6 nützliche Tipps um ein Palettenkonto zu kontrollieren
Die Palettenkonto-Abstimmung gehört zur Aufgabe einer jeden Palettenabteilung, denn wie sagt der Volksmund:
„Vertrauen ist gut, doch Kontrolle ist besser“.
Gerade, weil es so starke Differenzen in den Abstimmungen gibt, sollte eine Kontoabstimmung immer zeitnah erfolgen.
Doch oftmals ist das Abstimmen eines Palettenkontos sehr zäh und sehr zeitaufwendig.
Hier gebe ich dir 6 praktische Tipps, welche dir dabei helfen sollen – diesen betrieblichen Prozess zu erleichtern.
Inhalt
1. Liste direkt auf, was und wieso Du etwas im Palettenkonto reklamierst
Oftmals wurden im Palettenkonto deines Partners Positionen einfach nur vergessen.
Manchmal wurden diese aber auch nicht anerkannt.
Schreibe in deinen Reklamationsbericht genau hinein, welche Positionen fehlen und warum dein Partner diese anerkennen sollte.
Dies hat für dich den Vorteil, dass du auch zu einem späteren Zeitpunkt noch genau weißt, warum Du es reklamiert hast.
Umso ausführlicher du diesen ersten Abstimmungsprozess begehst, umso weniger Arbeit hast Du später.
Neben dem Grund solltest du den Packmitteltypen, wie zum Beispiel Gitterbox oder Europalette, ausweisen.
Natürlich darf die Anzahl der Packmittel, welche du gutgeschrieben haben möchtest, nicht fehlen.
Dies macht Sinn, da du am Ende der Reklamation eine komplette Summe über die einzelnen Packmitteltypen errechnen solltest.
Wieso eine Summe bilden?
Du weißt dann, welchen tatsächlichen Bestand das Konto nach der Einarbeitung aller reklamierten Posten haben sollte.
Wenn du dann nämlich einen korrigierten Packmittel-Kontoauszug erhältst- kannst du mit nur einem Blick sicher gehen, dass alle Reklamationen eingearbeitet worden.
Nicht schlecht, oder?
2. Verweise auf interne Nummern im Palettenkonto
Viele große Speditionen arbeiten mit laufenden Nummern in den Packmittelkonten.
Verweise in deiner Reklamation ständig auf diese Nummern.
Dies ist einerseits für dich eine bessere Orientierung und natürlich auch für deinen Partner.
Falls auf deinen Auszügen keine Nummern sind und du ziemlich oft für den gleichen Kunden oder Spediteur auslieferst, dann frag einfach mal nach.
Diese internen Nummern auf dem Kontoauszug, kann man schon mit einer Excel-Liste umsetzen.
Ein gutes Palettenprogramm kann dies ebenfalls.
Falls dein Auftraggeber bzw. Tauschpartner dies nicht möchte, kannst du ihn auf die Vorteile hinweisen.
Denn schließlich habt ihr beide etwas davon.
3. Scanne das Palettenkonto und deine Unterlagen unbedingt ein.
Hast du alle fehlerhaften Buchungen im Palettenkonto gefunden?
Okay – dann geht’s gleich weiter…
Denn als Nächstes suchst du die Palettenscheine oder Lieferscheine heraus, welche deine Reklamation beweisen.
Diese musst du an deine Reklamation anhängen und dem Kunden oder Tauschpartner zur Verfügung stellen.
Dabei solltest du darauf achten alle Unterlagen einzuscannen.
Dies hat den Vorteil, dass du diese Unterlagen, zu einem späteren Zeitpunkt, nicht noch einmal heraussuchen musst.
4. Schicke deine Palettenkonto Abstimmung per Email.
Jetzt hast du alles herausgesucht und eingescannt?
Dann solltest du als nächsten Schritt deinem Tauschpartner, diese Belege zukommen lassen.
Und dies machst du ausschließlich per Email.
Denn die E-Mail hat den Vorteil:
- dass du bestimmte Sachverhalte noch einmal genauer formulieren kannst.
- dass du dich zu einem späteren Zeitpunkt relativ schnell wieder in den Sachverhalt reinlesen kannst.
- außerdem ist diese automatisch abgespeichert, der Ausgang ist dokumentiert – usw.
Und mal Hand auf’s Herz…
Außerdem ist es sehr unwahrscheinlich, dass dein Partner nur auf deine Reklamation wartet.
Denn glaub mir bitte…
In der Praxis sieht es meistens so aus, dass nur an bestimmten Tagen Kontenreklamationen bearbeitet werden.
Deine Tauschpartner stecken Deine Email in ein Postkorb-Ordner und erst wenn sie die Zeit dazu finden, wird die Reklamation bearbeitet.
Eine Reklamation per Telefon oder durch Fahrer solltest du komplett ausschließen, weil diese meistens nicht zielführend ist.
Außer du willst, diesen einen Vorgang immer wieder bearbeiten.
5. Rechne den neuen Packmittelbestand im Konto aus.
Jetzt solltest du die einzelnen Summen für jede Packmittelart bilden.
Und dann in der Email darauf verweisen, welchen Stand dein Konto hätte, wenn alle Positionen durch deinen Partner eingearbeitet sind.
Dies hat mehrere Vorteile.
Denn dadurch kannst du:
- Darauf hinweisen, dass der Außenstand oder ausgewiesene Saldo sich nochmals stark ändern wird.
Du reklamierst somit die Palettenschuld oder einen mitunter großen Teil dieser Schuld zurück. - Und Du weißt gleichzeitig immer, wie der nächste Anfangssaldo Deines Packmittelkontos auszusehen hätte, wenn alle Positionen richtig eingearbeitet sind.
- Dies hat den Vorteil, dass Du die Schwankungen, welche durch nachträgliche Einarbeitung entstehen, komplett abgrenzen bzw. ausklammern kannst.
Dazu ein Beispiel:
Angenommen dein Palettenkonto weist einen Stand von 800 Paletten zu deinen Lasten aus und du kannst nachweisen, dass 200 Paletten dem Konto unrechtmäßig belastet worden.
Dann sollte dein Tausch-Partner diese entsprechend nachbuchen und der Saldo wäre demnach nur bei 600 Paletten Außenstand.
Wenn dein Tausch-Partner diese Paletten, aus welchem Grund auch immer (Krankheit, Urlaub) – nicht einarbeitet und du erhältst im nächsten Monat ein Konto von 1000 Paletten Außenstand, dann weißt du sofort, dass dieser Stand sich nochmals um 200 Paletten reduzieren wird.
Und angenommen Du findest in dem neuen Konto wieder 200 Paletten.
Dann weißt du, dass sich im letzten Monat keine neue Schuld aufgebaut hat.
Denn 200 Paletten aktuelles Konto + 200 Paletten Altrückstände ergeben 400 Paletten.
Und somit wärst du wieder (1000-400) bei deinen anfangs geforderten 600 Paletten.
Dieser, sich ergebene, Außenstand sollte in jede Abstimmungsemail einfließen.
Denn dadurch kannst du einen Verlauf abbilden.
Aufgrund dessen, dass dein Emailprogramm alle ausgehenden Emails speichert, kannst du diesen Verlauf – von Monat zu Monat – komplett abbilden.
Und somit bietet Dir diesen Email – immer einen höheren Mehrwert, als deinem Tausch-Partner.
6. Setze bei einer Kontoabstimmung immer auf Nachhaltigkeit
Und so geht’s…
Nachdem du das Konto abgestimmt, alle Unterlagen eingescannt und alle Emails abgeschickt hast – solltest du ein Datum festlegen, an welchem du den Rücklauf prüfst.
Die Positionen wurden zwar von dir geprüft und die Reklamation dazu dem Tauschpartner mitgeteilt, dennoch wurde das Palettenkonto noch nicht entlastet.
Lege also selbst ein Datum fest, wann du deinen Partner zum Reklamationsstand befragst.
Somit setzt du deinen Partner zwar unter Druck.
Aber gleichzeitig weiß dieser, dass du am Konto dran bist.
Denn die Praxis in großen Spedition sieht so aus….
Irgendwann zieht man eine Saldenliste, welche alle Packmittelkonten mit Außenständen beinhaltet – und schreibt von oben nach unten eine Palettenrechnung.
Cool, oder?
Aber sicherlich nicht für dich.
Und gerade, wenn du nachhakst, Konten sauber und zeitnah abstimmst – schreiben dir deine Tauschpartner auch keine Rechnung.
Informationen zum Autor
Mein Name ist Mathias Mücke und ich bin Gründer und Inhaber von OutPack. Bei OutPack sind wir Dienstleister für Transportunternehmen, machen deren Palettenbuchhaltung, stimmen Palettenkonten mit deren Kunden ab, überprüfen die Transportpapiere (Palettenbelege) und die Palettenbestände auf den Fahrzeugen. Dies machen wir jetzt seit 2013 – also seit mehr als 10 Jahren. Unsere Kunden sind Logistikunternehmen aus ganz Deutschland. Zuvor war ich Abteilungsleiter einer Palettenabteilung bei einem namhaften Logistikkonzern mit Stückgut- und Direktverkehren. Zur Outpack-Webseite
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