5 Palettenbuchhaltung Motivationhilfen
Der Vorgang des Paletten buchen bzw. Palettenbuchhaltung ist mitunter schwer und zäh.
Wir alle kennen Das….
Man steht morgens auf und hat so gar keine Lust – weder auf Arbeit, noch auf Lernen, Sport oder was du sonst so machen musst.
Meistens ist dann das Wetter auch dementsprechend schlecht und man denkt sich: „Warum bleibe ich nicht einfach im Bett?“
Der Gedanke daran, dass heute ein „Haufen Arbeit“ für Dich bereit liegt, macht die Sache nicht besser.
In diesem Beitrag möchte ich Dir meine Top 5 Motivationshilfen vorstellen, welche mir jeden Tag helfen, den inneren Schweinehund zu überwinden.
- Fokussiere dein Warum!
- Verkaufe Deine Arbeit und deine Probleme!
- Verändere Deine Erwartungshaltung und freue Dich auf dein Wachstum
- Lächle, wenn Du Spass und vor allem wenn Du Frust hast
Was ist mein „Warum“?
Diese Frage stellst du Dir eigentlich nie, oder?
Ich möchte Dir eine kleine Geschichte erzählen, von meinem täglichen Arbeitstag.
Vielleicht hilft sie Dir bei der Suche nach „deinem Warum“ weiter.
Ich komme frühmorgens auf Arbeit.
Das Erste, was ich dann mache ist, den Postkasten zu entleeren.
Ich nehme also sämtliche Briefe und Pakete aus diesem Postkasten.
Manche davon sind leicht und manche schon ziemlich schwer.
Diese Pakete nehme ich dann mit hoch in mein Büro.
Ich mache danach meinen Rechner an und koche mir erst einmal einen Kaffee.
Nachdem ich den Rechner hochgefahren habe und mein Emailprogramm läuft, stelle ich fest, dass circa 30 neue Emails im Eingang sind.
Die meisten dieser Emails enthalten Anhänge mit zahlreichen Lieferscheinen, Palettenscheinen und sonstigen Frachtdokumenten aus der letzten Woche.
Andere Emails sind Antworten von Empfängern, welche mir nachträglich Unterschiften zu Lieferscheinen gegeben haben.
Ich mache als Nächstes meine Pakete auf und stelle fest noch mehr Frachtpapiere von anderen Kunden.
Also sag ich mir „ran an den Speck“.
Ich fange also an, die Emails meiner Kunden – Stück für Stück abzuarbeiten.
Dazu öffne ich die einzelnen Anhänge und buche die Paletten für jedes Fahrzeug.
Dabei stelle ich beim ersten Fahrzeug schon fest, dass Paletten am Ende der Woche fehlen.
Ich rufe dazu den Fahrer an und befrage ihn.
Er gibt mir eine Erklärung, dass ein Kunde den Absendertausch nicht unterschrieben hat.
Na toll. Ich weiß selbst, dass spätestens bei der Kontoabstimmung mit dem Auftraggeber meines Kunden, dieser Nachweis so nicht anerkannt wird.
Also schreibe ich eine Email an den Absender des Transportes und bitte ihn den Tausch nachträglich zu bestätigen.
Noch das Frachtdokument angehängt und dann heißt es „Wiedervorlage in zwei Tagen“.
Gleich beim ersten Fahrer so ein Mist, kann einen schon einmal den Tag versauen.
Geht dir ähnlich, oder?
Aber machen wir weiter.
Bei den nächsten drei Fahrzeugen des Kunden ist alles in Ordnung.
Da der Kunde nur vier Fahrzeuge durch mich überwachen lässt, bin ich mit der ersten Mail durch.
Jetzt warten die nächsten 29 Emails.
Die nächsten drei sind Emails, in denen mir der Tausch nachträglich bestätigt wurde.
Ich trage diese also aus meiner Wiedervorlageliste aus, buche die Paletten gleichlautend und speichere mir die Dokumente.
Die letzten Mails enthalten alle aktuellen Lieferscheine und Frachtdokumente.
Ich kann also durchweg die Paletten je Kunden bzw. je Fahrzeug buchen.
Bei einem Fahrzeug stelle ich wiederum fest, dass die Wochenüberträge in den Paletten nicht stimmen.
Ich rufe dazu den Fahrer an und er sagte mir, dass er diese Paletten beim Transportunternehmen auf dem Hof entladen hat.
Und zwar gleich Montagmorgen.
Ich schreibe also meinen Kunden an und las mir dies bestätigen.
Auch hier verwende ich die Wiedervorlage.
Nachdem ich tagein tagaus diese Buchungen vollzogen habe, erhalte ich am Monatsende Palettenkonten von diversen Auftraggeber.
Ein Kunde von mir hat jeweils eine Spedition für die er fährt.
Aber andere Kunden fahren gleich für drei und vier Speditionen jeden Monat.
Von all diesen Speditionen bekomme ich die Konten und drucke dann so in etwa 250 bis 450 Seiten Kontoauszüge.
Cool, oder?
Als allererstes nehme ich mir einen dieser Kontoauszüge und schaue mir die Salden an.
Der Saldo aus dem Vormonat beträgt 321 Paletten.
Der jetzige Saldo liegt bei 791 Paletten und 21 Gitterboxen.
Ich weiß somit, dass ich jetzt 470 Europaletten und 21 Gitterboxen im Konto finden muss und dann nachweisen muss, dass lediglich die Palettenscheine durch die Spedition nicht gebucht worden sind.
Also kontrolliere ich Buchung für Buchung.
Mitte des Kontos schau ich schon einmal nach, was und wie viel ich bis jetzt gefunden habe.
Gerade einmal 63 Paletten, dafür aber schon die kompletten Gittterboxen.
In meinem Kopf rattert es.
Ich denke mir, wenn Unterschiften oder Paletten gefehlt hätten, hätte ich dies schon in den laufenden Buchungen bemerkt.
Warum finde ich jetzt nur so wenige Paletten?
Ich bleibe aber ruhig und vertraue meinen Fähigkeiten.
Und ich hatte Recht.
Am Ende des Monats habe ich insgesamt 478 Paletten und 21 Gitterboxen nachgewiesen.
Diese Reklamation zum Konto schicke ich mit allen fehlenden Nachweisen zur Spedition und bitte um Einarbeitung der fehlenden Buchungen.
In meiner Wiedervorlage speichere ich jetzt jede einzelne Buchung ab und erst, wenn diese im nächsten Kontoauszug eingearbeitet sind, nehme ich diese dort wieder heraus.
Meinem Kunden schicke ich ebenfalls eine Email und erläutere ihm den Sachstand.
Im nächsten Monat sind von meinen reklamierten 478 Europaletten und 21 Gitterboxen lediglich 21 Gitterboxen und 399 Europaletten zurückgeschrieben worden.
Ich nehme dann meine Wiedervorlage und trage die Positionen aus, welche berücksichtigt worden sind.
Die restlichen Positionen sind der Anfang für die nächste Abstimmung.
Dieser eine Tag an dem die Palettenkonten kommen und ich diese für meine Kunden abstimmen darf, erklärt die ganze Mühe und Arbeit der restlichen Tage.
Zu diesem Zeitpunkt habe ich alle Unterschriften, alle Differenzen mit den Fahrern geklärt und bin bereit – die Konten meiner Kunden zu verteidigen.
Das Gefühl, dass sich alles klären lässt, verleiht mir den ganzen Monat über die Kraft die Dinge für meine Kunden anzugehen.
Dies ist der Grund für meine tägliche Disziplin und die konsequente Umsetzung beim Buchen der Paletten.
Es macht mich stolz, dass ich diese Kraftübung Monat-für-Monat schaffe.
Ich gebe zu….
Etwas Nervenkitzel ist bei der jeder Abstimmung dabei.
Aber wenn du dann am Ende auf die einzelnen Positionen schaust, die Summen an reklamierten Paletten siehst – ist dies schon ein cooles Gefühl.
Vielleicht geht es dir ähnlich.
Mein Warum ist sicherlich, dass ich vor allem unsere Kunden vor finanziellen Schaden bewahren möchte.
Aber da du – auch als Angestellter – selbst Dienstleister für dein Unternehmen bist, geht es dir vielleicht ähnlich.
Tipp 2: Verkaufe deine Arbeit besser
Mit dem Verkauf ist, der Verkauf an sich selbst gemeint.
Jemand, der jeden Tag über seine Arbeit meckert – verkauft sich selbst und seine Arbeit schlecht.
Und gerade deshalb hilft einem die Fokussierung auf das Warum immer weiter. Denn durch das „Warum“ bist du in der Lage, die Möglichkeit zu erkennen und kannst dir dann deine Arbeit selbst besser verkaufen.
Was meine ich damit?
Wenn Du morgens anfängst mit Gedanken, wie
- „ich muss heute noch 200 Transportpapiere buchen“
- und noch „20 Palettenkonten abstimmen“
Dann ist dies frustrierend.
Versuche doch einmal Satzanfänge wie „Ich muss“ oder „Ich soll“ aus deinem Wortschatz zu streichen.
Bessere Formulierungen sind immer „ich werde“ oder „ich möchte“.
Wieso ist dies so wichtig?
Du signalisierst Dir selbst eine bessere Haltung zu deiner Arbeit.
Ich selbst verwende gelegentlich auch Formulierungen, wie „Ich muss heute noch 30 Lieferscheine buchen“.
Aber ich bemerke dann selbst meine schlechte Wortwahl und versuche diese beim nächsten Mal zu ersetzen.
Du kannst also ein Frühwarnsystem für deine Wortwahl installieren und somit einfach schlechte Formulierungen erkennen und diese durch bessere austauschen.
Durch eine schlechte Wortwahl steigerst du nur die Frustration.
Aber wenn du anfängst, mit besseren Worten eine bessere Haltung zu bestätigen, schmälerst Du allmählich den Raum für Frust.
Irgendwann könntest Du ja einmal versuchen zu sagen: „Ich möchte oder ich will heute noch Palettenkonten abstimmen“.
Die Signale, welche du Dir selbst sendest, bewirken eine ganz andere Haltung.
Mach das drei Wochen lang und du bist ein anderer Mensch.
Glaub mir.
Tipp 3 & 4: Verändere Deine Erwartungshaltung und freue Dich auf dein Wachstum
Erwartungen sind immer mies.
Denn jede Erwartung schafft schon einen gedanklichen Raum, welcher automatisch ein Übel mit sich bringt.
Nehmen wir mal an…
Du hast große Erwartungen an ein bestehendes Unheil.
Und tatsächlich tritt es ein.
Dann hast du vor dem Eintreten, deine Zeit mit schlechten Gedanken verschwendet und nach dem Eintreten hast du diese bestätigt.
Was hast du dabei gewonnen?
Nichts, oder? – Warum tust du es dann?
Nächste Frage…
Nehmen wir, du hast große Erwartungen an etwas Schönes.
Dieses schöne Erlebnis tritt ein und du kannst dich daran erfreuen.
Was haben die Gedanken dir dann eingebracht?
Ebenfalls nichts, oder?
Aber jetzt kommt’s…
Der ganze normale stinkende Erwartungsmist des Tages, ist das eigentliche Problem.
So zum Beispiel:
Du sagst deinen Mitarbeiter XYZ, dass sie irgendetwas erledigen sollen.
Sie tun es nicht und du bist erbost.
Wieso?
Na weil du ein Ergebnis erwartest, welches nicht eintrat.
Das Problem sind dann aber nicht die Mitarbeiter, sondern du mit deiner Erwartung.
Die Frage, welche sich dann immer stellt…
Was führte jetzt dazu, dass ich so erbost bin?
Die Mitarbeiter, das schlechte Ergebnis oder die Erwartung.
Sieh es mal so…
Die Mitarbeiter sind vor dem Ergebnis und nach der getätigten Arbeit immer noch die Selben.
Das einzige, was sich wirklich verändert hat, ist dein Gefühl zur Sache.
Und dieses Gefühl wurde durch eine falsche Erwartungshaltung ausgelöst.
Nun zurück zur Palettenverwaltung…
Wir bekommen jeden Monat Palettenkonten.
Zuerst berechnen wir, wie viele Paletten in den Konten fehlen müssen.
Dies erschreckt einen beim ersten und beim zweiten Mal.
Doch wenn man zweimal oder dreimal den Erfolg feiern konnte und alle Positionen reklamieren konnte, dann wächst in einem selbst das Gefühl, dass man dieser Aufgabe gewachsen ist.
Man empfindet es später nicht mehr als Problem, da man die Lösung schon tausendmal erarbeitet hat.
Du wächst also an deiner Aufgabe.
Kleine Probleme werden anfangs immer als Problem wahrgenommen.
Dann löst Du dieses Problem und ziehst weiter.
In deinem Inneren passiert etwas Verblüffendes…
Denn dann wird diese Art Problem, nicht mehr als Problem angesehen, sondern nur noch als unerledigt.
Und dann bist du als Palettenproblemlöser in der Lage, immer größere Probleme zu lösen.
Der Weg dorthin ist das Lösen der einzelnen Probleme.
Und letztendlich wird die Erwartungshaltung eine Andere.
Denn du erwartest nämlich Probleme und freust dich darauf, diese zu lösen.
Schließlich weißt du ganz genau, dass du dadurch in Zukunft nur noch besser wirst.
Problemlösung ist ein Sport, welchen du mit kleinen und großen Problemen trainieren kannst.
Je größer das Problem, desto größer wird der Trainingseffekt sein.
Cool, oder?
Somit wird die Erwartungshaltung komplett abgeändert.
Aus einem Problem wird eine Motivation.
Und aus einer schlechten Grundposition wird eine riesige Möglichkeit, diese zu ändern.
Denn bei jedem Problem, welches du bewältigst – bekommst du immer ein Geschenk.
Das Geschenk heißt Stolz und Wachstum.
Somit bekommen Probleme auch eine ganz andere Bedeutung.
Du wirst zu einem Problemerwarter.
Und dann freust du Dich immer dann am Meisten, wenn Probleme auftauchen.
Denn diese versprechen Dir ein geistiges Wachstum, eine andere Sichtweise auf dich.
Und umso schwieriger die Probleme sind, umso mehr Wachstum halten sie für Dich bereit.
Gar nicht so schlecht, oder?
Du musst den Deal nur eingehen.
Tipp 5: Lächle, wenn Du Spass und vor allem wenn Du Frust hast
Lächeln und Lachen ist die beste Medizin.
Immer wenn du ein grimmiges Gesicht ziehst, wird deine Welt automatisch grauer.
Das ist so, weil deine Realität nur ein Spiegelbild deines Inneren ist.
Wenn du eine Abwehrhaltung gegen gewisse Menschen, gegen gewisse Arbeit oder anderes hast – bekommst du genau das.
Denn Frust ist immer ein Frustvermehrer.
Diese pflanzt sich in deinem inneren fort.
Ich sehe jeden Tag, Menschen mit grimmigen Gesicht.
Und ich weiß ganz genau, dass diese Menschen ihren Frust ausleben.
Immer wenn man seinen Frust nach außen trägt und sich daran schmückt, wächst dieser im Inneren weiter an.
Frust und Ärger sind Illusionen
Eigentlich gibt es so etwas nicht.
Du kannst Frust nicht anfassen, wie eine Tür.
Auch ein Tier – zum Beispiel der Fuchs – kennt keinen Frust.
Menschen erfinden den Frust, um dadurch eine Welt zu erschaffen.
Und dies erfolgt völlig zielgerichtet.
Somit erschaffen sich frustrierte Menschen, eine frustrierende Welt.
Letztendlich ist Frust doch nichts weiter, als eine schlechte Gedankenwelt.
Dieser kommt doch nicht aus deiner Umwelt und wird bei dir geparkt.
Frust kommt immer von innen und wird von dir gemacht.
Hier ein Beispiel…
Zwei Menschen sind im Urlaub.
Der eine Mensch liebt diesen Urlaub, das Hotel und seine Freiheit.
Und der andere Mensch regt sich darüber auf, dass das Essen nicht schmeckt.
Zwei Menschen, im selben Raum, zur selben Zeit – mit unterschiedlichen Emotionen.
Dies ist der Beweis dafür, dass Frust und Ärger nichts mit der Umwelt zu tun haben.
Sie sind lediglich ein Gedankenkonstrukt, welches jeder Einzelne für sich selbst erschafft.
Das Gedankenkonstrukt entsteht in deinem Inneren.
Dort wird es ernährt, am Leben erhalten und jeden Tag neu aufgeweckt.
Jetzt versuch einmal zu lächeln.
Es ist erwiesen, dass allein durch das Lächeln Frustration abgebaut wird.
Nur durch diese kleine Veränderung in deinem Gesicht, kann ganz viel geschehen.
Informationen zum Autor
Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite
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