Palettenverwaltung sollte effektiv sein bevor sie effizient wird

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Palettenverwaltung, so wie die meisten es betreiben – ist ineffizient und zugleich ineffektiv.
Jetzt schreien alle nach besseren Softwarelösungen, Palettenprogrammen – welche die Arbeit effizienter gestalten sollen.

Aber Effizienz ist nicht der entscheidende Maßstab in der Palettenbuchhaltung.
Denn es geht eigentlich um Effektivität, um bessere Ergebnisse, weniger Palettenverluste, weniger Kosten und eine andere Sichtweise.

Ineffiziente Palettenverwaltung kannst du gleich sein lassen

Bevor du einen Baum fällst, solltest du die Säge schärfen.

Beginnen wir diesen Beitrag mit einer Geschichte, welche mir bei einem Managementseminar erzählt wurde.

Ein Wanderer ging eines schönen Tages durch den Wald.
Dabei stieß er auf einen Holzfäller.
Er beobachte den Holzfäller aus sicherer Entfernung.

Dieser arme Kerl mühte sich ab, einen Baum zu sägen.
Er schwitzte am ganzen Körper.
Nicht nur ein bisschen – Nein, Seine komplette Kleidung war bereits durchnässt.

Man sah dem armen Mann förmlich seine Anstrengung an.
Er sägte und sägte – kam aber kaum voran.

Dann fiel der Blick des Wanderers auf die Säge.
Es war ihm völlig klar: Die Säge ist total stumpf.

Also fasste er sich ein Herz und sprach den armen Holzfäller an.

„Entschuldigen Sie bitte. Aber vielleicht sollten Sie die Säge schärfen bevor sie weiter machen.“

Der Holzfäller schaute den Wanderer ungläubig an.
Dann fiel sein Blick auf die Säge und er entgegnete:

„Dafür habe ich keine Zeit. Ich muss erst den Baum sägen.
Und erst danach kann ich mich um die Säge kümmern.“

Was sagt uns das?
Ich beobachte immer wieder Menschen oder Mitarbeiter, welche in der Palettenverwaltung mit stumpfer Säge arbeiten.
Dabei wundern sie sich, warum ihre Arbeit keinen oder nur minimalen Erfolg hat.
Letztendlich glauben sie daran, dass Palettenbuchhaltung extrem aufwendig ist.

Was sagst du?
Lass uns doch einmal einen Blick auf deine Säge und auf deinen Baum werfen.

Wenn du ein Palettenkonto kontrollierst, solltest du das Ergebnis vorher kennen.

Das Beispiel mit der Säge stammt ursprünglich aus dem Weltbestseller „7 Wege zur Effektivität“.

Der Autor Stephen R. Covey unterscheidet zwei Gruppen von Mitarbeitern und Führungskräften.

• Die eine Gruppe ist sehr effektiv in ihrem Handeln.
• Und die andere Gruppe ist effizient.

Was ist jetzt der Unterschied?
Lass mich ein Beispiel aus meiner täglichen Praxis vorstellen.
Es kommen Transportunternehmen zu uns, welche bereits eine interne Palettenbuchhaltung haben.
Sie beschäftigen einen Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin, welche sich um das Palettenproblem kümmern.

Diese Mitarbeiterin kündigt oder geht ins Babyjahr und diese Transportunternehmen sehen dann ihre Chance im Outsourcing der Palettenverwaltung.
Also sollen wir uns um sämtliche zukünftigen Palettenprobleme kümmern.

Soweit so gut.
Das Transportunternehmen fährt im Vollcharter bei einem großen Spediteur.
Und somit ist der Palettenkreis geschlossen.
Das macht die Sache eigentlich sehr einfach.

Wieso einfach?

• In einem geschlossenen Palettenkreis fahren die Fahrzeuge lediglich bei diesem einen Spediteur.
• Die Paletten, welche im Auftrag der Spedition geladen werden, werden an anderer Stelle für die Spedition zurückgegeben.
• Der Kreis schließt sich somit innerhalb eines einzigen Palettenkontos.

Okay – wir übernehmen das Ganze zu einem bestimmten Stichtag.
Die Mitarbeiterin übergibt uns dann das Palettenkonto und die letzten Abstimmungen.
Und wir beginnen ab diesem Zeitpunkt mit unserer Arbeit.

Doch bevor es losgeht, lasse mir gerne die bisherige Abarbeitung zeigen.
Das heißt, ich lasse mir den Ablauf zeigen.

Das hat zwei Gründe.

1. Zum einen hoffe ich, etwas dazu zu lernen.
   Ich glaube, ich kann von jedem Menschen etwas dazu lernen.
   Und die Chance möchte ich mir nicht entgehen lassen.
2. Und zum anderen sehe ich den Ablauf, sehe wie Palettenscheine und Nachweise der Spedition bereitgestellt wurden, usw.
   Wir können uns dann besser mit der Spedition, dem eigentlichen Tauschpartner, des Unternehmens auseinander setzen.

Dann alles auf los.
So wir haben die Konten, wissen wie bisher abgearbeitet wurde.
Ein Blick auf das letzte Palettenkonto verrät einiges.
Der Palettenstand beträgt am Monatsanfang 500 Paletten zu Lasten des Transportunternehmens.

Am Monatsende beträgt der Saldo 1.000 Paletten zu Lasten des Transportunternehmens.

Okay es fehlen im letzten Monat 500 Paletten.
Ich schau mir die Anzahl der reklamierten Paletten an.
67 Stück.
Mmh etwas wenig, oder?

Ich schau auf die anderen zurückliegenden Monate.
Da sieht das ähnlich aus.
Es gab ständig Palettenrechnungen.- Somit wurde der Saldo immer wieder auf Null gesetzt bzw. künstlich angeglichen.
Aber in keinem Monat wurde die tatsächliche Palettendifferenz reklamiert.

Effizienz als Maßstab in der Palettenverwaltung

Ich sagte es schon…
Durch mein Gespräch mit dem früheren Mitarbeiter(in) bekam ich heraus, wie die Dinge abgearbeitet wurden.
Er oder Sie gestand mir, dass sie früher circa 1 Woche benötigte, um das Palettenkonto abzustimmen.

Dann wurde er oder sie immer besser und schneller.
Mittlerweile wurde das Palettenkonto innerhalb von 2 Tagen abgestimmt.

Erst einmal super, oder?
Das nenn ich mal effizient.

Aber ist Effizienz wirklich der Maßstab?

Der Maßstab für ein Palettenkonto ist nicht Effizienz, sondern Effektivität.

Ich drücke es einmal so aus:

• Der Mitarbeiter benötigte zwei Tage um 67 Europaletten im Palettenkonto zu finden.
• Diese 67 Paletten wurden im nächsten Konto wieder gutgeschrieben.
• Der Mitarbeiter hat somit 67 Paletten gerettet, welche wahrscheinlich sonst weg wären.
  Er hat für seine Firma 67 Verlustpaletten, wieder geltend gemacht.

Coole Sache…

Aber ich kann es auch so beschreiben:

• Der Mitarbeiter hat in zwei Tagen 67 Paletten gefunden.
  Und dabei, aus was für Gründen auch immer, 433 Paletten übersehen.
• Die eigentliche Differenz beträgt 500 Paletten.
  Denn der Palettensaldo aus Vormonat minus Palettensaldo am Ende des neuen Monats sind nunmal 500 Paletten.
• Von diesen 500 Paletten wurden lediglich 67 Paletten reklamiert.
• Der Mitarbeiter hat dazu beigetragen, dass das Unternehmen in diesem Monat 433 Paletten verloren hat.

Die ganze Palettenabtimmung ist nach wie vor effizient.
Sie ist aber kein Stück effektiv.

Effizienz macht deine Arbeit immer schneller und einfacher.
Aber sie führt nicht zwanghaft zu einem positiven Ergebnis.

Effektivität wiederum, führt zu einem bestimmten vordefinierten Ergebnis.
Und dieses Ergebnis ist es, 500 Paletten zu finden, zu reklamieren und diese nachhaltig im Palettenkonto durchzudrücken.
Erst wenn diese Effektivität gegeben ist, kannst du dich um eine effiziente Abarbeitung kümmern.

Timothy Ferris bringt es in seinem Buch „Die 4 Stunden Woche“ auf den Punkt.
Jede noch so effiziente Arbeit ist unnütz, wenn diese nicht effektiv ist.

Ich gehe da noch ein Stück weiter und sage….

Und deshalb sage ich auch:

• Der Mitarbeiter hätte, bevor er irgendetwas tut, herausfinden sollen, wieviel Paletten er eigentlich reklamieren muss.
• Dann ein System schaffen um diese 500 Paletten auch wirklich im Palettenkonto zu finden.
• Und erst dann eine schnellere und bessere Methode integrieren, um die 500 Paletten effizienter zu finden.

Und solange er diese effektive Methode für Palettenprobleme nicht hat, kann der Mitarbeiter auch in den Urlaub fahren.

Ganz im ernst. Das ist sinnvoller.

Wenn dein System, deine Abarbeitung oder der betriebliche Prozess – wie immer du es nennst – keinen Erfolg hat….
Brich das ganze ab und mach auf keinen Fall weiter.

Es ist unnütze Zeit, unnütze Energie und du verballerst echt viel Geld.
Nimm dir einfach Zeit, fahr meinetwegen in den Urlaub und kreiere ein besseres, effektiveres System.

Im Urlaub kannst du dir eine Methode überlegen, welche auf dein Ziel ausgerichtet ist.
Das Ziel – Ich will ein Palettenkonto abstimmen – ist kein Ziel.
Stattdessen sollte dein Ziel lauten, dass du Summe X reklamieren willst.

In diesem Sinne:

Zusammenfassung:

• In der Palettenverwaltung musst du zwischen Effektivität und Effizienz unterscheiden.
• Die große Masse der Mitarbeiter sucht die Lösung aller Probleme in der Effizienz.
• Und dann stürzt man sich auf teure Software oder auf minderwertige Lösungen, welche aber eben nicht effektiv sind.
• Du solltest immer zuerst die Effektivität herstellen und erst dann die Effizienz.