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Palettenbuchhaltung mit Excel: Tricks zur Datenerfassung, Auswertung und Kontrolle


In dieser Videoreihe möchte ich dir Möglichkeiten vorstellen, um deine Daten besser zu strukturieren. Du lernst, wie automatisch Spalten anlegen lässt, Reihen verschieben kannst und Listen durchsuchen lassen kannst. Neben der klassischen Sortierung stelle ich dir noch Filterfunktionen vor. Am Ende der Videoreihe gibt es eine Einführung zu den Pivottabellen mit Excel.

Datenstrukturierung mit Excel

Die Exceltabellen sind gegliedert in Spalten und Zeilen. Die Videoreihe soll dir zeigen, wie du Texte automatisch in Spalten aufteilen kannst, diese Spalten bearbeiten oder verschieben kannst. Was für Spalten gilt, gilt auch für Zeilen oder Wertbereiche. Insgesamt umfasst diese Videoreihe 13 Videos mit einer Gesamtlaufzeit von 84 Minuten.

1. Mit der Text-In-Spalten-Funktionen kannst du Listen automatisch in Spalten aufteilen



In diesem Video zeige ich dir, wie du Listen in Excel anlegen kannst. Weiterhin zeige ich dir einige Fehler, welche beim Erstellen von Listen auftreten können. Außerdem stelle ich dir die Text-In-Spalten-Funktion vor, mit welcher du automatisch beliebige Texte in Spalten auftrennen kannst.

2. Mit Auswahlfeldern kannst Fehleingaben vermeiden


Eingaben können in Excel begrenzt werden. Dadurch können Schreibfehler vermieden werden. Beispielsweise durch die dicke Finger oder verschiedene Nutzer.

Es bietet sich deshalb an, eine Liste anzulegen – welche bestimmte zulässige Eingabemöglichkeiten enthält. Durch ein Formularbutton bzw. Listenauswahlfeld, welcher sich auf die Auswahl dieser Eingabemöglichkeiten beschränkt – kann dann die spätere Auswahl erfolgen. Im Video zeige ich dir, wie dies funktioniert.

3. Listen durchsuchen, Suchwörter ersetzen



Es kommt immer wieder vor, dass du bestimmte Daten suchen musst. Dann hast du vielleicht in der Vergangenheit durch Filter deine Auswahl begrenzt und dementsprechend gesucht. Aber es geht auch einfacher. Denn Excel hat eine Suchfunktion, welche du nutzen kannst, um entweder die ganze Liste oder nur Teile deiner Liste zu durchsuchen.

4. Spalten anlegen



In diesem Video lernst du, wie du neue Spalten anlegst und was dabei zu beachten ist.

5. Zeilen, Spalten oder Bereiche verschieben



Mitunter kommt es vor, dass du deine Erfassungstabelle neu strukturieren musst bzw. möchtest. Dann ist es hilfreich, wenn bereits bestehende Spalten, Zeilen oder Zellen einfach verschoben werden könnten. Wie dies funktioniert, erfährst du im Video.

6. Breite von Spalten oder Zeilen ändern



Bei einer Datenerfassung mit Excel kommt es immer wieder zu Umstrukturierungsaufgaben oder optischen Anpassungszwang. Denn die Größe der Textlänge variiert von Datensatz zu Datensatz. Deshalb müssen Spalten immer wieder vergrößert und auf die Länge von Texten angepasst werden. Um dies zu erreichen, bietet Excel mehrere Möglichkeiten an, welche ich dir im Video vorstellen werde.

7. Spalten oder Zeilen ausblenden



Falls deine Exceltabelle äußerst breit wird, wird sie auch schnell einmal unübersichtlich. Oftmals stehen in bestimmten Bereichen nur Werte, welche in anderen Bereichen zur Berechnung dienen. Blende diese Bereiche einfach aus und bewahre so die Übersichtlichkeit deiner Tabelle.

8. Daten sortieren



Excel bietet mehrere Möglichkeiten an, deine Listen zu sortieren oder zu ordnen. So kannst du Zahlen der Größe nach sortieren oder Texte alphabetisch ordnen. Im Video stelle ich dir einige Sortiermöglichkeiten vor und zeige dir, was du beachten solltest.

9. Daten filtern



In einigen vorherigen Videos habe ich dir die Filterfunktion schon einmal gezeigt und auch, welche Fehler dabei auftreten. In diesem Video möchte ich dir dieses Tool noch einmal in ihrer Gänze vorstellen.

10. Daten transponieren: Spaltenwerte auf Zeilen verteilen



Die Einfügen-Funktion kennst du bereits aus vorherigen Videos. In diesem Video möchte ich dir zeigen, wie du Werte aus Spalten kopieren kannst und dann in eine Zeile einfügen kannst. Somit kann eine Spalte ganz schnell zu einer Zeilenüberschrift in einer neuen Tabelle werden und umgedreht.

11. Kopfzeile ersetzen


12. Einführung in Datendarstellungen mit Pivot-Tabellen

13. Beispiel zu Pivotabellen



Im folgenden Beispiel soll ein Rechnungseingangsbuch erstellt werden. In diesem Rechnungseingangsbuch wird das Rechnungsdatum, der Rechnungsaussteller, der Betrag, das Zahlungsdatum und die Kostenstelle erfasst.
Mittels mehrere Pivot Tabellen werden dann die offenen Verbindlichkeiten, die Beträge je Lieferant und die Kosten je Kostenstelle bestimmt und analysiert.

Bitte erstelle folgende Tabelle in Excel.

Rechnungsdatum Rechnungsersteller Rechnungsbetrag Rechnungsausgleich Kostenstelle
15.01.2013 Max Mustermann GmbH 522,90 € 17.04.2013 001
25.01.2013 Max Mustermann GmbH 1222,76 € 17.04.2013 001
17.01.2013 Max Mustermann GmbH 7192,34 € 001
14.01.2013 Max Mustermann AG 276 € 17.02.2013 002
05.01.2013 Max Mustermann AG 465,43 € 25.05.2013 003
02.01.2013 Max Mustermann AG 734 € 03.01.2013 002
03.01.2013 Max Mustermann OHG 155,74 € 17.06.2013 003
04.02.2013 Max Mustermann GmbH 800 € 17.02.2013 001
06.02.2013 Max Mustermann AG 4222,76 € 002

Aufgabenstellung:

  1. Erstelle eine Tabelle und übernehme die oberen Daten.
  2. Erstelle eine weitere Spalte, namens „Status“. Wenn die Rechnung bezahlt wurde, soll dort der Wert „bezahlt“ stehen, ansonsten der Wert „offen“. Nutze dafür die Wenn Dann Funktion.
  3. Erstelle eine weitere Spalte „Zahlungsziel“ und lasse dort das Zahlungsziel berechnen. Das Zahlungsziel ist die Differenz zwischen Rechnungsdatum und dem Zahlungsdatum. Rechnungen, welche den Statuswert „offen“ haben, sollten dann keinen Wert in dieser Zelle zu stehen haben. Dies können Sie wieder mit einer Wenn Dann Funktion umsetzen.
  4. Erstelle weitere Spalten „Rechnungsmonat“ und „Zahlungsmonat“, sowie „Rechnungsjahr“ und „Zahlungsjahr“ und lasse von Excel die Monate und das Jahr zurückgeben.
  5. Erstelle eine Pivot Tabelle „offene Postenliste“, welche die Summe aller offenen Positionen anzeigt. Diese Pivottabelle beinhaltet zwei Filter. Zum Einen solltest Du nach Kostenstelle und zum anderen nach Rechnungsersteller filtern können.
  6. Erstelle eine weitere Pivot Tabelle. In dieser solltest Du nach Monat, nach Jahr, nach Kostenstelle und nach Rechnungsersteller filtern können. Als Wert gibt diese Tabelle die Rechnungssummen zurück.
  7. Erstelle eine weitere Pivottabelle, welche die Durchschnittbeträge je Rechnungsersteller ausgibt. Diese Tabelle sollte ebenfalls nach Rechnungsersteller filterbar sein.


Modul 1: Palettentausch und Palettenkonto

Modul 2: Prinzipien der Überwachung und Palettenkontrolle

Modul 3: Von der Palettenbuchhaltung zum Palettenmanagement

Modul 4: Excel Grundlagen für die Palettenverwaltung

Modul 5: Palettenkonto erstellen, führen, kontrollieren und abstimmen



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