und -ausgang beinhalten.
Und dieser Katalog beinhaltet dann alle bereits beschriebenen Punkte zur Ordnung, zu den Palettenscheinen, zu Unterschriften usw.

Durch diese Maßnahmen ist es möglich die großen Defizite beim Palettenhandling aufzugreifen.

Du solltest dann eine Musterlösung erarbeiten und diese verteilen.
Jeder Mitarbeiter, welcher im Umschlag tätig ist, sollte diese Musterlösung kennen.
Auch jeder Fahrer oder Subunternehmer deines Unternehmens sollte diesen Musterablauf kennen.

Nur durch eine Musterlösung kannst du gewährleisten, dass eine risikofreie Palettenverwaltung im Umschlag stattfindet.

Es gilt aber auch hier zu beachten, dass die Dinge nicht verkompliziert werden dürfen.
Denn das erste Gebot eines Palettenproblemlösers lautet:

“Einfach ist immer besser”

Die Musterlösung muss immer einfach sein.
Das bedeutet: Sie muss für jeden verständlich sein und Sie muss sehr leicht umsetzbar sein.

Schwierige Lösungen sind immer schlechte Lösungen.
Denn schwierige Lösungen führen immer zu Fehlern.
Diese schreien förmlich nach Fehlern und provozieren diese.