Plausibiltätscheck – Der Palettensaldo als wichtigste Zahl im Palettenkonto
Jedes Palettenkonto enthält immer einen Saldo.
In einen meiner letzten Beiträge habe ich Dir gezeigt, wie Du den Saldo herunterrechnest und somit den tatsächlichen Bestand des Vormonates bestimmst.
Diese Zahl verrät Dir aber noch viel mehr.
In diesem Beitrag möchte ich Dir zeigen, wie Du als Transportunternehmen einen Plausibilitätscheck im Palettenkonto machen kannst.
Warum Du jeden Monat und in jedem Palettenkonto einen Plausibiltätscheck machen solltest
Als Subunternehmen, welches für eine Spedition fährt, hast Du einen großen Vorteil.
Du hast nämlich nur ein Palettenkonto, welches Du kontrollieren musst.
Alle Paletten, welche in diesem Konto fehlen, sollten demnach bei Dir auf dem Hof oder auf deinem Fahrzeug sein.
Wenn Du zwischen diesen beiden Zahlen eine Differenz hast, fehlen Dir Paletten und du hast einen Palettenverlust. (Differenz Palettenssaldo und Leergutbestand)
Dadurch wird es relativ einfach.
Aber dennoch musst die ausgewiesene Endzahl auf dem Palettenkonto immer wieder prüfen.
Diese Zahl stimmt nämlich in den meisten Fällen nicht.
Gerade wenn Du jeden Monat die Palettenkonten überprüfst, wirst Du feststellen, dass Buchungen fehlen oder fehlerhaft sind.
Diese Buchungen werden dann durch Dich reklamiert und tauchen in den Folgemonaten auf.
Da dann diese Buchungen, nicht in den aktuellen Monat gehören, sondern in die letzten vergangenen Monate, solltest Du diese Paletten aus dem Bestand herausrechnen.
Wenn Du dann den wirklichen Anfangsbestand ermittelt hast und dann den Endbestand auf dem Palettenkonto Dir anschaust, ergeben sich wieder Differenzen.
Diese Differenzen solltest Du im Palettenkonto finden.
Das Schöne ist…
Dies ist genau die Anzahl, welche du reklamieren musst.
Du kannst also von Anfang an, bei jedem neuen Konto schon sagen, wieviel Paletten du diesmal finden und reklamieren wirst.
Ich beschreibe das ganze nochmals am Beispiel:
Du erhältst ein Palettenkonto für Monat Mai 2014.
Per 30.04.2014, also dem letzten Kontoabschluss, wurde ein Bestand an Europaletten von 2495 Europaletten zu Deinen Lasten ausgewiesen.
Du siehst die ersten Buchungen im neuen Konto.
Diese betreffen alle die Vormonate.
Angenommen du hast im Aprilkonto 1595 Europaletten reklamiert, welche Dir jetzt im neuen Konto gutgeschrieben worden.
Es ergibt sich dann ein wirklicher Bestand von 900 Europaletten zu Deinen Lasten. (2495 Abschluss April – 1595 aus den Vormonaten)
Du schaust jetzt auf die letzte Seite des Palettenkontos und siehst, dass Dein Kunde das Palettenkonto mit einem Saldo per 31.05.2014 von 1675 Europaletten abschließt.
Dann hat sich der Saldo im kompletten Konto (1675-900) 775 Europaletten verändert.
- Ausgewiesener Vorsaldo per 30.04. war 2495 Paletten
- tatsächlicher Vorsaldo per 30.04. war 900 Paletten
- Endsaldo per 31.05. ist 1675 Paletten
- Demnach fehlen 775 Paletten
Falls also keine Paletten verschwunden sind oder zwischengelagert worden – musst Du genau 775 Europaletten finden und reklamiere .
Wenn Du diese Zahl nicht finden solltest, sind irgendwo im Monat Paletten verschwunden, Fahrer haben Leerpaletten noch auf den Fahrzeugen oder es wurden Paletten bei Dir auf dem Hof abgegeben.
Diese werden dann herausgerechnet.
Die 900 Paletten, der Vorsaldo, sind in den Vormonaten zu finden.
Diese 900 Paletten wirst Du nicht im aktuellen Kontoauszug wieder finden.
Mit Hilfe dieser Rechnung ist es Dir möglich eine Plausibilitätsprüfung an jedem Monatsende durchzuführen.
Falls dann diese Bestände nicht aufgehen, gilt es die kompletten Fahrerkonten des Monats zu prüfen.
Nicht schlecht, oder?
Dies ist immer die erste Zahl, welche ich bei jedem neuen Palettenkonto berechne.
Denn dadurch ist es mir immer möglich, meine eigene Arbeit zu bewerten und diese, wenn nötig, in Frage zu stellen.
Informationen zum Autor
Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite
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