Auch für ein Palettenkonto gilt, keine Palettenbuchung ohne Beleg
Keine Buchung ohne Beleg- Das ist so ein eiserner Grundsatz in der Finanzbuchhaltung.
Aber trifft dies auch auf die Palettenbuchhaltung zu?
Schauen wir uns das Ganze an zwei Beispielen an.
Inhalt
Palettenbuchung am Beispiel – ohne Beleg
Nehmen wir an, du übernimmst einen Transport von München nach Berlin.
Dein Auftraggeber ist ein Spediteur aus München.
In München übernimmt dein Fahrzeug 34 Europaletten mit Ware.
Der Fahrer tauscht in München 34 Europaletten und ruft Dich dazu an.
Jetzt neigen einige Palettenbuchhalter dazu, die Paletten sofort im Palettenkonto zu buchen.
Eifrig wie sie sind – Denn sie wollen es ja nicht vergessen.
Irgendwann kommt ein Palettenkonto, vom Spediteur aus München, ins Haus geflattert.
Und dieses willst Du jetzt abstimmen.
Zu deinem Entsetzen bemerkst Du, dass dieser Spediteur dir nicht den Absendertausch begutschriftet hat.
Theoretisch müsste er Dir zum Absendertausch ja 34 Europaletten gutgeschrieben haben.
Aber dem ist nicht so.
Jetzt schaust Du in deinen Papieren nach und du erkennst selbst kein Absendertausch.
Jetzt geht der Spaß weiter….
Denn viele Palettenbuchhalter schauen sich jetzt den vorherigen Transport vom Fahrzeug an und sehen: Ja, dort wurden beim Empfänger 34 Europaletten getauscht.
Das Fahrzeug hatte also zum Zeitpunkt der Warenaufnahme mindestens 34 leere Europaletten an Bord.
Also schreiben sie den Spediteur aus München an und sagen, dass das Fahrzeug 34 Europaletten bei Beladung getauscht haben muss.
Es geht ja nicht anders.
Der Spediteur wird sich darauf nicht einlassen.
Denn er würde dann ebenfalls eine Buchung ohne Beleg vollziehen.
Also versuchen viele Palettenbuchhalter dann einen anderen Weg.
Sie sagen: der Spediteur muss beweisen, dass nicht getauscht wurde.
Ansonsten steht hier Aussage gegen Aussage.
Aber auch hier ist der Absendertausch nicht belegbar.
An dieser Stelle greife ich gerne das Thema Geld auf. Nehmen wir an:
Ich würde einfach herumlaufen, wahllos auf Mitmenschen zeigen und sagen: „Der schuldet mir Geld“ und „Der schuldet mir auch Geld“
und „Meine Bank schuldet mir enorme Summen an Geld.“
Wenn ich jetzt dieses Geld wieder haben möchte, müsste ich beweisen, dass es mir gehört.
Ich habe jemanden Geld gegeben und ich muss es beweisen können. Demnach bräuchte ich einen Schuldschein, einen Übergabebeleg oder Ähnliches.
Solange ich diesen nicht habe, fand keine Geldübergabe statt.
Und wenn wir diese Aussage jetzt auf unsere Leergutübergabe anwenden.
Was bedeutet das?
Wir haben keinen Beleg, also fand keine Leergutübergabe statt.
So einfach ist das.
Jeder Absendertausch ist eine Leergutübergabe.
Der Fahrer übergibt leere Paletten an einen Absender. U
nd somit brauchst du immer einen Beleg.
Aber schau dir noch das zweite Beispiel an.
Palettenbuchung am Beispiel ohne Unterschrift
Angenommen wir hätten einen Beleg, aber die Unterschrift fehlt. Ja was dann?
Auch hier gilt der Empfänger hat keine Unterschrift geleistet, dass er diese Paletten auch wirklich bekommen hat.
Kehre ich wieder zu meinem Geldverleiher Beispiel zurück, – könnte ich doch sämtliche Schuldscheine ausstellen.
Dies wäre ganz leicht.
Einfach Beleg schreiben, irgendeine hohe Zahl drauf –fertig.
Es unterschreibt aber Niemand, da diese ja von mir gefälscht wurden und nun bezichtige ich die ganze Welt, dass sie mir Geld schulden würde.
Na wo kommen wir denn da hin?
Also Du brauchst nicht nur einen Beleg zum buchen und nachhalten.
Du brauchst auch eine Unterschrift des Palettenempfängers.
Im Falle eines Absendertausches ist der Empfänger der Versender.
Dieser bekommt Leerpaletten vom Fahrer.
Der Absender muss also eine Unterschrift für den Erhalt der Leerpaletten liefern.
Ist dies nicht der Fall, fand kein Übergang statt. So einfach.
Das bedeutet jetzt für Dich, dass Du niemals Paletten buchen darfst, ohne Beleg.
Es werden mitunter Menschen auf dich zukommen, welche dir etwas anderes erzählen wollen.
Ähnlich wie der Palettenbuchhalter den Spediteur überreden wollte, gibt es immer wieder Menschen, welche dich überzeugen wollen.
Lass dich aber niemals darauf ein.
Und deshalb gilt in jeder Palettenbuchhaltung: Keine Palettenbuchung ohne Beleg!
Informationen zum Autor
Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite
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