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Palettenbuchhaltung sollte prozessorientiert und nicht aufgabenorientiert sein


Palettenbuchhaltung läuft in vielen Unternehmen eher aufgabenorientiert ab.
Dadurch wird die ganze Buchhaltung extrem aufwendig und fehleranfällig.

Besser wäre es Palettenverwaltung prozessorientiert zu sehen.
Wie das funktioniert, zeige ich dir in diesem Beitrag.

Ein Palettenkonto ist kein Geschichtenbuch

Ich erlebe es immer wieder…
Viele Palettenbuchhalter buchen Palettenscheine nicht, weil ihnen die Geschichte drumherum nicht passt.

In etwa so…
Es war einmal ein Palettenschein.
Und dieser Palettenschein wurde ordnungsgemäß ausgestellt.
Letztlich dokumentiert dieser Palettenschein die Rückgabe von 30 Europaletten.

Aber nicht irgendeine Rückgabe.
Nein, eine verspätete bzw. nachträgliche Rückgabe.

Wie kam es dazu?
Ein Transportunternehmer lud, im Auftrag einer Spedition, 30 Europaletten bei einem x-beliebigen Absender und konnte nicht tauschen.
Dieses Transportunternehmen lieferte die geschuldeten 30 Paletten beim Absender nachträglich an.
Und natürlich wurde dieser besagte Palettenschein dazu ausgestellt.
Das Transportunternehmen reichte dann den ordnungsgemäß ausgefüllten Palettenschein bei seinem Gläubiger ein.

Und was passierte?
Nichts. Wieso?

Die Spedition buchte diesen Palettenschein nicht.
Und die Spedition lies dem Transportunternehmen auch keine Information zukommen, warum dieser Schein nicht gebucht wurde.

Also was ist mit dem Palettenschein los?
Ich sage es dir. Eine Nummer fehlte.
Und zwar wurde zum Zeitpunkt der Warenübernahme eine 8-stellige Sendungsnummer heraus gegeben.

Und zum Zeitpunkt der Rückgabe hätte der Fahrer sagen sollen: „Diese Paletten sind zum Ausgleich der Sendung ……..“
Da dies nicht geschah, wurde es auch nicht auf dem Palettenschein vermerkt.
Und somit kann die Spedition diesen ordnungsgemäß ausgefüllten Palettenschein nicht buchen.
Ist doch ganz einfach, oder?

Naja
Lass uns das Problem einmal anders betrachten.

Wenn eine Bank mein Palettenkonto führen würde, wäre ich schon pleite.

Hast du schon einmal Geld von deiner Hausbank abgeholt?
Sicherlich.

Und hast du einmal eine Bareinzahlung auf der Bank getätigt.
Vielleicht auch.

Nun stell dir vor. Du zahlst dein Geld ein.
Alles gut – bis zu dem Zeitpunkt, als du den Kontoauszug in den Händen hältst.
Denn zu diesem Zeitpunkt siehst du, dass die Bank deine Einzahlung nicht verbucht hat.

Du rufst die Person deines Vertrauens bei der Bank an und sagst:

„Was ist bei euch los, wo ist mein Geld?“

Die nette Stimme am anderen Ende sagt dir:

„Leider konnten wir ihre Einzahlung nicht zuordnen.“

Also fragst du: „Wieso nicht?“
Die nette Stimme antwortet:

„Ja – sie hätten im Verwendungszweck die laufende Nummer angeben müssen.“

Was denn bitte schön für eine Nummer? –fragst du.
Die Dame erwidert:

„Als sie Geld abholten, stand auf dem Kontoauszug dazu eine laufende Nummer.
Und wenn sie Geld einzahlen, hat das doch den Grund, dass sie das Defizit aus dieser Abholung begleichen wollen, oder?
Und deshalb müssen sie schreiben „zum Ausgleich der Nummer …. Von der Abbuchung vom ……“
Ja – ansonsten können wir das leider nicht verbuchen.

Irre, oder?
Aber meine Frage an dich:
Ist dir dies schon einmal bei deiner Bank passiert?
Sicherlich nicht, oder?

Eine zweite Frage:
Die Sache mit dem Palettenschein – Ist dir so etwas schon einmal passiert.
Vielleicht. Wahrscheinlich sogar.
Denn ich wette, wenn du dein Geld aus Transporten über eine Frachtbörse verdienst – dann schon.
Die Geschichte muss nicht genauso ablaufen – aber ähnliche Geschichten kennt jedes Transportunternehmen.

Also was soll das?
Ist ein Bankkonto im Grunde genommen nicht das gleiche, wie ein Palettenkonto?

Ja klar.
Das Problem sind die Leute, welche es bearbeiten.
Nein, nicht die Leute selbst, sondern deren Herangehensweise.

Diese Leute führen ein Palettenkonto immer auftragsbezogen und somit brauchen sie die Geschichte.

Und zwar so.

Es flattert ein Palettenschein ins Haus.
Dieser Palettenschein wird nicht gebucht.
Es wird erstmal geschaut, woher die Palettenschuld stammt.

Es wird nicht gleich deutlich, woher die Palettenschuld stammt.
Also wird in allen möglichen Daten gesucht.

Nichts gefunden.
Also wird sich der Palettenschein vorgehalten.
Meistens landet dieser dann erst einmal in die Ablage für alle ungeklärten Fälle.

Die Ablage wird größer und größer.
Und irgendwann….
Ja das kannst du dir ausmalen.

Wieso gehen viele Palettenbuchhalter so vor?

Ein Wort.- Unsicherheit.

Sie brauchen Geschichten. Denn sie sind unsicher.
Und sie wollen keine falschen oder voreiligen Buchungen machen.
Sie möchten vielmehr eine Plausibilität über eine Geschichte herstellen.

In etwa so.
Ja ich kann diesen Palettenschein buchen.
Denn der Unternehmer hat ja am Vortag auch 33 Europaletten Schulden gemacht.
Und diese 33 Paletten gibt dieser jetzt wieder zurück.
Alles in Ordnung. Da bin ich mir sicher, denn ich kenne die Geschichte zu diesem Vorfall.

Und deshalb wird erst einmal ringsherum alles geprüft.
Und alles nur, um die Geschichte zu kennen und somit auf Nummer sicher zu gehen.

Wozu führt diese Herangehensweise?

Diese Fehlervermeidungsstrategie führt zu sämtlichen Fehlern, welche überhaupt auftreten können.

Indem du Geschichten suchst, verschwendest du Zeit.

Und das nicht nur einmal:
Denn, falls du den Zusammenhang zwischen Palettenabgabe und vorheriger Belastung nicht sofort herstellen kannst. Dann landet dieser Palettenschein auf dem Stapel für Unerledigtes.

Nach einer Woche nimmst du das Ding wieder in die Hand.
Und auch dann verschwendest du Prüfzeit.

Nehmen wir einmal an, deine Prüfung führt immer noch nicht zu einer eindeutigen Geschichte.
Na dann warten weitere spannende Prüfzeiten auf dich.
Viel Spaß dabei…
Du nimmst ein Vorgang immer und immer wieder in die Hand.

Irgendwann kommt es zum Monatsabschluss.
Und na klar. Die Konten können einfach nicht stimmen.
Denn sämtliche Nachweise liegen noch auf dem Stapel für Unerledigtes.

Mmh… noch mehr Probleme.
Na hast du da Bock drauf?
Wohl eher nicht.

Also wie kannst du das Problem in den Griff bekommen?
Die meisten schreien sofort nach bessere Software.
Aber das ist es nicht.

Das Problem liegt nämlich nicht in der Datenverarbeitung.
Selbst mit einem richtig geilen System, fangen die Leute an zu suchen.

Ganz einfach.
Das Verhaltensmuster muss durch ein besseres ersetzt werden.

Buche Palettenkonten prozessorientiert und nicht aufgabenorientiert.

Im Videokurs, welchen du dir auf Sciodoo anschauen kannst – geht es ausschließlich um diese Herangehensweise.
Dort stelle ich einen Weg vor.
Dieser Weg soll die ganze Palettenabwicklung einfacher und schneller gestalten.

Also was hat es damit auf sich?
Du betrachtest Palettenbuchhaltung nicht als eine Aufgabe sondern als Prozess.

Und diesen wiederum kannst du ganz gut stückeln.
Da fallen dann Tätigkeiten wie:

  • Papiere sortieren
  • Ablage
  • Paletten buchen
  • Palettenbuchung prüfen
  • Palettenkonto prüfen usw.

Es geht darum jede einzelne Tätigkeit separat zu optimieren.
Und dadurch optimierst du die ganze Palettenverwaltung.
Cool, oder?

Und weil es nur einzelne Tätigkeiten sind, nimmst du jeden Palettenschein und buchst ihn einfach.
Die Plausibilität stellst du dann nicht mehr über Geschichten her.
Denn die Sache wird in dem Moment plausibel, sobald du den Saldo des Fahrzeugkontos, der Halle usw. betrachtest.
Das ganze nenne ich dann eine Plausibilitätsprüfung.
Du stellst also ein Verfahren her, welches prüft ob die Dinge plausibel laufen.

Diese Prüfung ist einmalig und hat den Vorteil, dass deine Arbeit schneller erledigt wird.
Ansonsten hältst du dich weiterhin nur an netten Geschichten auf und bekommst keine Buchung ins Palettenkonto gekloppt.

Zusammenfassung:

  • Viele Palettenbuchhalter sind der Meinung, dass Palettenscheine oder andere Nachweise einer Prüfung vollzogen werden sollten.
  • Erst wenn es eine Belastung zu einer späteren Rückgabe gibt, werden Paletten gutgeschrieben.
  • Diese Verknüpfung über Palettengeschichten ist äußerst zeitaufwendig und lohnt sich nicht.
  • Versuche ein Palettenkonto prozessorientiert zu führen und die Plausibilität über Salden herzustellen.

wissen

Du bist weiterhin unsicher und brauchst Hilfe?

Vielleicht kann dir einer unserer externen Palettendienstleister weiter heffen.

Im Netzwerk findest du Händler, Reparaturservice, Berater, Coaching oder externe Palettenverwalter.

Ich glaube einmal reinschauen, lohnt sich auf jeden Fall - oder?

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Über den Autor:

Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Autor und Inhaber von ScioDoo.

Das Ziel von ScioDoo ist es, dass du hier Informationen findest, welche du für deinen Alltag, Schule, Studium oder eine betriebliche Weiterbildung brauchst.

Ich gebe zu...

Am Anfang meiner speditionellen Laufbahn wollte ich nie in die Palettenverwaltung.

Aber es stellte sich für mich als Super-Chance heraus.

Denn 2013 gründete ich mein erstes Unternehmen OutPack und bin seitdem mit Palettenbuchhaltung selbstständig.

Krass, oder?

Aber das wirklich Coole dabei ist. - Mein Team und ich können wirklich helfen. Denn viele Transportunternehmen verlieren richtig viel Geld durch Palettenschwund.

Und wir sorgen dafür, dass dies nicht mehr passiert. Unser Erfolg macht uns stolz und die Dankbarkeit, welche wir dadurch erfahren, erfüllt uns mit Glück.

Um dir bei deiner Palettenverwaltung auch helfen zu können, haben wir einige Übersichtsseiten und Artikel veröffentlicht. Wenn du willst, kannst du diese lesen. Du bekommst echt wertvolle Tipps und einen Einblick in unsere Arbeit.

Nicht schlecht, oder?

Also viel Spass beim Lesen und bis später vielleicht.

LG Mathias Mücke


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