Warum Du richtig viel Zeit sparst, wenn Du ein Palettenkonto führst

Schlagwörter: Palettenkonto, Palettenverwaltung

Ich weiß, dass in vielen Unternehmen kein Palettenkonto geführt wird.
Stattdessen erwartet man ein Palettenkonto seines Tauschpartners und versucht dieses irgendwie zu kontrollieren.

Dieser Weg funktioniert aber nicht.
Du wirst ein großes Palettenkonto, so niemals zu einhundert Prozent kontrollieren können.
Denn durch diese Herangehensweise wird die Palettenkontrolle hochkompliziert.
Du wirst Dinge übersehen und richtig viel Zeit investieren.

In diesem Beitrag möchte ich dir zeigen, Warum du ein Palettenkonto führen musst.

Warum sollte man unbedingt ein Palettenkonto führen?

Was meine ich mit führen?
Mit führen meine ich nicht, dass du zum Monatsende ein Palettenkonto von einem Kunden bekommst und es dann irgendwie kontrollierst.
Nein, ein Palettenkonto führen heißt: buchen, buchen, kontrollieren, wieder buchen und wieder kontrollieren.

Eines Tages haben wir bei OutPack einen Kunden für uns gewonnen. Dieser Kunde ist Transportunternehmer und hatte mittelgroße Schulden bei einem Spediteur.

Nichts Ungewöhnliches – passiert jedem einmal.
Dieses Transportunternehmen bat uns darum, die Schulden aufzudecken, zu überprüfen und Paletten zu retten, wo es nur geht.
Insgesamt sollten acht Monate überprüft werden.

Klar ist auch nicht ungewöhnlich.
Was aber ungewöhnlich war, ist die Tatsache, dass diese Schulden mit nur einem Fahrzeug entstanden sind.

Normalerweise ist so ein Schuldenberg das Produkt mehrerer Fahrzeuge.
Ich dachte mir:

„So viele Paletten kann das eine Fahrzeug gar nicht laden, wie auf dem Konto fehlten.“

Mir war schon bewusst, dass wir einen Haufen Paletten finden werden.
Ich dachte mir dennoch, dass bei einem Fahrzeug der Aufwand zu groß schien, die ganzen Daten echt zu buchen.
So überlegte ich mir, nimm das Konto des Spediteurs, nimm dazu die Ordner des Transportunternehmers und gleiche einfach mal ab.

Also fing ich an Buchung für Buchung zu kontrollieren.
Das heißt, ich wollte nur anhand von Belegen ein Palettenkonto abstimmen.
Falls du, lieber Leser, in einer Palettenabteilung arbeitest – wirst du jetzt sicherlich schon mit dem Kopf schütteln.
Aber viele Einzelunternehmen gehen genauso so vor.

Wieso Palettenbuchhaltung ohne Palettenkonto nicht funktioniert

Nun saß ich da und wollte tatsächlich die Palettenverluste durch einfaches Belegesuchen finden.

Und so ging ich vor….
Ich sah die erste Belastungsbuchung auf dem Palettenkonto und schaute in den Papieren nach, ob diese Buchung so belegt ist.
Natürlich habe ich in den Papieren von vorne nach hinten und von hinten nach vorne gesucht, um diese Belege zur Buchung überhaupt zu finden.
Und schließlich fand ich auch den Beleg.
Buchung war in Ordnung – passt.

Erste Buchung erledigt, nächste Buchung angeschaut.
Und wieder ging die ganze Prozedur von vorne los.
Ich suchte den Ordner nach den gewünschten Belegen von hinten nach vorn, von vorn nach hinten usw. durch.
Irgendwann hatte ich auch den zweiten Beleg.
Und siehe da – passt auch. Der Spediteur hat auch diese Buchung richtig vollzogen.
Und Buchung vier, fünf und sechs das gleiche Spiel.

Die siebente Buchung war nicht in Ordnung.
Es wurde der Absendertausch zu einem Transport nicht entlastet.
Also Beleg kopieren und Kopie erstmal beiseite.

Du solltest wissen…
Ich nahm mir vor, dass ich erst ganz zum Schluss alle fehlenden Buchungen zusammen trage und in einer Reklamationstabelle zum Konto erfassen werde.
Die restlichen Buchungen schienen erstaunlicherweise zu passen.

Ohne Palettenkonto findest du keine Palettenverluste

Kurzes Zwischenfazit…
Als ich den ersten Monat komplett durchgeackert hatte, hatte ich gerade einmal einen Beleg kopiert.
Krass, oder?
Scheinbar war das Palettenkonto doch in Ordnung.
Aber woher kommt dann der hohe Außenstand an Paletten?

Eine Sache war bis dahin noch unklar…
Ich hatte zwar alle Buchungen, welche im Konto waren, auch im Ordner gefunden.
Wurden aber vielleicht irgendwo Paletten abgegeben, welche nicht gebucht wurden waren?

Eines ist jetzt schon klar….
Diese Belege habe ich ja komplett überblättert.
Ich habe schließlich nur nach den Buchungen gesucht, welche auf dem Konto vorhanden waren.
Buchungen welche gänzlich fehlten, wurden von mir ja noch gar nicht berücksichtigt.

Tja das hieß wohl, dass ich das komplette Konto noch einmal kontrollieren musste.
Doch diesmal in die andere Richtung.
Ich schaute mir diesmal nämlich die Belege im Ordner an und kontrollierte dann die Buchung des Kundenkontos.

Und siehe da, ich fand weitere fünf Belege.
Mein Problem war, dass ich das Konto jetzt zwar ausnahmslos kontrolliert hatte, ich es aber eigentlich zweimal kontrolliert habe.

Irgendwie komisch, oder?
Da will man abkürzen und hat letztendlich die doppelte Arbeit.
Denn ich habe jede Buchung erst vom Palettenkonto zum Beleg überprüft und dann noch einmal jeden Beleg geprüft, ob dieser auch wirklich im Konto ist.
Aufgrund des Hin- und Herblätterns hatte ich jeden Beleg mindestens zwanzigmal in der Hand.
Auf dem Palettenkonto des Tauschpartners befanden sich auch immer zwei Haken, an jeder Buchung.
Dies bestätigte abermals meine schlechte Vorgehensweise.

Ich dachte mir so….

„Na am besten – du fängst doch noch einmal an, die Paletten richtig im Palettenprogramm zu buchen.“

Jetzt war es aber so, dass ich schon einige qualvolle Stunden in diese Arbeit investiert hatte.
Und ich dachte mir, dass nochmals Anfangen wohl die schlechteste Idee sei.
Denn das kennst du doch auch, oder?
Umso schmerzlicher die verrichtete Arbeit war – umso mehr hängt man an dem bereits Erreichten.
Dies will man nicht aufgeben.

Also beschloss ich die nächsten sieben Monate nur etwas anders heranzugehen.
Ich würde jeden Beleg prüfen und diesen dann einfach aus dem Ordner nehmen.
Alle Belege welche nach Prüfung des Kontos noch übrig waren, wurden nicht verbucht.
Coole Idee, oder?

Also fing ich an, jede Buchung zu prüfen und abzuhaken.
Die Belege welche in Ordnung waren, nahm ich aus dem Ordner und legte diese erst einmal lose vor mich hin.

Nachdem ich Buchung für Buchung kontrolliert hatte, waren noch einige Belege im Ordner.
Diese Buchungen waren jene, welche nicht im Palettenkonto des Spediteurs verzeichnet waren.
Also konnte ich diese nehmen, kopieren und zu den anderen Kopien packen, welche aus den Vormonaten schon beanstandet wurden.

Noch mehr Probleme

Jetzt hatte ich da so einen schönen Haufen Lieferscheine, Palettenscheine und diesen musste ich natürlich wieder wegsortieren.

Das Problem war jetzt, dass ich diese anhand der Buchungen aus dem Ordner genommen hatte und vor mir hingelegt habe.
Somit war die Sortierung nach Datum dahin.

Klar, ich könnte diese jetzt einfach nehmen und wieder unsortiert in den Ordner stopfen, aber ich wusste auch, dass ich diese nochmals brauchen würde.

Also musste ich diese sortieren.
Ich nahm Beleg für Beleg und sortierte nach Datum vor.
Gefühlte zwei Stunden später, hatte ich eine Sortierung nach Datum vor mir liegen.

Aber ich wusste auch, dass zu jedem Transport mehrere Lieferscheine, Ablieferbelege vorhanden waren.
Also musste ich, nachdem ich den ganzen Haufen nach Datum sortiert habe, den ganzen Haufen abermals nach Transport sortieren.
Dies dauerte nochmals eine Stunde.

Als ich damit fertig war, stellte ich fest, dass meine Kopien weg waren und ich diese zusammen mit den anderen im Ordner abgelegt hatte.
Ich sage Dir „Es war ein schöner Tag“.
Aber es reichte aus, dass ich beschloss, komplett von vorne zu beginnen.

Und so fing ich doch an, jeden Beleg zu buchen.
Erst nachdem ich alle Buchungen im Palettenprogramm gebucht hatte, fing ich an – das Palettenkonto der Spedition zu kontrollieren.

Mir wurde an diesem Tag eines deutlich.
Die Abkürzung kein Palettenkonto zu führen, funktioniert nicht.
Es ist vielmehr ein Umweg.