7 Bestandteile eines Palettenscheines, ohne diese du niemals buchen solltest
Jede Palettenverwaltung im Unternehmen braucht Palettenscheine.
Denn um den Palettentausch dokumentieren zu können, brauchst du eine Quittung.
Palettenschein ist aber nicht gleich Palettenschein.
Ich gebe dir in diesem Artikel einen Überblick, worauf du beim Kauf von Palettenscheinen achten solltest.
Inhalt
- 1 Palettenscheine benötigen Adressfelder
- 2 Jeder Palettenschein sollte auch zwei Unterschriftsfelder beinhalten
- 3 Durch das Datum besitzt der Palettenschein eine höhere Beweiskraft.
- 4 Natürlich benötigt ein Palettenschein auch ein Feld für einen Palettentypen und für die Anzahl.
- 5 Achte beim Kaufen der Palettenscheine darauf, dass genügend Durchschläge dabei sind.
- 6 Zusammenfassung:
- 7 Informationen zum Autor
Palettenscheine benötigen Adressfelder
Jeder Palettenschein braucht zwei Adressfelder.
Wieso das?
Es gibt bei jedem Palettentausch auch immer zwei Tauschpartner.
Ein Partner übergibt Paletten.
Und der andere übernimmt diese.
Das muss natürlich im Palettenschein ersichtlich sein.
Dein Palettenschein benötigt somit immer zwei Adressfelder.
- Empfänger der Paletten
- Absender der Paletten
Jeder Palettenschein sollte auch zwei Unterschriftsfelder beinhalten
Mit der Unterschrift auf dem Schein wird die Sache rechtskräftig.
Beim Absendertausch dokumentiert die Unterschrift des Fahrers, dass dieser Paletten übergeben hat.
Und die Unterschrift des Empfängers dokumentiert den Erhalt.
Es kommt schon einmal vor, dass Palettenscheine nur ein Unterschriftsfeld ausweisen.
Auch das geht.
Dann ist es auf jeden Fall wichtig ist, dass der Palettenempfänger für den Erhalt unterschreibt.
- Wenn der Fahrer leere Paletten erhält, unterschreibt er
- und wenn der Kunde Leerpaletten erhält, unterschreibt dieser
Durch das Datum besitzt der Palettenschein eine höhere Beweiskraft.
Wann werden Paletten getauscht?
Na klar einmal beim Absender einer Warensendung und dann beim Empfänger dieser Warensendung.
Das Ladedatum unterscheidet sich sehr oft vom Zustelldatum.
Und wenn deine Palettenscheine ein Datumsfeld haben und dieses Datumsfeld wurde ordnungsgemäß ausgefüllt, dann lässt sich der Absendertausch vom Empfängertausch schon hinsichtlich des Datums abgrenzen.
Natürlich benötigt ein Palettenschein auch ein Feld für einen Palettentypen und für die Anzahl.
Du kennst das….
Es werden nicht nur Standardpaletten, wie Europaletten oder Gitterboxen verladen.
Es kommt schon vor, dass du spezielle Palettentypen führst.
Dein Palettenschein sollte somit auch flexibel sein.
Aber dennoch nicht komplett flexibel.
Denn dies führt zu Fehlern.
Beim Palettenschein ist es wie bei allem in der Palettenbuchhaltung.
Standards führen zu weniger Fehlern und zu schnelleren Ergebnissen.
Und deshalb sollte der Schein auch die Standardpaletten führen.
Ich denke dabei:
- An ein Feld für Europaletten, welches auch nur für Europaletten ist.
Dies kann durch ein Bild oder eine Beschriftung deutlich gemacht werden. - Weiterhin denke ich an ein Feld für Gitterboxen.
Weil auch Gitterboxen als Standardpaletten gelten.
Dort steht, genauso wie bei den Europaletten, Gitterbox schon als Vordruck. - Und ein drittes Feld ist dann für sonstige Palettentypen.
Und hier werden dann alle Palettentypen, wie H1 E2 DD usw. geführt.
Dieses Feld besitzt keinen Vordruck und jeder kann selbst eintragen, welcher Palettentyp getauscht bzw. angeliefert wird.
Durch Standards entstehen weniger Fehler beim Ausfüllen und auch beim späteren Lesen – oder Interpretieren – des Palettenscheines.
Jeder Palettenschein sollte eine Nummer beinhalten.
Die Nummer ist fortlaufend.
Wieso braucht der Schein diese Nummer?
Zum Einen kannst du den Schein eindeutig identifizieren.
Du kannst die Scheinnummer in der Palettenbuchung im Palettenkonto aufnehmen.
Du buchst also nicht mehr „Palettentauch beim Kunden _____“
Stattdessen buchst du „Palettentausch beim Kunden____ PS.1234“
Dadurch wird die Buchung insgesamt spezifischer und lässt weniger Spielraum für Doppelbuchungen, Falschbuchungen usw.
Außerdem lässt sich deine Ablage darauf aufbauen.
Du legst alle Palettenscheine fortlaufend ab.
Du brauchst keine Unterscheidung zwischen Datum oder Kunden.
Nein einfach fortlaufend.
Falls du einen Beleg brauchst, siehst du die Buchungsnummer im Palettenkonto und kannst den Nachweis, anhand der Nummer suchen.
Das ist tausendmal besser, als 100 verschiedene Palettenordner.
Aber die laufende Nummer macht das Buchen nicht nur einfacher.
Durch die laufende Nummer bekommst du mit, welcher Nachweis fehlt.
Wenn alle Palettenscheine fortlaufend abgelegt werden – Dann hast du ein System.
Und du siehst, welche Scheinnummer fehlt.
Dann kannst du gezielt deine Mitarbeiter und Fahrer nach dieser einen Nummer befragen.
Somit wird klar, dass jeder Fahrer seinen eigenen Nummernkreis hat.
Du bestellst also pro Fahrzeug Palettenscheine mit eigenen Nummernkreis und überwachst den Rückfluss.
Aber entsteht dadurch nicht ein zusätzlicher Aufwand?
Mal ganz ehrlich. Macht es einen Unterschied ob du dreimal monatlich Palettenscheine bestellst- oder alle drei Monate gleich drei Pakete?
Es macht keinen finanziellen Unterschied.
Aber es macht einen erheblichen Unterschied bei der Abarbeitung, wie du gerade erfahren hast.
Achte beim Kaufen der Palettenscheine darauf, dass genügend Durchschläge dabei sind.
Hierbei solltest du auf keinen Fall sparen.
Du benötigst mindestens drei Ausführungen:
Zwei für deinen Fahrer, welche er dir später, nach erfolgter Anlieferung, übergibt.
Und einen Durchschlag für den Kunden, welcher beim Kunden verbleibt.
Wieso braucht der Fahrer zwei?
Du bekommst die beiden Ausführungen.
Einen reichst du mit den Papieren bei deinen Kunden ein und entlastet dein Palettenkonto.
Den zweiten behältst du als Nachweis für deine Unterlagen.
Fang bloß nicht an zu sagen:
„Doppelte und dreifache Ausführungen sind zu teuer.
Ich mache Kopien oder lasse den Fahrer vor Ort eine Kopie machen.“
Das ist Blödsinn…
Dies ist dann kein Standard mehr.
Und diese Abweichung vom Standard führt unweigerlich zu Fehlern.
Da werden Palettenscheine vergessen.
Oder die Kopien sind nicht lesbar.
Na klar, du kannst dann beim Kunden anrufen und eine weitere Kopie anfordern.
Du hast ja sonst nichts zu tun, oder?
Dann beschäftigst du dich mit Fehlern, anstatt zu buchen.
Dies wiederum führt zu Zeitproblemen und auch zu Palettenverlusten.
Also bitte spare nicht am falschen Ende.
Der Palettenschein braucht drei Durchschläge.
Zusammenfassung:
- Der Palettentausch wird auf einem Palettenschein festgehalten.
- Alle Palettenscheine sollten mindestens in dreifacher Ausfertigung vorliegen.
- Außerdem sollte jeder Schein eine laufende Nummer, zwei Adressfelder, zwei Unterschriftsfelder, ein Feld für den Palettentypen, ein Feld für die Palettenanzahl und ein Feld für das Datum haben.
Informationen zum Autor
Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite
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