Palettenverlust Indikatoren überwachen und auswerten
Palettenverluste entstehen immer aufgrund von Informationsverlusten.
- Sei es, dass Palettenscheine fehlen und niemand es bemerkt.
- Oder dass Palettenscheine falsch ausgestellt worden und es niemand weiß.
- Dass dein Personal – Paletten verschludern und auch dies bemerkt niemand.
- Partner Paletten falsch buchen und es wird einfach nicht bemerkt.
Du erkennst, das ganze Palettensystem stützt sich darauf – Dinge zu bemerken und dann darauf zu reagieren.
Um überhaupt reagieren zu können, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden.
Und welche Voraussetzungen unbedingt nötig sind und wie du diese erschaffen kannst – das zeige ich dir in diesem Beitrag.
Inhalt
Palettenverluste im Laufe der Zeit.
Wie gesagt, Palettenverluste entstehen immer da, wo Informationen verloren gehen.
Am Beispiel.
- Dein Fahrer gibt dir die Transportpapiere und alle Palettenscheine der letzten Woche.
- Aber ein Palettenschein, welcher eine Rückgabe von 34 Paletten dokumentiert – ist weg.
Dieser fehlt schlichtweg einfach. - Da du deinem Auftraggeber die ganzen Transportpapiere und somit auch alle Palettenscheine zukommen lässt – wird dein Auftraggeber diesen besagten fehlenden Palettenschein auch nicht haben.
- Dieser wird somit niemals irgendwo gebucht werden.
Die Konsequenz ist, dass 34 Paletten verloren sind.
Der Palettenverlust ist damit unausweichlich.
Und das nur, weil die Information über eine Rückgabe von 34 Paletten fehlte.
Tja, die Welt eines Palettenverwalters ist hart und ungerecht.
Das muss aber nicht sein.
Doch leider muss ich dir aus der Praxis berichten, dass Informationen stets und ständig verloren gehen.
Deine Hauptaufgabe als Palettenproblemlöser besteht darin, dies zu bemerken.
Und dann die richtige Information herzustellen.
Das Feststellen, ob alle Informationen (Palettenscheine, Unterschriften, Palettenbuchungen auf Konten) vollständig und richtig sind – ist wichtiger als ein Palettenkonto zu führen.
Denn die Herstellung und Verdichtung von richtigen Informationen ist überhaupt erst die Grundlage dafür, dass du die Paletten richtig buchen kannst.
Doch leider hat die Informationsbereitstellung ein Ablaufdatum.
Denn irgendwann ist es für dich nicht mehr möglich die fehlende Information (Palettenschein, fehlende Unterschrift) nachzufordern.
Bleiben wir beim obigen Beispiel.
Der Palettenschein, welcher eine Rückgabe von 34 Europaletten dokumentieren sollte, fehlt.
Wenn du den Sachverhalt innerhalb einer Woche bemerkst, kannst du den Fahrer anrufen.
Er wird sich sicherlich erinnern können, was er in der letzten Woche tat.
Dann kannst du bei der Rückgabestelle anrufen und einen Palettenschein nachfordern.
Innerhalb einer Woche ist so etwas möglich.
Wenn du aber den Fahrer nach zwei Wochen anrufst, wird es schwieriger.
Nach einem Monat ist es eigentlich unmöglich vom Fahrer noch eine geeignete Information zu erhalten.
Man kann sagen, dass das Risiko eines Informationsverlustes in Abhängigkeit von der verstrichenen Zeit steigt.
Das Risiko für Palettenverluste nimmt im Zeitverlauf progressiv zu.
Das bedeutet:
Die Wahrscheinlichkeit eines endgültigen Palettenverlustes steigt schneller als die Zeit.
- Ist die Wahrscheinlichkeit des Palettenverlustes am fünften Tag noch bei 10 %.
So ist diese nach doppelter Zeit (10 Tage) schon bei 50%. - Die Zeit steigt um den Faktor 2.
Das Risiko steigt um den Faktor 5. - Nach 14 Tagen ist es fast unmöglich, die Information noch herzustellen.
Die Wahrscheinlichkeit für einen endgültigen Palettenverluste ist somit bei fast 100%.
Ablauffristen für Palettenverluste sind unterschiedlich
Viele Palettenbuchhalter richten die Anordnung ihrer täglichen Aufgaben völlig falsch aus.
Dies hat Gründe:
- Sei es, dass externe Mitarbeiter, Kunden oder Chefs die Prioritäten der Aufgaben bestimmen.
- Oder, dass sie ihre Arbeit nach Vorlieben einteilen. Und Aufgaben wie Paletten suchen und Informationen herstellen ist nun einmal nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung der meisten Menschen.
Aber schauen wir uns Beide doch einmal einige Tätigkeiten an.
Angenommen….
Es flattert eine hohe Palettenrechnung in dein Büro und dein Chef will, dass dies sofort geklärt wird.
Aber auf deinem Schreibtisch befinden sich Transportpapiere der letzten zwei Wochen.
Was hat höhere Priorität?
Die hohe Rechnung mit drohenden Geldabzug oder die Papiere?
Klar – die Papiere!
Denn Palettenverluste und somit auch die Rechnung resultieren nur daraus, dass die Papiere in der Vergangenheit nicht richtig kontrolliert wurden.
Außerdem kann die Rechnung auch nach einem Jahr noch reklamiert werden.
Diesen Zeitluxus hast du für die fehlenden Paletten nicht.
Was ich damit deutlich machen will.
- Für jede Palettenrechnung hast du ein Jahr Zeit.
- Für jedes Palettenkonto hast du drei Jahre Zeit.
- Für die richtige Informationsaufbereitung bleiben dir einige Tage, vielleicht Wochen.
Und genauso solltest du den Gesamtprozess sehen und einschätzen.
Die Kontrolle der Transportpapiere hat Vorrang vor der Palettenbuchhaltung, der Palettenrückführung, einer Kontoabstimmung – Einfach vor allem.
Palettenverwaltung ohne Palettenverluste gibt es wirklich.
Aber dafür muss das System stehen.
Und zwar das zeitliche System.
Die Voraussetzung dafür ist:
- dass du innerhalb einer Woche alle Transportpapiere und Tauschbelege kontrolliert hast.
- Und innerhalb dieser Woche bei allen Beteiligten nachgehakt hast.
Damit du dies überhaupt vollziehen kannst, müssen allerdings alle Papiere innerhalb einer Woche zu dir zurückfließen.
Das heißt, dass ein Fahrer welcher Montag lädt – dir am Freitag alle Papiere geben muss.
Nur so kannst du am nächsten Montag überhaupt seine Transportpapiere und Tauschbelege prüfen.
Ich schlage dir deshalb ein System vor, ein System einzurichten – welches die Rückgabe von Papieren dokumentiert.
Zum Beispiel gibt es sicherlich einen Dispoplan in deinem Unternehmen.
Auf diesem Plan wird festgehalten, welches Fahrzeug wann und wo lädt.
Und genauso kann auf diesem Dispoplan festhalten werden, wann die Papiere durch den Fahrer zurückgeben worden.
So berechnest du die Rücklaufzeit für Palettenbelege
Der zeitliche Abstand zwischen Ladedatum und Papierrückgabe kann dann errechnet werden.
Und dann?
Dann ergibt sich ein Durchschnitt pro Fahrer oder pro Fahrzeug.
Dies ist die Summe aller Zeitspannen je Fahrzeug geteilt durch die Anzahl der Aufträge pro Fahrzeug.
Kurzum:
Fahrer lädt 5 mal die Woche Montag bis Freitag.
Wenn du am nächsten Montag die Papier bekommst, ergibt sich folgende Rücklaufspanne:
- Ladetag Montag = 7 Tage
- Ladetag Dienstag = 6 Tage
- Ladetag Mittwoch = 5 Tage
- Ladetag Donnerstag= 4 Tage
- Ladetag Freitag = 3 Tage
Als Summe ergibt das eine Gesamtrücklaufzeit von 25 Tagen.
Ich hoffe nur, dass ich nicht falsch zusammen gezählt habe. 
In Zukunft machst du dies mit Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation.
Aber…
Bei 25 Tagen Rücklaufzeit für 5 Aufträge, bedeutet dies eine durchschnittliche Rücklaufzeit von 3 Tagen pro Auftrag.
Das ist super – so soll es sein.
Denn im Durchschnitt liegt jeder Auftrag nicht länger zurück, als drei Tage.
Die einzelnen Durchschnitte setzt man dann ins Verhältnis zu den anderen Fahrern und vergleicht diese.
So etwas nennt man Benchmark und ist gängige Praxis in großen Unternehmen.
Hier am Beispiel von drei Fahrern:
- Fahrer X: Rückgabezeit 5 Tage
- Fahrer Y: Rücklaufzeit 10 Tage
- Fahrer Z: Durchlaufzeit 3 Tage
Der Durchschnitt von allen drei Fahrern bzw. Subunternehmen wäre 6 Tage.
Somit wäre der Benchmark 6.
Die Kunst ist es jetzt, sich nicht auf alle zu stürzen und sich dabei zu verrennen.
Sondern du wählst den Fahrer bzw. Subunternehmer, welcher über dem Benchmark liegt.
Dies wäre nur Fahrer bzw. Unternehmen Y.
Irgendein Fahrzeug oder Fahrer hat dies bezüglich immer extreme Auffälligkeiten.
Oder wenn du mit anderen externen Frachtführern arbeitest, wie hoch sind deren Rücklaufzeiten?
Der Fahrer bzw. das Subunternehmen, welches über dem Benchmark liegt – muss besser durch den Rückgabeprozess geführt werden.
Es wird deshalb mit dem Fahrer gesprochen und mit ihm eine Höchst-Rückgabezeit vereinbart.
Diese maximale Rückgabedauer muss allerdings unter der Durchschnittszeit aller Fahrer liegen.
In diesem Beispiel müsste die Rückgabezeit bei 5 Tagen liegen.
Nimm mal an, dass Fahrer Y wirklich demnächst alle Papier nach 5 Tagen einreicht.
Dann liegt der Benchmark für diese drei Fahrer bei circa 4 Tagen.
Und dann wird weiter beobachtet.
Der nächste Fahrer fällt aufgrund der hohen Rücklaufzeit auf.
Dies wäre in unserem Beispiel Fahrer X, weil dessen Zeit aktuell über den neuen Benchmark (4) liegt.
Mit diesem wird ebenfalls gesprochen und es wird auch mit diesem Fahrer die gleiche Zeitdauer vereinbart.
Dadurch wird die durchschnittliche Rückgabedauer immer weiter nach unten korrigiert.
Angenommen es gibt keinen Dispoplan oder dieser Prozess ist zu aufwendig.
Nicht jedes Transportunternehmen führt einen Dispoplan.
Dennoch muss an irgendeiner Stelle festgehalten werden, welche Transporte gefahren worden und welche nicht.
Es muss irgendwo dokumentiert werden, welche Frachtrechnungen geschrieben wurden und welche noch geschrieben werden müssen.
Spätestens beim Geld hört bekanntlich die Freundschaft auf.
Und deshalb findet spätestens in der Buchhaltung so eine Nachkontrolle statt.
Das Problem ist, dass dieser Betriebsprozess nicht in die Buchhaltung gehört.
Geh doch einmal zu den Mitarbeitern in der Buchhaltung und erkundige dich da einmal, welche Informationsverluste dort auftreten.
Da wird es ganz ähnlich sein.
Denn die Dokumentation und Kontrolle über Transportpapiere gehört in den zeitlichen Ablauf ganz nach vorne.
Wenn dies nicht stattfindet, suchen Palettenverwaltung und die normale Buchhaltung sich tot.
Beide Bereiche werden immer wieder die gleichen Probleme haben und diese nicht nachhaltig lösen können.
In beiden Bereichen wird es immer wieder zu Informationsverlusten kommen, dass Paletten fehlen oder Rechnungen nicht geschrieben werden.
Und das Problem von beiden Abteilungen ist nur die fehlende Kontrolle am Anfang der Kette.
Das wiederum bedeutet:
Es ist viel zu aufwendig keinen Dispoplan und keine Rücklaufkontrolle zu etablieren.
Ich sage es einmal anders:
Im Versand, in der Dispo oder im Umschlag spielt eine zeitgenaue Zustellung eine riesige Rolle.
Das gleiche Prinzip gilt aber auch für administrative Abteilungen, wie Buchhaltung und Palettenverwaltung.
Wenn man dies nicht einhält, hat man im Nachhinein keine Chance mehr.
Indikatoren setzt man als Stabilisatoren in einem System ein.
Im Risikomanagement setzt man auf Früherkennung, statt auf eine spätere Problemverwaltung.
Und so eine Rücklaufkontrolle ist ein Früherkennungssystem.
Du hast schon erfahren, dass Bereiche wie die Palettenverwaltung und Finanzbuchhaltung erheblich von einer besseren Rücklaufgeschwindigkeit von Transportpapieren profitieren.
Man kann deshalb auch sagen.
Die Rücklaufquote hat eine Hebelwirkung auf nachgelagerte Bereiche und Tätigkeiten im Unternehmen.
Ist die durchschnittliche Rücklaufzeit von Transportpapieren niedrig, dann ist die Performance in der Palettenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Schadensabwicklung usw. – umso höher.
Die Kennzahl „durchschnittliche-Rücklaufzeit“ liefert somit einen Hinweis über die anfallenden Probleme nachgelagerter Abteilungen.
Und solche Kennzahlen, welche einen Hinweis zu gewissen Sachverhalten liefern, nennt man im Risikomanagement Indikatoren.
Das macht deutlich, wie wichtig es ist – am richtigen Hebel zu ziehen.
Durch die Überwachung dieser einen Kennzahl (Rücklaufgeschwindigkeit) wird deine Palettenverwaltung flüssiger und stabiler ablaufen.
Oder anders gesagt:
Die Grundvoraussetzung Palettenverluste zu vermeiden, ist eine schnellere Rücklaufzeit von Tauschbelegen, Palettenscheinen und anderen Transportpapieren.
Zusammenfassung:
- Palettenverluste resultieren immer aus Informationsverlusten.
Deshalb hat die Informationskontrolle eine höhere Priorität als die Palettenbuchhaltung. - Du solltest deine anfallenden Tätigkeiten anhand von Risikowahrscheinlichkeiten anordnen.
Alle Tätigkeiten mit einer hohen Informationsverlust-Wahrscheinlichkeit haben demnach Priorität. - Um diesen sauberen Informationsfluss gewährleisten zu können, musst du schnellstmöglich an alle nötigen Informationen kommen.
Eine Möglichkeit die Informationsgeschwindigkeit zu überwachen ist mit Kennzahlen. - Je besser dann die Kennzahlen ausfallen, desto bessere Performance erreicht die Palettenverwaltung und umso geringer fallen Palettenverluste aus.
Informationen zum Autor
Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite
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