Palettenkonto frustfrei führen – Worauf es wirklich ankommt
Ein Palettenkonto zu führen, ist mit zahlreichen Schwierigkeiten verbunden.
Deshalb stellt es für die meisten Menschen einen enormen Aufwand dar.
In diesem Beitrag möchte ich Dir den wichtigsten Faktor vorstellen, welcher Dir dabei hilft ein Palettenkonto zu führen. Ich unterscheide die Palettenproblemlösung in zwei große Bereiche, den operativen und den strategischen Teil.
Der operative Teil beschäftigt sich mit dem Bebuchen, mit dem Abstimmen und auch mit allen begleitenden Arbeitsschritten.
Dies ist also der Teil, welcher wichtig ist, um ein Palettenkonto zu führen oder abzustimmen.
Der weitaus wichtigere Teil ist der strategische.
Strategisches Palettenmanagement beschäftigt sich damit Risiken für die Palettenbuchhaltung zu erkennen und diese abzustellen.
Dabei werden Arbeitsabläufe einfacher und somit besser gemacht.
Durch diese Umstrukturierung ist es dann möglich, Zeit zu gewinnen.
Der wichtigste Faktor ist somit Zeit.
Wenn Du Zeit gewinnst, wirst Du Zeit haben Probleme im Vorfeld zu erkennen.
Du wirst die Zeit haben, diese abzustellen und dadurch wiederum Zeit gewinnen.
Wer keine Zeit für diesen strategischen Teil hat, wird immer Paletten und somit auch Geld verlieren.
Vieles kann heute schon der Computer für Dich lösen.
Du kannst beispielsweise mit Excel viele Routinen erstellen, so dass Dir in deiner Arbeit erheblich Zeit erspart wird.
Den kreativen Prozess, das Ausdenken, was automatisiert in Excel laufen soll, musst Du aber für Dich allein vollziehen.
Dafür brauchst du wieder Zeit.
Also schau Dir doch als Erstes deine Zeitfresser einmal an:
- Musst du bestimmte Tätigkeiten wirklich ausführen?
- Wer verlangt das?
- Was würde passieren, wenn Du bestimmte Tätigkeiten einfach unterlässt?
- Würde Jemand nachfragen? Würde es Jemanden stören?
- Würdest Du dadurch Paletten verlieren?
- Helfen Dir diese Tätigkeiten ein Palettenkonto führen zu können?
Diese Fragen führen Dich schon relativ nah an nutzlose Betriebsprozesse bzw. Tätigkeiten heran.
Wenn Du diese jetzt weglässt, hast du die erste Zeit gewonnen.
Diese Zeit nutze aber auch, um Dir weitere Dinge klarzumachen.
Die Fragen, welche Du Dir jetzt stellen könntest, lauten:
- Sollte ich erst die Papiere kontrollieren oder erst die Palettenscheine buchen?
- Welche der beiden Tätigkeiten erfordert eine höhere Aufmerksamkeit?
- Ist meine Aufmerksamkeit am Abend, am Nachmittag oder morgen am höchsten, also wie ist mein Biorhythmus?
- Bei welcher der beiden Tätigkeiten hat das Ergebnis einen Einfluss auf die andere Tätigkeit?
- Was würde passieren, wenn ich diese Tätigkeiten vertausche?
- Könnte ich die Tätigkeit, welche eine höhere Konzentration abverlangt vielleicht in den Morgenstunden erledigen, da meine Konzentration dort am stärksten ist?
- Gibt es bestimmte Zeiten im Unternehmen, die dadurch gekennzeichnet sind, dass das Telefon ständig klingelt oder Mitarbeiter Fragen stellen?
- Welche Tätigkeiten sollte ich in diesen Zeiten vornehmen?
Du wirst erkennen, dass Du mit diesen Fragen zu Antworten kommst, die es Dir ermöglichen deine Arbeit neu zu sehen und vielleicht auch neu zu verteilen.
Wenn Du deine täglich anfallenden Tätigkeiten an deine Konzentrationskurve und an deine Umweltbedingungen anpasst, wirst Du wieder Zeit gewinnen.
Die Zeit nutzt Du dann wiederum um dein System immer weiter zu verbessern.
Wenn Dein System komplett optimiert ist, gilt es deine Umweltsysteme zu optimieren.
Unter Umwelt verstehe ich, deine Mitarbeiter, deren Tätigkeiten usw.
Stell Dir hinsichtlich deiner Umwelt folgende Fragen:
- Wo sind Schwachstellen?
- Welche Fehler, hinsichtlich der Palettenbuchhaltung, treten im Unternehmen auf?
- Wie kann ich diese abstellen?
Hier gilt es wieder eine Musterlösung, für alle Beteiligten zu erarbeiten.
Nur mit einer Musterlösung können sich deine Mitmenschen orientieren.
Diese Musterlösung muss einfach zu verstehen und einfach umzusetzen sein.
Dadurch wirst Du wieder Zeit gewinnen.
Ich mach es einmal an einem Beispiel fest.
Angenommen Dir fehlen wöchentlich Palettenscheine und du verbringst täglich eine halbe Stunde damit diese anzufordern.
Da du nicht möchtest, dass du diese Paletten verlierst, unterhältst du noch ein Wiedervorlagesystem.
Du hast also viele kleine Zettel, welche Dir dabei helfen, nichts zu vergessen.
Somit verbringst du täglich 20 Minuten mit deiner Wiedervorlage.
Ich gebe zu, nicht jeder arbeitet so, aber ich habe durchaus Palettenbuchhalter gesehen, welche genauso vorgehen.
Es wäre doch dann das Sinnvollste die Ursache des Problems zu finden, das Problem abzustellen und dann die halbe Stunde täglich zu nutzen, um andere Probleme zu sehen und zu beseitigen.
Falls Du jetzt sagst: “habe ich schon versucht, klappt aber nicht.”
Dann sage ich Dir: Mach weiter! Du hast nur noch nicht die beste Musterlösung.
Die Zettellösung ist die schlechteste Lösung, da du keine Zeit hast Dir einen Überblick über neue Probleme zu verschaffen.
So hast du vielleicht ein Problem eines Zettels gelöst und in der verstrichenen Zeit sind zehn neue Probleme entstanden.
Das Schlimmste dabei ist, du hast diese Probleme nicht registriert.
Am Ende des Tages hast du vielleicht 30 Paletten gerettet und dabei 500 Paletten verloren.
So etwas kommt vor und das noch nicht einmal selten.
Du solltest also dein Blick von den Symptomen eines Problems abwenden und Dich mehr der Ursache zuwenden.
Dasw die Palettenscheine fehlen ist lediglich das Symptom.
Viele sehen hier das eigentliche Problem.
Sie versuchen dann das Symptom zu beseitigen, aber lösen nicht das Problem.
Die Ursache dieses Symptoms ist das eigentliche Problem.
Dabei können die Ursachen ganz unterschiedlich ausfallen.
Es kann sein, dass Mitarbeiter die Scheine verlieren oder dass Mitarbeiter sich über die Konsequenzen nicht bewusst sind.
Egal was, wenn du die Symptome bekämpfst, frisst es deine Zeit und deine Nerven.
Meistens bekommst Du dann auch nicht die Anerkennung, da du das eigentliche Problem nicht löst.
Also suche die Ursache und dann richte deine Energie auf diese.
Ich möchte noch einmal festhalten, dass der operative Teil, wie Palettenkonto führen, das Palettenkonto abstimmen, Dir zwar eine Menge Palettenverluste ersparen, aber die dauerhafte Problemlösung geht nur über den strategischen Teil.
Deshalb bewerte Risiken, kommuniziere Schwachstellen und erschaffe eine schnelle und einfache Musterlösung.
Die Musterlösung muss nur einmalig erschafft werden und deren Einhaltung dann kontrolliert werden.
Auch hier verweise ich wieder auf Excel und das Prozessmanagement.
Kontrolliere doch einfach mal, wie lange die Transportpapiere brauchen, um zu Dir zu gelangen.
Mit Excel kannst Du solche Dinge automatisch rechnen und auswerten lassen.
Der Kontrollprozess sollte anhand von Zahlen auswertbar sein und diese Zahlen sollten sich automatisch ergeben.
Falls Du höherwertige Software im Unternehmen nutzt, schau doch einmal nach, ob man nicht bestimmte Werte nach Excel exportieren kann.
Mit diesen kannst du dann ebenfalls weiter rechnen.
Falls Du kein Fachmann in Excel bist, aber genauso eine Lösung brauchst, dann werde einer.
Ich hinterlasse unten noch einmal einen Link zu einer Webseite von mir.
Der Vorteil für Dich besteht darin, dass Du einen kompletten Videokurs über Palettenbuchhaltung, Palettenmanagement, Problemlösung und Risikomanagement bekommst.
Des Weiteren bekommst du einen kompletten Excelkurs und ein fertiges Palettenprogramm für Excel.
Du kannst somit sofort anfangen ein Palettenkonto zu führen.
Aber spring bitte nicht gleich nach unten, denn das Wichtigste kommt noch.
Ich fasse diesen Abschnitt noch einmal in einem Satz zusammen.
Der operative Teil bringt Dich durch den Tag, der strategische Teil durchs Leben.
Die operativen Probleme und die Zeit
Beim Führen eines Palettenkontos sollte die Zeit immer eine wichtige Rolle spielen.
Jetzt meine ich nicht die Zeit, welche du benötigst für die Palettenbuchhaltung, sondern der Terminierung.
Wenn Du ein Unternehmen hast und am Ende des Jahres bzw. in der Mitte des nächsten Jahres dein Jahresabschluss machst und dann feststellen solltest, dass diverse Rechnungen fehlen, hast du ein Problem.
Du müsstest dann anfangen alle fehlenden Rechnungen einmal anzufordern.
Ansonsten wird es ein steuerliches Disaster.
Genauso ist es in der Palettenbuchhaltung.
Wenn Du dein Konto einmal jährlich abstimmen möchtest, wird Dir auffallen, dass sämtliche Belege fehlen.
Diese müsstest Du dann ebenfalls anfordern.
Vielleicht bekommst Du diese sogar.
Die Wahrscheinlichkeit dafür, ist aber relativ gering.
Außerdem ist es ein enormer Aufwand festzustellen, welche Belege überhaupt fehlen.
Du kannst dann auch keine Fahrer oder anderes Personal mehr befragen, was Sie vor einem halben Jahr mit den Paletten gemacht haben.
Es ist schwierig, aber für eine saubere Lösung ohne Palettenverluste muss die Kontoabstimmung mit den Fahrern wöchentlich erfolgen.
Du musst somit wöchentlich Paletten buchen und die Bestände mit den Fahrern wöchentlich abstimmen.
Für Umschlagsprozesse, also Palettenanlieferungen und -herausgaben an deiner Umschlagshalle, schlage ich eine tägliche Kontoführung vor.
Alles andere führt unweigerlich zu Palettenverlusten.
Ich möchte dies anhand eines Beispiels erläutern:
Angenommen Du hast einen Fahrer, welcher 34 Europaletten irgendwo bei der Beladung getauscht hat und die Quittung fehlt.
Wenn Du in der nächsten Woche seine Paletten im Palettenkonto buchst, wirst du feststellen, dass der Bestand nicht stimmen kann.
Du kannst ihn jetzt noch gezielt befragen.
Eine Woche später mag das auch noch gehen.
Einen Monat später geht es nicht mehr und du hast ein Palettenproblem auf dem Tisch.
Jetzt stocherst Du irgendwo im Trüben herum und versuchst herauszufinden, wo die Paletten geblieben sein könnten.
Wenn Du jetzt sagst, oh ist mir jetzt zu aufwendig…. ich kümmere mich später darum, hast Du das Problem nach wie vor. Aber du hast ein zweites Problem hinzubekommen.
Und zwar, nehmen wir einmal an, du bekommst heraus, wo die Paletten geblieben sind.
Du schreibst den Kunden an und forderst den Schein nach.
Nach einer Woche könnte der Kunde den Vorgang sicher noch zuordnen.
Aber nach einem Monat ist es auch hier zu spät.
Du siehst, dass das Palettenkonto wöchentlich geführt werden muss.
Wöchentlich solltest du die Buchungen vollziehen, um überhaupt festzustellen, wo gewisse Belege fehlen oder falsch ausgestellt worden sind.
Alles andere führt unweigerlich zu Paletten- und enormen Zeitverlusten.
Ich fasse noch einmal zusammen…
Um vernünftig ein Palettenkonto führen zu können, solltest Du dich in erster Linie bemühen, dieses wöchentlich zu machen.
Die dabei auftretenden Probleme solltest du am Ursprung suchen und die Ursache aus dem Weg räumen.
Erst danach solltest du die Symptome bekämpfen.
Um eine vernünftige Palettenverwaltung ohne Verluste zu gewährleisten, reicht es nicht nur Belege zu buchen.
Du solltest immer Schwachstellen erkennen und diese kommunizieren.
Wenn Du diese Tätigkeiten außer Acht lässt, ist Palettenbuchhaltung äußerst zeitaufwendig.
Aufgrund des Zeitaufwandes werden dann bestimmte Probleme nicht sofort gelöst und dadurch entstehen immer neue Probleme.
Wie besprochen noch der Link zum Videokurs und Palettenprogramm.
Informationen zum Autor
Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite
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