Palettenproblem als Systemfehler betrachten und lösen

Schlagwörter: Palettenverwaltung

Oft sind Palettenprobleme reine Systemprobleme, welche ganz woanders entstehen.

Und deshalb solltest du, um eine dauerhaft erfolgreiche Palettenverwaltung zu führen, in deinen Betriebsprozess gewisse Spielregeln einbinden.
Denn nichts ist so einfach wie Regeln und Musterprozesse.

Weiterhin schön ist…
Du kannst die Einhaltung dieser Spielregeln überwachen und auch mit Kennzahlen versehen.
Hier ist die Liste der wichtigsten Antreiber für dein Palettenkonto.

Zeit ist Gift für jede Palettenverwaltung

Angenommen ich würde die Transportpapiere von meinem Kunden erst zwei Monate später bekommen – Was dann?

Du solltest wissen…
Ein wesentlicher Teil meines Auftrages besteht darin, dass ich Fahrzeugkonten kontrollieren und abstimmen soll.

Wenn ich nach zwei Monaten feststelle, dass bei einem Fahrzeug – Unterschriften, Palettenscheine oder Ähnliches fehlt – wen soll ich dann anrufen.

Mal ehrlich…
Den Fahrer brauch ich nicht mehr fragen, wo die Paletten hin sind.
Schuld hat dann auch nicht mehr nur der Fahrer, sondern auch der schlechte Systemablauf.
Hab ich doch recht, oder?

Palettenverwaltung lebt vom Ablauf der Abrechnung

Ich glaube dies ist das A und O.
Wenn du die Transportpapiere zu spät oder in einem unvollständigen Zustand erhältst, kannst du einpacken.
Die Zeit, welche du mit der Zusortierung, Datenaufbereitung verbringst – kostet dich extrem viel Zeit.

In größeren Speditionen bemerkt man dies immer wieder.
Denn diese denken in Abteilungen und nicht an Gesamterfolg.
Dies führt dazu, dass der operative Prozess stark vom administrativen getrennt wird.
So werden Transportaufträge nachträglich oder zu spät geschrieben, Palettenscheine nachgeschrieben usw.
Das Ergebnis ist, dass du diese verlorene Zeit kaum oder gar nicht aufholen kannst.

Wenn die Daten bei dir in der Palettenbuchhaltung nicht als Gesamtpaket, sondern gestückelt landen – kannst du gleich in eine Glaskugel schauen.
Du wirst die gleichen Dinge immer tausendmal anfassen müssen.

Komplizierte Abläufe sind meistens nur der Tatsache geschuldet, dass verschiedene Bruchstücke zusammengesetzt werden müssen.
Kommen beispielsweise Lieferscheine, ohne Transportauftrag zu dir – kannst du suchen.
Gleichzeitig musst du suchen, ob du diesen Lieferschein nicht doch schon gebucht hast.

Fehlen Liefer- und Palettenscheine bei den Papieren und diese werden später nachgerecht, kannst du ebenfalls prüfen, ob diese Paletten schon einmal gebucht wurden – oder nicht.
Und das alles nur, weil der Ablauf im Unternehmen nicht klargestellt ist.

Durch den falsch gesteuerten oder unzureichenden Papierrückfluss, wird eine Palettenverwaltung künstlich verkompliziert, aufgebläht und provoziert Fehler.
Diese Fehler führen dann zu Folgeprozessen, wie nachträglichen Buchungen, Nachforschungen, Prüfungen und jede Menge vertrödelte Zeit.

Am Ende fragt man dich, was du da so den ganzen Tag machst.

Aber glaub mir, das fragen nur Leute, welche noch nie in dieser Abteilung gearbeitet haben.
Denn Leiter, welche Ahnung von diesem Prozess haben – wissen, dass der Abrechnungsablauf das Futter oder das Gift für jede Palettenabteilung ist.

Was heißt das für dich?
Du solltest den Ablauf in der Abrechnung überwachen.
Denn Palettenscheine, Lieferscheine usw. sollten so schnell wie möglich und natürlich vollständig bei Dir eintreffen.

Dauert es zu lange, verschleppst Du Palettensalden.
Das bedeutet, dass die Salden womöglich nicht stimmen bzw. nicht stimmen können, weil eben zwischendurch immer Belege fehlen.
Dies führt dann dazu, dass du Palettenverluste hast, welche Du nicht erklären kannst.

Das führt weiterhin dazu, dass jede Palettenbuchhaltung deutlich komplizierter wird, als es eigentlich vorgesehen ist.
Die Komplexität führt wiederum dazu, dass die Problemlösung komplizierter und zeitaufwendiger wird.
Das Resultat ist klar: Dir fehlt am Ende Zeit.
Du befindest dich dann in einer Abwärtsspirale, welche kaum aufzuhalten ist.

Fragen, welche du Dir stellen solltest, lauten:

1. Wie lange brauchen Papiere bis diese zu mir kommen?
2. Wie lange sollte die durchschnittliche Durchlaufzeit sein?
3. Bei welcher maximalen Durchlaufzeit schlage ich Alarm?
4. Wie kann die Durchlaufzeit optimiert werden?
5. Gibt es Abläufe im Unternehmen, welche den Papierfluss hemmen?

Jedes Transportpapier sollte entsprechend überwacht werden und mit einer Statusmeldung versehen werden.

1. Wann war der Transport?
2. Wann waren die Papiere im Unternehmen?
3. Wann waren diese bei mir?

 
Es ergeben sich dadurch Kennzahlen, wie

1. Durchlaufzeit in Tagen: Das ist die Differenz zwischen Abarbeitungsdatum und dem Transportdatum
2. Liegezeit: Die Differenz zwischen der Abarbeitungszeit (Wie lange brauchst du zum Abarbeiten) und der Durchlaufzeit

Bitte unterschätze diese Werte nicht.
Da diese Regeln die wichtigsten für Palettenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung sind, haben wir in unserem Palettenprogramm gerade für den Papierrückfluss eigene Module entwickelt.

Ein Palettenkonto sollte immer beidseitig gebucht werden

Es ist logisch, dass Du für die Palettenbuchhaltung eine doppelte Buchführung brauchst.
Denn wenn Du Paletten beim Kunden lädst und dem Kunden dann die Paletten gutschreibst, solltest Du auch immer einen Frachtführer belasten.

In der Finanzbuchhaltung spricht man von Mittelherkunft und Mittelverwendung.
Und in der Palettenbuchhaltung bezeichne ich dies als Palettenherkunft und Palettenverbleib.

Einseitige Buchungen sind intransparent

Dies ist in der Finanzbuchhaltung auch so und laut dem Transparenzprinzip muss eine doppelte Buchführung erfolgen.

In der Palettenbuchhaltung ist dies ganz ähnlich.
Wenn Du mit deinem Kunden ein Palettenkonto führst, ist es klar, wo die Paletten herkommen.
Mittel- bzw. Palettenherkunft wird dann im Kundenkonto als Gutschrift abgebildet.

Mittelverwendung bzw. Palettenverbleib wird normalerweise auf ein Frachtführer- bzw. Fahrzeugkonto gebucht.
Falls du dies nicht tust, wird die Sache intransparent.

Der komplette Palettenverbleib bleibt für immer unklar.
Dies muss zwangsläufig zu Palettenverlusten führen.
Also führe neben dem Kundenkonto immer auch ein Palettenkonto mit dem Frachtführer bzw. mit deinem Fahrzeug.

Bedenke auch…
Wenn Du beim Prüfen des Kundenkontos feststellst, dass der Saldo zu hoch ist und Dich erst dann mit dem Palettenverbleib beschäftigst, kostet Dich das mehr Zeit, als hättest Du es sofort getan.

Außerdem wird dann das Prüfen des Palettenverbleibes so kompliziert, dass Du am Ende für die einfachsten Dinge enorm Zeit aufbringst.
Denn jede Zeitverschiebung macht ein Problem komplizierter und größer.

Das Resultat ist klar: Dir fehlt am Ende Zeit.
Die Abwärtsspirale dreht sich und zwar nicht zu deinen Gunsten.

Paletten Abstimmung mit Rücklauf

Du solltest stets im Blick haben, welche Konten abgestimmt wurden und welche nach wie vor offen sind.
Außerdem solltest du prüfen, welche Fahrzeuge Verlustpaletten erwirtschaftet haben und welchen Fahrer du schulen solltest bzw. sogar musst.

Es bringt nämlich gar nichts, wenn Du fleißig buchst und niemand es anerkennt.
Stattdessen kommt irgendwann vom Kunden oder Frachtführer die Rückmeldung, dass die Konten nicht stimmen.
Aber dann sind bereits einige Wochen, gar Monate oder Jahre ins Land gezogen und wer will diese Konten dann noch
aufarbeiten.

Der Zeitverzug führt dazu, dass die Probleme an Komplexität zunehmen.
Dadurch wirst du mit der verspäteten Problembekämpfung mehr Zeit verbringen, als wenn diese zeitnah erfolgt wäre.
 
Bedenke dabei auch immer, wenn Du auf einem Konto eine Buchung berichtigst, musst Du diese, aufgrund der doppelten Buchhaltung, auch auf einem anderen Konto berücksichtigen.
 
Dies führt immer zu Frust bei Dir und deinen Tauschpartner.
Es kommt zu unnötigen Spannungen, Hin- und Herbuchen, zu Kommunikationsbedarf usw.
Am Ende verbringst du Zeit bei Meetings, wo du dich für deine Palettenbuchungen rechtfertigen musst.
Das Resultat ist auch hier klar: Dir fehlt am Ende Zeit.

Setze für die Abstimmung des Palettenkontos einen Zeitraum fest

Darauf aufbauend solltest Du auch immer die Zeitspanne für die Abstimmung betrachten.
Fragen welche Du Dir stellen solltest lauten:

• Wie lange braucht der Kunde um mein Konto abzustimmen?
• Wie lange brauche ich um das Kundenkonto abzustimmen?

 

Gerade wenn Palettenkonten über Monate verschleppt werden und dann Probleme auftreten, wie z.B. dass Belege nicht anerkannt werden, wird es richtig schwierig diese anzufordern.
Je länger Palettenkonten liegen, umso schwieriger ist es Problemfälle in diesen Konten nachträglich zu klären.
 
Hier solltest Du eine ähnliche Herangehensweise fordern, wie in der Abrechnung.

• Rücklaufzeit in Tagen: Dies ist die Differenz in Tagen, wann Du das Palettenkonto verschickt hast und wann Du es abgestimmt zurück bekommen hast.
• Oder wann Du ein Konto bekommen hast und es reklamiert zurück geschickt hast.

Dabei solltest Du feste Zeitwerte bestimmen und Dich nach diesen richten.
Vom Kunden eine Rückantwort zum Palettenkonto anzufordern – ist kein Verbrechen, sondern dient dem Schutz deiner Vermögens- und Zeitressourcen.

Auch hier wird klar…
Wenn du es nicht tust, fehlt dir am Ende Zeit.

Außenstände im Palettenkonto schnell einfordern

Außenstände sind auch immer ein Zeichen für Palettenverluste.
Nehmen die Fahrzeugkonten oder Frachtführerkonten rapide zu, solltest Du Rücksprache halten.

Stell Dir nur vor, die Konten weisen immense Summen auf und der Frachtführer fährt nicht mehr für Dich oder Dein Fahrer kündigt.
Dann läufst Du den Dingen ewig hinterher.

Deshalb sollte der Buchbestand (Bestand auf dem Palettenkonto) wöchentlich mit dem tatsächlichen Bestand auf dem Fahrzeug verglichen werden. 
Das gleiche gilt für Kundenkonten.
Sind die Bestände zu hoch, musst Du Palettenkonten so schnell wie möglich ausgleichen.

Falls du die Salden nicht beobachtest und irgendwann in Rechnung stellst, werden Tauschpartner das Gespräch suchen.
Alle tuen dann so, als hätten sie noch nie etwas von diesen hohen Salden gehört.
Dann sitzt du in Meetings und verschwendest Zeit.

Rücklaufquote an Paletten beobachten

Wenn Du Palettenkonten bebuchst, solltest Du die Rücktauschquote nicht vernachlässigen.
Die Rücktauschquote ist das Verhältnis zwischen geladenen vollen Paletten und getauschten leeren Paletten bei Abholung.
Ist diese Quote auf den Kundenkonten hoch, sparst Du zusätzliche Leertransporte.
 
Ist die Rücktauschquote auf Fahrzeugkonten hoch, weißt Du dass alles in Ordnung ist.
Falls diese Quote fällt, der Fahrer also übermäßig viel lädt und nie zurücktauscht, weißt Du dass irgendetwas nicht stimmt.

In diesem Fall solltest du reagieren.
Denn nachträgliche Problembehandlungen kosten dich immens viel Zeit.

Bleibt zu sagen…

Beliebte Zeitverschiebungen in der Palettenverwaltung

• Palettenscheine sollen nachträglich angefordert werden
• Palettenscheine aus dem Umschlagsbereich kommen gestückelt und nicht nach Nummern sortiert in die Palettenverwaltung
• Dispositionsaufträge werden zeitversetzt geschrieben
• Subunternehmer können Transportpapiere irgendwann einreichen
• keine Kontrolle der Transportpapiere auf Vollständigkeit
• Palettenaußenstände werden nicht berechnet
• schlechte oder keine interne Kommunikation zwischen operativen Abteilungen und Palettenverwaltung
• Kunden wollte man im Verkaufsgespräch das Palettenthema ersparen
• Verkäufer wollen den Kunden nicht mit Palettenproblemen belästigen
• Disponenten lassen Paletten irgendwo stehen
• Subunternehmen dürfen keine Palettenrechnung bekommen
• im Umschlag findet keine Vorsortierung nach A, B und C Paletten statt
• Leerpaletten werden nicht regelmäßig gezählt und somit wird der Diebstahl nicht festgestellt
• keine solide Leerpalettenannahme und Ausgabe
• Unternehmensführung stellt das Palettenproblem ganz hinten an

Glaub mir bitte…
Die Liste könnte 10-mal so lang sein.
Eines wird allerdings klar – Die Probleme entstehen in anderen Abteilungen.
In der Palettenbuchhaltung schlagen diese aber auf und diese soll die System-Probleme lösen.

Somit hast du die Zeitkomponente und die Informationskomponente immer gegen dich.
Und letztendlich fragt man noch, was die Leute in der Palettenverwaltung den ganzen Tag so machen.
Krass, oder?

Fazit:

• Es läuft darauf hinaus, dass die Zeit dein größter Feind ist.
  Werden Papierrückflüsse, Abstimmungen usw. zeitlich verschoben, nehmen Probleme zu.
  Außerdem führt dies zu Komplikationen, welche in der Handhabung weitaus zeitintensiver sind, als wenn Du diese zeitnah geklärt hättest.
• Du solltest somit immer die Zeit überwachen und optimieren.
  Dem Zeitaufwand solltest Du alles unterordnen.

Dir sollte klar sein, dass diese Fehler das Gift für jedes Palettenkonto sind.
Die zeitliche Verschiebung des Problems führt dazu, dass Probleme erst kompliziert werden und zeitintensiv gelöst werden müssen.
Dies hat immer zur Folge, dass zeitabhängige Lohnkosten und Palettenverluste immens ansteigen.

Also mache es einfach, mache es schneller. Denn einfach ist immer besser.

Räum deine Hütte auf und lass dich nicht vertrösten.
Du bezahlst den gesundheitlichen Preis für diese Arbeit und niemand Anderes.

Bedenke immer….