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Warum es einfacher ist, kein Palettenkonto mit dem Fahrer zu führen


Kennst du die Redewendung:

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Diese Redewendung geht auf den deutschen Dichter Christoph Martin Wieland zurück, welcher diese Redewendung in zahlreichen Werken verwendete.
Und genau diesen Wald habe ich sehr lange Zeit nicht gesehen, als ich anfing Palettenkonten für einen eigenen Fuhrpark zu buchen.

Welche grundlegende Fehler ich machte und wie Du von meinem Fehler profitieren kannst, dass möchte ich Dir in diesem Beitrag zeigen.

Palettenverwaltung ohne eigenen Fuhrpark

Meine Geschichte beginnt eigentlich schon bei meiner Ausbildung.
Ich genoss eine Ausbildung zum Speditionskaufmann bei einer großen Stückgutspedition.

Diese Spedition hatte freilich sehr viel mit Paletten zu tun und ich habe mein letztes Ausbildungsjahr genau in dieser Abteilung verbracht.
Die Spedition beschäftigte zahlreiche Subunternehmen und buchte somit auf zahlreiche Palettenkonten.
Wir haben jeden Monat das Palettenkonto an die Subunternehmen verschickt und jährlich den Außenstand berechnet.

Nach meiner Ausbildung wechselte ich die Firma.
Ich wusste es gibt eine Spedition, welche für das Abstimmen und das Buchen von Palettenkonten noch Mitarbeiter suchte.

Also bewarb ich mich und im Einstellungsgespräch erfuhr ich, dass ich zukünftig für einen eigenen Fuhrpark die Palettenkonten buchen sollte.
Es war mir zu diesem Zeitpunkt wirklich nicht klar, dass dies einen Unterschied zu meiner bisherigen Tätigkeit darstellen sollte.

Doch da sollte ich mich gewaltig irren.
Aber eins nach dem anderen.
Ich trat also meine neue Stelle in freudiger Erwartung an.
Na welches Problem würde da schon auf mich lauern?

Palettenkonto mit dem Fahrer führen

Vielleicht kennst Du das auch….
Du kommst in eine neue Abteilung oder an einen neuen Arbeitsplatz, bist hochmotiviert und schon in den ersten Tagen stellst Du fest:

„Oh Mist, das ist viel schwieriger als ich erwartet habe“

Und genau das passierte mir.
Viele Dinge machte die neue Spedition genauso wie die alte.
Es wurden Konten mit Kunden und mit Frachtführern geführt.
Der einzige Unterschied bestand darin, dass die Frachtführerkonten ja eigentlich nur Fahrzeugkonten waren.

Ich buchte also die Fahrzeugkonten genauso, wie ich es bisher in meiner alten Firma tat.
Nur komisch, dass sich die Konten immer mehr aufblähten.

Ich war es bis zu diesem Zeitpunkt gewöhnt einfach die Konten zu buchen und die Buchungen nicht weiter zu hinterfragen.
Monatlich wurden eben genau diese Konten einmal rausgeschickt und es gab Reklamationen zu den Konten oder es gab sie eben nicht.

Bei dem eigenen Fuhrpark ist das komplett anders.
Wem willst du das Konto schicken- deinem Fahrer, deinem Fuhrparkleiter, dem Disponenten?
Die hatten alle damit nichts zu tun und wollten damit auch nichts zu tun haben.
Aber die Bestände auf den Fahrzeugen nahmen immer weiter zu.

Wieso war das so?
Zum einen wurden die Fahrerkonten ja mit jeder Vollgutübernahme belastet und wenn diese Paletten dann irgendwann zurück kamen, wurden diese entsprechend entlastet.

Somit ist klar, wenn jede Palette, welche irgendwann einmal voll geladen wurde, irgendwann zurück kommt, würde sich der Bestand von ganz allein ausgleichen.
Aber dies geschah eben nicht.

Palettenkonto mit dem Fahrer führen – bedeutet nur Komplikationen

Es wurde höchste Zeit die Gründe für den Palettenschwund zu suchen.
Als ich dann anfing mir die einzelnen Fahrerkonten so anzuschauen, fielen mir Lücken auf.
Es wurden zum Beispiel 33 Europaletten am 10. geladen und diese wurden nie irgendwo abgegeben.

Ich rief den Fahrer an.
Diese sagte mir, dass er zwar die Sendung mit den 33 Paletten geladen und diese 33 Paletten auch beim Empfänger getauscht bekommen hatte.
Nur trat er direkt danach seinen Urlaub an.
Er bestätigte mir, dass er sein Fahrzeug ordnungsgemäß auf den Hof abgestellt habe und seinen wohlverdienten Urlaub antrat.

Ich ging zum Fuhrparkleiter und dieser bestätigte mir seine Aussage.
Er verwies aber darauf, dass ein anderer Fahrer die Urlaubsvertretung von ihm war.

Ich schaute mir das Palettenkonto von dem anderen besagten Fahrer an und bemerkte, dass tatsächlich diese Paletten zurückgegeben wurden.
Aber diese Paletten gehören ja eigentlich nicht auf das Palettenkonto des Fahrers, welche die Urlaubsvertretung fuhr. Diese Paletten gehören nämlich auf das Palettenkonto des Fahrers, welche ursprünglich die Sendung gefahren hat.
Denn diese 33 Leerpaletten stammen aus einem Empfängertausch zu einer bestimmten Sendung.

Und belastet wurde die Vollgutübernahme genau dem Fahrer, welche in den Urlaub ging und dem jetzt diese Paletten fehlten.
Ich musste also eine Umbuchung zwischen zwei Fahrzeugkonten vollziehen.
Ich belastete das Palettenkonto der Urlaubsvertretung und entlastete das Palettenkonto des Fahrers, welche damals die Sendung lud.

Somit waren beide Konten bereinigt.
Aber ich stellte im Laufe der Zeit immer wieder fest, dass genau diese Sachverhalte auftraten.
Ein Fahrer lud Ware und ein Anderer gab dazu die Leerpaletten ab.

Ich bebuchte also immer zwei Konten, welche dann beide nie stimmten.
Also buchte ich die Paletten immer dann, wenn es mal auffiel, um.
Du kannst dir sicherlich vorstellen, welche Not ich damit hatte.
Mir wurde wirklich erst ziemlich spät klar, dass dies keine Lösung ist.

Aber ich musste doch ein Fahrerkonto bebuchen, um festzustellen, ob Paletten fehlten oder nicht.
Ohne ein Fahrerkonto kann es nicht gehen.
Es ist dann nicht möglich überhaupt festzustellen, wann und wieso Paletten fehlen.

Irgendwann, ja nach wirklich langer Zeit kam mir ein zündender Gedanke.

Ich darf kein Fahrerkonto führen. Ich muss ein Fahrzeugkonto führen.

Denn die Paletten bleiben ja auf dem Fahrzeug, selbst beim Fahrerwechsel.
Die Bestände gehören zum Fahrzeug und nicht zum Fahrer.

Sprichwörtlich habe ich den Wald vor lauter Bäumen nicht gesehen.
Aber es war kein Wald was ich sah, es war vielmehr ein Waldstück.
Denn diese Lösung war noch nicht die vollkommenste.

Ich muss jetzt noch sagen, dass wir damals sehr viele Sattelzüge im Fuhrpark hatten.
Und genau diese Art von Fahrzeugen führt zu weiteren Problemen.

Ich buchte also schön meinen Fuhrpark, Fahrzeug für Fahrzeug ab und tatsächlich die Bestände normalisierten sich.
Dennoch kam es vor, dass ein Sattel vorgeladen wurde und ein anderes Fahrzeug hat diese Ware zugestellt.
Der sogenannte Trailertausch machte meinen Palettenkonto wieder einen Strich durch die Rechnung.

Trailertausch – was ist das?
Irgendein Sattel lud Ware vor, lies am Wochenende den vorgeladen Trailer in der Firma stehen und ein anderer Sattel fuhr die Ware montags aus.
Somit unterschieden sich wieder die Fahrzeuge, welche die Vollgutübernahme belastet bekommen haben von denen, welche letztlich irgendwann die Leerpaletten zurückbrachten.

Mir wurde dann klar, dass bei Sattelzügen kein Fahrer- oder Fahrzeugkonto geführt werden darf.
Stattdessen muss ein Palettenkonto mit dem Trailer oder Auflieger geführt werden.

Zusammenfassung:

  • Es ist besser ein Palettenkonto mit einem Fahrzeug zu führen, anstatt ein Fahrerkonto zu bebuchen.
  • Bei Sattelzügen oder überhaupt ist es besser anstatt ein Fahrzeugkonto zu führen, ein Palettenkonto mit dem Auflieger zu führen.
  • Dadurch werden die Paletten auch beim Fahrertausch, beim Trailertausch immer noch im richtigen Palettenkonto abgebildet.

Informationen zum Autor

Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite

Outpack Palettenverwaltung für Transportunternehmen


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