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Palettenverwaltung optimieren heißt Schnittstelle optimieren


Palettenverwaltung ist vor allem auch Schnittstellenmanagement.

Wieso?
Eine Schnittstelle ist der Punkt an dem Daten, Informationen oder materielle Güter von einem System auf ein anderes übergehen.

Ich möchte Dir in diesem Beitrag zeigen, welche Schnittstellen bei der Palettenverwaltung vorkommen, welche Probleme es an den Schnittstellen gibt und wieso Du zukünftig Palettenprobleme schnittstellenbezogen sehen und auch lösen solltest.

Was ist eine Schnittstelle im Palettenmanagement?

Am besten am Beispiel….
Wenn du einem Mitarbeiter Geld gibst, dann geht das Geld von Dir zu deinem Mitarbeiter über.
Die Schnittstelle ist die Übergabe.
Der Geldfluss ist hier einseitig, daher fließt das Geld nur in eine Richtung.
Denn das Geld kommt lediglich von Dir und geht auf deinen Mitarbeiter über.

Okay….
Wenn ein Fahrer beim Absender leere Paletten tauscht, dann gehen diese Paletten ebenfalls vom Fahrer auf den Absender über.
Die Schnittstelle ist der Tausch.

Anders als beim Geld ist dieser Güterfluss aber zweiseitig.
Denn der Fahrer bekommt volle Paletten und gibt leere Paletten zurück.

Der Absender bekommt leere Paletten und gibt volle zurück.
Es handelt sich somit um zwei Warenflüsse.
Man kann auch sagen, dass es immer zwei Schnittstellen bei einem Tauschgeschäft gibt.

Palettenverwaltung hat aber unzähligen Schnittstellen

Bleiben wir beim Beispiel….
Nimm mal an, dass beim Absender A und Empfänger B alle Paletten “Zug um Zug” getauscht wurden.

Dann wäre die erste Schnittstelle die Übergabe der vollen Paletten von Absender A an den Fahrer.
Die Schnittstelle für das Palettenmanagement wäre demnach die Warenabholung.

Die zweite Schnittstelle ist die Rückgabe der Leerpaletten vom Fahrer an den Absender A.
Beim Zug um Zug Tausch wurde somit die gleiche Anzahl an Paletten getauscht.

Danach fährt der Fahrer zum Empfänger und tauscht dort ebenfalls Zug um Zug.
Er übergibt die vollen Paletten, natürlich mit Ware, komplett an den Empfänger.
Somit wäre die dritte Schnittstelle die Zustellung bzw. Warenauslieferung.

Und der Empfänger ist verpflichtet, die selbe Anzahl an leeren Paletten zurück zugeben.
Der Empfängertausch wäre demnach Schnittstelle Nummer 4.

Okay…
Bis jetzt sind es insgesamt 4 Schnittstellen.
Zwei Schnittstellen beim Absender und zwei Schnittstellen beim Empfänger.

Am Ende der Woche übergibt Dir der Fahrer die Papiere.
Die Übergabe der Papiere ist somit die fünfte Schnittstelle.

Du nimmst die Papiere und bebuchst das Palettenkonto.
Auch hier erfolgt eine Übergabe. Und zwar werden die Daten, welche bis jetzt nur in Papierform vorliegen in ein Palettenkonto erfasst.

Die Bebuchung des Palettenkontos wäre somit die sechste Schnittstelle.
Die Papiere werden dann an den Kunden verschickt, welcher diese entgegennimmt.
Diese Übergabe wäre dann schon die siebente Schnittstelle.

Der Kunden bucht ebenfalls die Paletten.
Dies wäre dann zwar nicht mehr deine unmittelbare Schnittstelle, aber bei einer Kontoabstimmung wird es zu deiner. Also haben wir hier die achte Schnittstelle.

Was ich mit diesem Beispiel zeigen will ist, dass bei einem normalen Transport von A nach B schon acht Schnittstellen existieren.
Acht Schnittstellen bedeuten, dass achtmal Daten, Informationen, Papiere, Paletten und Kommunikation fließt.

Gleichzeitig hieße dies auch….
Achtmal können diese Informationen verloren oder verfälscht werden können.

Kompliziert, schwierig und langwierig wird Palettenbuchhaltung immer dann, wenn Daten, Informationen oder Papiere – entweder falsch oder überhaupt nicht ankommen.

Umso mehr Schnittstellen, umso mehr Probleme in der Palettenverwaltung

Und eigentlich existieren noch mehr Schnittstellen.
Denn der Kunde übergibt Dir den Auftrag, dass von A nach B gefahren soll.
Auch bei dieser Schnittstelle werden Daten und Informationen getauscht, erfasst und weiter verarbeitet.

Viele Unternehmen erfassen diese Aufträge sofort und nicht erst, wenn die Papiere im Haus sind.
Somit können diese Unternehmen sicher stellen, dass auch jeder Auftrag berechnet wurde.
Falls Aufträge erst beim Papierrückfluss erfasst werden, kann ein Papierverlust auch einen Umsatzverlust bedeuten.

Wenn die Papiere bevor sie zu Dir kommen, noch durch weitere Abteilungen laufen oder wenn Du nach dem Buchen diese Papiere noch ablegst, hast du weitere Schnittstellen.

Also einigen wir uns darauf, dass Du bei einem ganz normalen Transport von A nach B bereits 10 Schnittstellen hast.
10 Schnittstellen bedeutet, 10 Gefahrenpunkte an dem Daten oder Informationen verfälscht oder verloren gehen können.

Das bedeutet weiter, dass du 10 Gefahrenquellen hast, für den Palettenverlust und unnötigen Zeitverzug.
Denn ein Palettenverlust rührt immer aus einem Informationsverlust.
Und dass Palettenbuchhaltung so aufwendig ist, liegt einfach daran – dass Daten, Informationen oder Papiere – falsch, gar nicht oder zum falschen Zeitpunkt bei dir eintreffen.

Wenn Daten, Frachtpapiere, Palettenscheine oder Information – verfälscht, zu spät oder gar nicht bei dir landen – machst du die Dinge immer wieder neu. Du bearbeitest Vorgänge zweimal, dreimal, viermal oder fünfmal.

Miss doch am besten jetzt einmal deine Schnittstellenanzahl und schreib Sie einfach mal auf.
Geh dazu am Besten von meinen 10 Schnittstellen aus und zähle einmal hinzu, was alles noch passiert, bevor ein Vorgang endgültig fertig ist.

So jetzt hast Du deine Schnittstellenanzahl, welche wahrscheinlich über 10 liegt.
Umso höher die Schnittstellenanzahl wird, umso gefährlicher wird es.
Denn die Wahrscheinlichkeit, dass an irgendeiner Stelle die Informationen verloren gehen oder verfälscht werden, steigt mit jeder neuen Schnittstelle.

Die Schnittstellenmenge ist der Grund dafür, warum Palettenverwaltung kompliziert ist.
Denn mit jeder neuen Schnittstelle steigt die Komplexität extrem an, da das Risiko für Datenverfälschung, Zeitverlust oder Informationsverlust erhöht wird.

Die Schnittstellenmenge ist der Grund für eine komplizierte Palettenabteilung

Glaub mir, es wird noch verrückter….
Lass mich einmal kurz einen Stückguttransport anhand seiner Schnittstellen skizzieren.
Der Kunde A übergibt einen Auftrag an den Spediteur.
Da es sich um ein Stückgutspediteur mit mehreren Niederlassungen handelt, führe ich die zwei Begriffe “Abgangshaus” und “Empfangshaus” ein.

Also der Kunde übergibt einen Transportauftrag an ein Abgangshaus.
Das ist die erste Schnittstelle.

Die meisten großen Spediteure arbeiten mit Scannern und die Fahrer bekommen die Daten auf die Scanner gespielt.
Somit muss eine Vorerfassung im Abgangshaus erfolgen.
Dies ist die zweite Schnittstelle.

Der Kunde übergibt seine Ware mitsamt Paletten und der Fahrer tauscht die Paletten.
Somit haben wir die Schnittstellen drei und vier.

Die Ware wird dann in einer Umschlagshalle des Abgangshauses angeliefert, welches die fünfte Schnittstelle ist.
Dann wird die Ware mit mehreren anderen Waren gebündelt und an ein Empfangshaus verschickt.
Somit haben wir den Warenausgang im Abgangshaus als sechste und den Wareneingang im Empfangshaus als siebente Schnittstelle.

Das Empfangshaus stellt jetzt die Waren zu.
Dazu werden diese auf die Subunternehmen oder eigenen Fahrzeuge verladen.
Dies bedeutet die achte Schnittstelle.

Der Fahrer fährt zum Empfänger liefert die Ware ab und tauscht die Paletten Zug um Zug.
Jetzt kommen die Schnittstellen neun und zehn hinzu.

Die Ablieferbelege werden entgegen genommen und die Paletten werden gebucht.
Das bedeutet eine Palettenbuchung im Abgangshaus und eine Palettenbuchung im Empfangshaus.

Außerdem bucht der Absender die Paletten ebenfalls.
Somit sind wir bei mindestens 13 Schnittstellen.
Auch hier gehe ich davon aus, dass die Papiere direkt in der Palettenbuchhaltung landen.

Alle weiteren Umwege erhöhen die Schnittstellenanzahl.
Natürlich müssen Belege auch wieder wegsortiert werden usw., was weitere Schnittstellen einbringt.

Aber es wird deutlich, dass im Stückgutverkehr mehr Schnittstellen existieren.
Viele große Stückgutspeditionen haben zusätzliche Hubniederlassungen und verteilen aus diesen Hubs die Warensendungen an die Empfangsniederlassung.
Auch dies würde bedeuten, dass mehr Schnittstellen hinzukommen.

Aber genug mit der Modellierung.
Ich fang jetzt mit den Problemen und den Lösungen an.

Schnittstellenprobleme in der Palettenverwaltung

Holen wir doch erst einmal das Beispiel mit dem Geld zurück.
Wenn du einem Mitarbeiter Geld gibst, dann geht das Geld von Dir zu deinem Mitarbeiter über.
Die Schnittstelle ist die Übergabe.
Der Geldfluss ist hier einseitig. Das Geld kommt lediglich von Dir und geht auf deinen Mitarbeiter über.

Ich frage Dich jetzt, was muss geschehen, damit der Geldtransfer akkurat abläuft?
Du musst das Geld zählen, welches Du übergibst und dein Mitarbeiter muss das Geld zählen, welches er bekommt.

Das ist eigentlich das ganze Geheimnis.
Auch bei jeder Palettentransaktion muss geprüft werden, ob der Palettenschein richtig ausgestellt wurde.
Es muss geprüft werden, ob die Palettenanzahl richtig erfasst wurde und es muss geprüft werden, wieviel Paletten übergeben oder übernommen wurden.

Wenn das genauso funktionieren würde, hätte Niemand Palettenverluste.
Aber scheinbar funktioniert es so nicht. Dabei ist genau das, die Musterlösung.

Da es aber oft eine Abweichung von dieser Musterlösung gibt, musst du untersuchen -warum es zu dieser Abweichung kam und es korrigieren.

Wenn Du nur die Fehler ausbügelst, gestaltest Du keine Palettenverwaltung.
Du verwaltest dann neben den Paletten auch Fehler und Probleme.
Und leider neigen viele Palettenbuchhalter dazu…

Palettenbuchhalter neigen dazu, nicht nur Paletten zu verwalten. Oftmals verwalten sie die Schnittstellenprobleme der anderen Abteilungen.

Und diese entstehen aus:

  • schlecht geschultes Fahrer- und Hallenpersonal
  • keinen eindeutigen Papierrückfluss
  • zu späte Auftragserfassung
  • schlechte Kommunikation im eigenen Haus
  • zwischenmenschliche Probleme
  • schlechtes Standing im Unternehmen
  • viel zu viele Schnittstellen

Hinzu kommt, dass Palettenbuchhalter oftmals Risikokonzepte entwickeln, welche völlig kontraproduktiv sind.
So lassen sie sich vom Fahrer, von Subunternehmen vorab Belege schicken.
Somit entsteht eine neue Schnittstelle, welche bewältigt werden muss.

Es werden Fehler verwaltet, umgangen und dabei entstehen neue Fehler, welche der Mitarbeiter ebenfalls abfangen will.

Oftmals sieht man in einer Palettenverwaltung tausende kleine Zetteleien. Dies sind alles erdachte Schnittstellen, um Fehler zu behandeln.

Ich muss dir wahrscheinlich nicht sagen, dass jede neue Schnittstelle, jeder kleine Denkzettel, jede Gedächtnisstütze – weitere Probleme mit sich bringt.

Aber was heißt das für Dich?
Fange doch bitte an, dass “warum” zu suchen.
Wenn Du den Grund der Schnittstellenfehler gefunden hast, entwirf Maßnahmen dagegen.

Diese Maßnahmen solltest Du aber nicht allein durchziehen, sondern jeder der damit zu tun hat.
Ansonsten wäre es nicht besser, als deine Zettellösung.

Wie lassen sich Schnittstellenprobleme abbauen?

Ich greife dazu einmal das Beispiel vom Direkttransport auf und wähle die erste Schnittstelle.
Der Kunde gibt Dir einen Transportauftrag, auf welchen nichts mit Paletten steht.
Die Ware wird somit lose verladen.

Also schickst Du ein Fahrzeug ohne Europaletten zum Kunden.
Jetzt stellt sich heraus, dass die Ware doch auf Europaletten verladen wird.

Für Dich ergibt sich jetzt das Problem, dass Du keine Paletten dabei hast und dem Kunden die Paletten zurück geben musst.
Da kein Palettentausch vereinbart wurde, ist es eigentlich nicht dein Problem.
Dennoch wird der Kunde von Dir diese Paletten einfordern.

Jetzt meine Fragen:

  • Wissen alle Mitarbeiter im Unternehmen, Disponenten, Fahrer, Verkäufer usw., wie Sie sich in diesem Fall zu verhalten haben?
  • Es sollte für diesen einen Fall genau eine Musterlösung geben, an die sich alle halten. Gibt es diese?
  • Der Verkäufer – welcher den Kunden gewonnen hat – weiß, wie er diese Probleme mit dem Kunden zu besprechen hat, oder?
  • Der Disponent weiß, was er zu tun hat. Der Fahrer weiß ebenfalls, was zu tun ist – oder nicht?

Oder handeln vielleicht alle nach besten Wissen und Gewissen?
Wenn das der Fall ist:

  • Dann will der Fahrer unbedingt laden.
    Er sieht ausschließlich seine Lenk und Ruhezeiten und möchte in dieser Woche noch etwas erreichen.
  • Der Disponent will die nächste Anschlusstour ebenfalls sichern.
    Er sieht den Umsatz mit diesem Kunden und den Umsatz der nächsten Fracht.
  • Der Verkäufer sieht den Gesamtumsatz des Kunden und möchte, dass dieser glücklich und zufrieden ist.
  • Der Mitarbeiter in der Palettenbuchhaltung sieht, dass dort wieder Paletten angeliefert werden müssen und er muss diesen Ausgleich zusätzlich veranlassen.
  • Der Controller bzw. Buchhalter sieht das Geld, welches bezahlt werden muss, für die zusätzliche Anlieferung der Leerpaletten.

Alle sehen diesen Vorgang anders und bewerten diesen nach Ihren eigenen Vorstellungen.
Es muss für diesen Fall eine Lösung erarbeitet werden, welche die beste für das ganze Unternehmen ist und alle Beteiligten müssen genau diese eine Lösung verfolgen.
Ansonsten verwaltest du das Problem auch noch beim nächsten Transport.

Ungelöste Probleme werden zu Standards. Und Standards kosten dich jeden Tag Zeit, Nerven und dem Unternehmen enorm viel Geld.
Du wirst niemals dafür bezahlt, Probleme zu verwalten – sondern nur dafür, dass du Probleme löst.

Also sprich mit Disponenten und Verkäufern.
Sie müssen mit dem Kunden sprechen.
Ihr könnt es euch nicht leisten, diesen Fehler zu einem Standard zu machen.

Und was für diese eine Schnittstelle gilt, gilt für die Probleme an jeder anderen Schnittstelle auch.
Musterlösungen entwerfen und Einhaltung einfordern, kontrollieren und kommunizieren.
Es gibt dann auch keine zwei Meinungen mehr.
Entweder das Musterverfahren wurde eingehalten oder es wurde nicht im Sinne deines Unternehmens gehandelt.

Jeder Disponent, jeder Verkäufer oder Leiter, welcher zulässt – dass diese Probleme zum Standard werden – schadet dem Unternehmen wissentlich.

Im Controlling weiß man…

Geld ist lediglich eine Maßeinheit für unternehmerischen Erfolg!!!

Und genauso, wie ein Thermometer die Raumtemperatur misst – gibt die Anzahl der Geldeinheiten den Unternehmenserfolg wieder.

Verkäufer, Disponenten, Niederlassungsleiter oder auch Inhaber freuen sich über große Umsätze.
Denn, wie bei jedem Messgerät freut man sich, wenn dieses nach oben steigt.
Im Paletten Controlling weiß man jedoch, dass eine hohe Gradzahl überhaupt nichts bringt – wenn das Fenster weit offen steht.

Und so ist es…
Wenn diese Probleme nicht gelöst werden, bleibt das Fenster speerangelweit offen und das Geld, welches vorne verdient wurde – fliegt hinten zum Fenster heraus.

Was aber schön ist…
Die Sichtweise auf Schnittstellen führt Dich außerdem weg von den Symptomen eines Problems und führt Dich mehr zur echten Ursache der Probleme.
Wenn Du die Schnittstellenprobleme mit deinen Mitarbeitern lösen kannst, wirst Du Palettenverluste minimieren, Kosten und auch Zeit sparen.
Du veränderst dabei das komplette System.

Fazit
Ich fasse noch einmal zusammen.
Jedes Unternehmen hat Schnittstellen nach außen und auch nach innen.

An jeder Schnittstelle können Informationsverluste entstehen.
Es sollte deshalb immer geprüft werden, ob nicht Schnittstellen aufgehoben werden können.
Nichts ist verheerender als überflüssige Schnittstellen.
Die Wahrscheinlichkeit eines Verlustes steigt mit jeder zusätzlichen Schnittstelle.
Deshalb ist es wichtig Dinge – so einfach, wie nur möglich zu machen.

Wenn Du die minimale Anzahl an Schnittstellen für dein Unternehmen hast, dann versuche Probleme an den Schnittstellen zu erkennen.
Begegne diesen Problemen, indem Du Musterlösungen entwirfst.

Diese Musterlösungen gelten für alle Mitarbeiter des Unternehmens.
Jeder weiß dann wie er sich im “Brandfall” zu verhalten hat.
Diese Lösungen sollten so einfach und verständlich, wie nur möglich, sein.

Versuche immer Fehler im System zu sehen und nie beim Mitarbeiter.
Die meisten Menschen versuchen Ihre Mitmenschen zu ändern, anstatt Systeme zu ändern.

Wenn Du das Problem beim Kunden oder Mitarbeiter suchst, bist Du ganz weit weg von der Lösung.
Durch Änderung von Systemen ändern sich alle Beteiligten zwangsweise mit.

Werde zum Systemgeber für die Palettenverwaltung!


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Vielleicht kann dir einer unserer externen Palettendienstleister weiter heffen.

Im Netzwerk findest du Händler, Reparaturservice, Berater, Coaching oder externe Palettenverwalter.

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Über den Autor:

Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Autor und Inhaber von ScioDoo.

Das Ziel von ScioDoo ist es, dass du hier Informationen findest, welche du für deinen Alltag, Schule, Studium oder eine betriebliche Weiterbildung brauchst.

Ich gebe zu...

Am Anfang meiner speditionellen Laufbahn wollte ich nie in die Palettenverwaltung.

Aber es stellte sich für mich als Super-Chance heraus.

Denn 2013 gründete ich mein erstes Unternehmen OutPack und bin seitdem mit Palettenbuchhaltung selbstständig.

Krass, oder?

Aber das wirklich Coole dabei ist. - Mein Team und ich können wirklich helfen. Denn viele Transportunternehmen verlieren richtig viel Geld durch Palettenschwund.

Und wir sorgen dafür, dass dies nicht mehr passiert. Unser Erfolg macht uns stolz und die Dankbarkeit, welche wir dadurch erfahren, erfüllt uns mit Glück.

Um dir bei deiner Palettenverwaltung auch helfen zu können, haben wir einige Übersichtsseiten und Artikel veröffentlicht. Wenn du willst, kannst du diese lesen. Du bekommst echt wertvolle Tipps und einen Einblick in unsere Arbeit.

Nicht schlecht, oder?

Also viel Spass beim Lesen und bis später vielleicht.

LG Mathias Mücke


Tasse

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