Doppelte Palettenbuchhaltung – so geht’s

Schlagwörter: Palettenbuchhaltung, Palettenverwaltung

Im letzten Beitrag habe ich Dir gesagt, was ein Palettenkonto ist, was eine Belastung, was eine Gutschrift und was ein Saldo ist.
Außerdem habe ich Dir gezeigt, warum Du unbedingt ein Palettenkonto führen solltest.

In diesem Beitrag möchte ich Dir konkret zeigen, wie Du dieses Palettenkonto führst.
Ich möchte Dir auch zeigen, wie Deine Tauschpartner ein Palettenkonto führen.

So buchst Du im Palettenkonto die Vollgutübernahme

Da die meisten Sachverhalte sich am besten am Beispiel erklären lassen, nehmen wir einmal an:
Du übernimmst einen Transport von „Spedition A“ mit 22 Europaletten.
Du sollst diese 22 Europaletten laden bei der Firma Mustermann GmbH.
Bei Übernahme tauschst Du 12 Europaletten.
Beim Empfänger bekommst Du 5 Paletten nicht wieder. 
 
Jetzt ergeben sich folgende Fragen:

• Mit wem führst du ein Palettenkonto – mit Mustermann oder mit der Spedition A.
• Welche Transaktion sollte bei der Vollgutübernahme vollzogen werden. (Belastung oder Gutschrift)
• Welche Buchung sollte beim Absendertausch vollzogen werden. (Belastung oder Gutschrift)
• Welche Transaktion sollte beim ausbleibenden Empfängertausch vollzogen werden. (Belastung oder Gutschrift)

 
Da Du den Auftrag von der Spedition A hast, musst Du auch das Palettenkonto mit der Spedition führen.
Gleichzeitig musst Du ein Palettenkonto mit deinem Fahrer führen.

Die Spedition A wiederum führt das Palettenkonto mit Dir und mit dem Kunden „Mustermann GmbH“.
Schauen wir zu allererst Deine Palettenbuchungen an und dann die Palettenbuchungen der Spedition A.
Und ganz zum Schluss die Palettenbuchungen des Kunden.

In dem ganzen Betriebsprozess werden somit mindestens 5 Palettenkonten geführt.
Die Mustermann GmbH führt ein Palettenkonto mit der Spedition A und ein Lagerbuch.
Und die Spedition A führt wiederum ein Palettenkonto mit Dir, den Subunternehmer, und der Mustermann GmbH -dem Absender.
Du, als ausführender Transportunternehmer führst ein Palettenkonto mit der Spedition A und eines mit deinem Fahrzeug.

Und wie werden diese Palettenkonten nun bebucht?

In der Finanzbuchhaltung bedient man sich sogenannter T-Konten.
Diese Konten dienen dazu, dass Soll und Haben gegenüber gestellt werden.
Für das Palettenkonto ersetzen wir das Ganze durch Belastung und Gutschrift.
Wir schreiben also links die Belastungen und rechts die Gutschriften.

Bei der Vollgutübernahme wird dem Kunden, in deinem Fall die Spedition A, die entsprechende Anzahl an Paletten gutgeschrieben.
Gleichzeitig buchst Du diese 22 Europaletten auf das Palettenkonto deines Fahrzeuges.
Dadurch hast du eine beidseitige Buchung vollzogen.

Bei der Vollgutübernahme belastet das Transportunternehmen das Fahrzeug und begutschriftet den Auftraggeber.
In diesem Fall die Spedition A.

Gutschrift und Belastung sind genau in beiden Fällen 22 Europaletten.
Außerdem heben sich beide Buchungen auf.

Es ist also kein Schwund in den Zahlen zu erkennen.
Anders wäre dies, wenn Du dem Fahrzeug 21 Paletten belastet hättest und dem Kunden 22 Paletten gutgeschrieben hättest.
In diesem Fall hättest Du einen buchhalterischen Palettenverlust von einer Palette.

Dein Kunde, die Spedition A, führt wiederum ein Palettenkonto mit dem Absender „Mustermann GmbH“ und mit Dir. Die Spedition A schreibt also Mustermann die 22 Europaletten gut und gleichzeitig belastet die Spedition A Dir diese 22 Europaletten.

Die Spedition A führt ein Palettenkonto mit Dir und mit der Mustermann GmbH. Bei Vollgutübernahme wird das Palettenkonto des Frachtführers (Dein Konto) belastet und das des Kunden begutschriftet.

Die Mustermann GmbH führt lediglich das Palettenkonto mit der Spedition A und belastet diese 22 Paletten der Spedition.
Falls diese noch eine Leergut Ein- und Ausgangsliste führt, würde sie dort einen Ausgang buchen.
Somit entstehen hier auch zwei Buchungen.

Jetzt stellst Du sicher fest, dass die Mustermann GmbH eine einseitige Buchung vollzogen hat, da diese lediglich die Paletten belastet hat.

Die Mustermann GmbH belastet das Palettenkonto der Spedition A.

Die Salden der einzelnen Palettenkonten bei der Übernahme

Nachdem alle Beteiligten Ihre Palettenbuchungen vollzogen haben, können wir uns die Salden auf den Packmittelkonten anschauen.
 
Auf den von Dir geführten Konten steht eine Belastung beim Fahrzeug von 22 Europaletten.
Das Fahrzeug schuldet Dir also zu diesem Zeitpunkt 22 Europaletten.
Gleichzeitig hast du dem Palettenkonto der Spedition 22 Europaletten gutgeschrieben.
Du schuldest somit der Spedition diese 22 Europaletten.
Der Fahrer schuldet Dir diese Paletten und Du schuldest der Spedition die gleiche Anzahl.
Alles gut.

Nachdem die vollen Paletten übernommen wurden, ergibt sich auf dem Palettenkonto des Fahrzeuges ein Saldo von 22 Europaletten zu Lasten des Fahrzeuges.
Auf dem Palettenkonto der Spedition ergibt sich ein Palettensaldo von 22 Europaletten zu Gunsten der Spedition.

Schauen wir uns die Palettenkonten der Spedition an.
Die Spedition A hat dem Palettenkonto von Mustermann 22 Europaletten gutgeschrieben.
Demnach schuldet die Spedition A Mustermann diese 22 Europaletten.
Gleichzeitig hat die Spedition A das Palettenkonto von Dir mit 22 Europaletten belastet.
Demnach schuldest Du der Spedition A laut Konto diese 22 Europaletten.
Alles gut.

Nachdem die Vollgutübernahme auf beiden Palettenkonten verbucht wurde, ergibt sich auf deinem Konto ein Saldo von 22 Europaletten zu Deinen Lasten und auf dem Konto des Absenders ein Saldo von 22 Europaletten zu Lasten der Spedition A.

Als letztes schauen wir uns den Saldo des Palettenkontos an, welches die Mustermann GmbH mit der Spedition führt.
Mustermann hat das Konto der Spedition mit 22 Europaletten belastet.
Demnach schuldet die Spedition A der Firma Mustermann diese 22 Europaletten.
Da Mustermann diese Paletten wirklich übergeben hat und es ihre eigenen Paletten waren, schulden Mustermann keinem diese 22 Europaletten.

Alles gut.

Die Mustermann GmbH belastet das Palettenkonto der Spedition A. Es ergibt sich bei der Übernahme ein Palettensaldo von 22 Europaletten zu Lasten der Spedition A. Oder anders gesagt ein Saldo von 22 Europaletten zu Gunsten der Mustermann GmbH.

Nachdem wir alle Buchungen zur Vollgutübernahme vollzogen haben und die Salden durchgesprochen haben, können wir uns nun dem Absendertausch widmen.

So buchst Du im Palettenkonto den Absendertausch

Im Beispiel soll ein Absendertausch von 12 Europaletten gebucht werden.
Du übergibst somit, im Auftrag der Spedition A, der Firma Mustermann GmbH 12 Europaletten.
Von deinem Fahrzeug verschwinden körperlich 12 Europaletten und die Firma Mustermann erhält körperlich 12 Europaletten.
Schauen wir uns zu allererst deine Palettenbuchungen dazu an.

Dein Fahrzeug übergibt 12 Europaletten.
Du schreibst also dann deinem Fahrzeug diese 12 Europaletten gut.
Gleichzeitig hast Du diese Europaletten zwar Mustermann gegeben, aber im Auftrag der Spedition A.
Also belastest Du diese 12 Europaletten der Spedition A.

Beim Absendertausch wird das Palettenkonto des Fahrzeuges mit 12 EU begutschriftet und das Palettenkonto des Auftraggebers mit 12 EU belastet.

Die Spedition A schreibt deinem Palettenkonto (Frachtführer) die getauschten Paletten gut und belastet die gleiche Anzahl dem Absender.

Als letztes schauen wir uns das Palettenkonto der Firma Mustermann GmbH an.
Die Mustermann GmbH empfängt 12 Europaletten und schreibt diese dem Palettenkonto der Firma Spedition A gut.
Da Mustermann diese Paletten selbst bekommen hat, belastet Mustermann diese Paletten auch nicht weiter.
Auch in diesem Fall bucht Mustermann die Paletten entweder einseitig oder verzeichnet einen Eingang im Lagerbuch.

Die Mustermann GmbH schreibt die Anzahl der getauschten Paletten im Palettenkonto gut

Der Saldo der einzelnen Palettenkonten nach dem Absendertausch.

Deinem Fahrzeug wurden 22 Europaletten belastet und 12 Europaletten gutgeschrieben.
Der Saldo beträgt demnach 10 Europaletten zu Lasten des Fahrzeuges.
Das Fahrzeug schuldet Dir somit 10 Europaletten.
 
Du hast weiterhin dem Palettenkonto der Spedition A 22 Europaletten gutgeschrieben und mit dem Absendertausch 12 belastet.
Das Palettenkonto hat derzeit einen Außenstand von 10 Europaletten zu deinen Lasten.
Du schuldest somit der Spedition A 10 Europaletten.
Das Fahrzeug schuldet Dir 10 Paletten und du schuldest der Spedition wiederum 10 Europaletten.

Wenn Du jetzt beide Buchungen mit einander aufrechnest, ergibt sich ein Saldo von 10 Europaletten zu Lasten des Fahrzeuges. Es ergibt sich weiterhin ein Saldo von 10 Europaletten zu Deinen Lasten bzw. zu Gunsten der Spedition A.

Schauen wir uns die Buchungen der Spedition A einmal an.
Die Spedition A hat mit der Vollgutübernahme Dir deinem Palettenkonto 22 Europaletten belastet.
Außerdem hat die Spedition A deinem Palettenkonto, aufgrund des Absendertausches, 12 Europaletten gutgeschrieben.

Der Saldo des Palettenkontos, welche die Spedition mit Dir führt, beträgt demnach 10 Europaletten zu Deinen Lasten oder anders gesagt 10 Europaletten zu Gunsten der Spedition A.

Die Spedition A führt aber weiterhin noch ein Konto mit der Mustermann GmbH.
Auf diesem Konto wurden, aufgrund der Vollgutübernahme, 22 Europaletten gutgeschrieben und 12 Europaletten, aufgrund des Absendertausches belastet.
Der Saldo des Palettenkontos beträgt jetzt 10 Europaletten zu Lasten der Spedition A oder 10 Europaletten zu Gunsten der Mustermann GmbH.

Die Spedition A weist in ihren Palettenkonten einen Saldo von 10 Europaletten zu deinen Lasten und im anderen Konto 10 Europaletten zu Gunsten der Mustermann GmbH aus.

Als letztes schauen wir uns das Palettenkonto der Mustermann GmbH an.
Die Mustermann GmbH hat das Palettenkonto der Spedition A, aufgrund der Vollgutübernahme, mit 22 Europaletten belastet.

Außerdem wurden dem Konto, aufgrund des Tausches, 12 Europaletten gutgeschrieben.
Das Palettenkonto weist jetzt einen Außenstand von 10 Europaletten zu Lasten der Spedition A aus.

Die Mustermann GmbH weist einen Saldo von 10 Europaletten zu Lasten der Spedition A aus oder anders gesagt 10 Europaletten zu Gunsten der Mustermann GmbH.

Ich fasse einmal kurz zusammen.
Die Spedition A schuldet der Mustermann GmbH nach diesen Buchungen 10 Europaletten.

Diese 10 Europaletten schuldest Du wiederum der Spedition A.
Dir wiederum schuldet das Fahrzeug diese 10 Europaletten.

Und das Fahrzeug hat genau diese Paletten an Bord.
Lass uns doch als nächstes noch den Empfängernichttausch buchen.

So kannst Du den Empfängernichttausch in deinem Palettenkonto buchen

Beim Empfänger wurden von 22 Europaletten, welche angeliefert wurden, 5 nicht getauscht.
Wie werden diese 5 Europaletten jetzt in allen Konten verbucht?

Schauen wir uns zuerst deine Buchungen an.
Da dein Auftraggeber, Spedition A, im Frachtvertrag den Palettentausch vereinbart hatte, muss Spedition A auch dafür Sorge tragen, dass Du die 22 Paletten beim Empfänger zurück erhältst.

Da dies nicht geschehen ist, kannst Du die Spedition A mit diesen Paletten belasten.
Und da dein Fahrzeug 5 Europaletten nicht zurück erhalten hat, musst Du den Bestand des Fahrzeuges ebenfalls korrigieren.
Du schreibst also deinem Fahrzeug 5 Europaletten gut.

Falls beim Empfänger 5 Europaletten nicht getauscht wurden, musst Du das Palettenkonto des Fahrzeuges begutschriften und das deines Auftraggebers belasten.

Die Spedition A muss deinem Palettenkonto ebenfalls 5 Europaletten gutschrieben, da der Palettentausch vereinbart wurde.
Da die Spedition A den Palettentausch ebenfalls mit dem Kunden Mustermann GmbH vereinbart hat und dieser dafür Sorge tragen muss, dass sein Empfänger die Paletten tauscht, belastet die Spedition A das Palettenkonto von der Mustermann GmbH.

Die Spedition A begutschriftet wiederum Dein Palettenkonto und belastet diese 5 Europaletten dem Absender.

Die Mustermann GmbH begutschriftet wiederum das Palettenkonto der Spedition A und schreibt den Empfänger an und vereinbart den Rücktransport der Paletten.

Die Mustermann GmbH schreibt diese 5 Europaletten der Spedition A im Palettenkonto gut.

Wie sehen die Salden nach dem Empfängertausch aus

Das Palettenkonto, welches Du mit dem Fahrzeug führst, weist jetzt einen Saldo von 5 Europaletten zu Lasten des Fahrers aus.
Das Fahrzeug schuldet Dir 5 Europaletten.

Wichtig an dieser Stelle ist, dass das Fahrzeug aus dem Vortransport ja mindestens 10 Paletten an Bord hatte.
Ansonsten hätte der Fahrer bei Beladung nicht tauschen können.

Also schuldet das Fahrzeug Dir aus den Vortransporten eigentlich schon mindestens 10 Europaletten.
Hier soll der Sachverhalt aber isoliert betrachtet werden.
Wenn wir nur diese Buchungen zu diesem Transport betrachten, schuldet das Fahrzeug Dir lediglich 5 Europaletten.
Dem Spediteur schuldest Du diese 5 Europaletten.
Die Spedition schuldet wiederum der Mustermann GmbH diese Paletten.

So werden die Salden auf den Palettenkonten fortgeführt.

Beim nächsten Transport wird dem Fahrzeug wieder die übernommene Anzahl belastet und falls der Fahrer beim Absender tauscht, diese Anzahl gutgeschrieben.

Das Fahrzeug hat zu diesem Zeitpunkt 17 Europaletten (22 beim letzten Transport angeleifert und lediglich 5 nicht getauscht) an Bord und könnte diese auch tauschen.
Dann müsstest Du das Fahrzeug um diese Anzahl entlasten.

Die gleichen Buchungen finden dann auch wieder bei deinem Auftraggeber, vielleicht Spedition A oder diesmal vielleicht auch Spedition B statt.
Wichtig ist, dass die Salden fortgeführt werden.
Jede Übernahme sollte einzeln gebucht werden, dann der Absendertausch in einer separaten Buchung und der Empfängernichttausch ebenfalls separat.

Falls Du beim nächsten Transport für Spedition B laden solltest, fängt das Palettenkonto der Spedition B ohne Vorsaldo an.
Falls Du aber beim nächsten Transport wieder für die Spedition A laden solltest, wird das Palettenkonto der Spedition A fortgeführt.

Wenn Du das gleiche Fahrzeug für den nächsten Transport einsetzt, kannst Du das Palettenkonto ebenfalls fortführen.
Falls Du aber ein anderes Fahrzeug einsetzt, solltest Du auch ein neues Fahrzeugkonto bebuchen.
Ansonsten stimmen die Bestände nicht und du kannst die Fahrzeuge nicht überwachen.

Zusammenfassung

• Bei jedem Transport solltest Du ein Palettenkonto mit deinem Auftraggeber und mit deinem Fahrzeug bzw. Frachtführer führen.
• Bei jeder Übernahme wird der Frachtführer belastet und dem Auftraggeber werden diese Paletten gutgeschrieben.
• Bei jedem Nichttausch beim Empfänger wird das Palettenkonto des Auftraggebers belastet und das Palettenkonto des Frachtführers begutschriftet.

Häufige Fragen

:
Viele Auftraggeber, Speditionen akzeptieren den Nichttausch beim Empfänger nicht. Wieso?
Diese Speditionen haben zwar den Absendertausch mit Ihrem Kunden vereinbart, den Empfängernichttausch aber völlig außer Acht gelassen.
Diese Speditionen müssen sich dann selbst um die Leergutabholung beim Empfänger kümmern und versuchen das Problem auf den Transportunternehmer abzuwälzen.

Was kann man tun, wenn der Empfänger nicht tauscht?
Zum einen würde ich immer die Paletten meinem Auftraggeber belasten.
Dennoch lassen sich viele Auftraggeber nicht darauf ein.
Dann musst Du diese Paletten entweder selbst abholen oder deine Forderungen gerichtlich klären lassen.
Außerdem solltest Du den Fahrer anweisen und die Dispo informieren.

Kann der Warenproduzent die Palettenbewegungen wirklich nur einseitig buchen?
Nein er kann ein Hilfskonto einrichten. Zum Beispiel das Konto Hallenumschlag.
In diesem Palettenkonto verbucht der Produzent dann den Eingang und den Ausgang von Europaletten.
Bei jedem Eingang wird dann das Palettenkonto „Hallenumschlag“ belastet und bei jedem Ausgang wird es begutschriftet.
So entsteht wieder eine doppelte Buchführung.